Non c'è dubbio: per i professionisti del procurement il 2020 è stato uno degli anni più difficili in assoluto. Supply chain interrotte a causa del COVID-19, carenze di offerta a livello mondiale, ritardi sulle spedizioni in vari settori... ottenere saving stimolando al contempo la crescita finanziaria sembrava un'impresa impossibile.
Ma Stephen Day, CPO di Kantar, ha intravisto un'opportunità per trasformare radicalmente la funzione di procurement dell'organizzazione.
In una fase di cambiamento senza precedenti e di ristrutturazione interna, inclusa la vendita di Kantar al gruppo di Private Equity Bain Capital, Day ha trascorso gli ultimi 18 mesi costruendo da zero un team di procurement diversificato e generando saving per oltre 60 milioni di dollari, tutto questo mentre iniziava un ruolo completamente nuovo.
Alex Klein, COO e cofondatore di Efficio, ha incontrato Day per parlare del percorso di Kantar sul fronte del procurement, dei risultati ottenuti e delle lezioni apprese lungo il cammino.
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Trasformazione del procurement, primo step: delineare la roadmap
Alla fine del 2019, il gigante della pubblicità WPP ha ceduto a Bain Capital Private Equity il 60% di Kantar, agenzia britannica che fornisce dati e ricerche sui consumatori a clienti in tutto il mondo. La funzione di procurement però faceva capo a WPP, il che ha obbligato Kantar a ripartire da zero e costruire la propria funzione procurement per poter continuare a realizzare saving e improntare la crescita futura.
Quando è approdato nell'azienda, Stephen Day era fermamente determinato a generare risultati. Con l'arrivo della pandemia si è però trovato di fronte a una serie di problematiche inedite, che hanno aggiunto ulteriore complessità alla tipica sfida di garantire prosperità e risparmi sotto la protezione di una società di private equity.
"Siamo un'azienda fortemente sottoinvestita dal punto di vista del procurement", ha affermato Stephen Day. "Efficio ha realizzato un lavoro esplorativo, definendo a grandi linee quali dovrebbero essere gli obiettivi indicativi in termini di saving ottenibili ma anche di modello operativo per un organizzazione come la nostra". Partendo da queste considerazioni, Day ha stilato una roadmap per la trasformazione del procurement che ha posto le basi per il successo futuro.
Step 2: accelerare la trasformazione del procurement attraverso processi solidi
Nel mondo pre-COVID, il semplice carico di lavoro necessario per costruire una funzione di procurement era sufficiente per tenere impegnato un CPO come minimo per i primi 12 mesi. La priorità era quella di introdurre processi che permettessero a Day di misurare e gestire il rischio, raccogliendo i dati esistenti nell'organizzazione e riunendoli per ottenere un quadro olistico e strutturare le basi della roadmap. "Non basta mettere in piedi l'organizzazione", ha spiegato. "Occorre anche garantire i saving lavorando sodo sui processi e i sistemi."
Se si vogliono sviluppare processi veramente rivoluzionari, il procurement deve fungere da guida per coltivare le relazioni con i fornitori. Day ha svelato che è fondamentale per i team definire con chiarezza i passi da compiere per interagire con gli stakeholder interni ed esterni: "I processi globali complessi vanno guardati sotto la lente del rischio aziendale che ci si trova a gestire, il che è già di per sé un bel processo burocratico."
Inoltre i processi ottimizzati possono essere recepiti efficacemente dai vertici aziendali, il che consente ai team di procurement di illustrare con chiarezza in che modo verranno generati i saving.
"I responsabili di private equity sono molto bravi a comprendere in fase precoce le leve di valore, impiegando poi risorse autentiche per concretizzarle. Ma sono anche estremamente analitici e capaci di afferrare tutte le sfumature, per cui utilizzano i dati per fare luce sull'entità delle varie opportunità e su cosa è possibile ottenere", ha aggiunto Day.
Non basta mettere in piedi l'organizzazione, occorre anche garantire i saving lavorando sodo sui processi e i sistemi.
Costruire team altamente virtuosi con una varietà di talenti
Una delle lezioni più illuminanti è stata che, per costruire una funzione di procurement altamente performante, occorre abbracciare punti di vista diversi e assumere all'insegna della diversità. "Occorrono leader capaci per poter assorbire e gestire punti di vista contrastanti, facendo però riferimento a un bagaglio di valori comuni e condivisi da tutti i membri del team", ha dichiarato Day.
Stephen si è risolutamente prefissato di costruire un team variegato.
Mirando a ingaggiare le persone giuste anziché limitasi a mettere in piedi una squadra in fretta e furia, Day è partito da tre persone per arrivare a circa 40 talenti, con una proporzione di uomini e donne pari a 60/40.
Ha riconosciuto che il procurement gode di una posizione unica per promuovere la diversità e accelerare il cambiamento a livello interno ed esterno.
Riflettendo sull'impatto del COVID sulle pratiche lavorative e sulla trasformazione all'interno dell'azienda, commenta: "A dire il vero, ci ha resi un'organizzazione più inclusiva, perché ha intensificato il dialogo tra le varie parti."
Un ambiente virtuale ha consentito a Day di includere più stakeholder aggirando i vincoli di spazio, lasciando posto alla diversità di pensiero e a conversazioni più produttive. "Il bello è che tutti hanno lo stesso peso per quanto riguarda le possibilità di espressione", ha dichiarato.
Superare gli obiettivi di saving grazie al potere della narrazione
La conquista più importante per i team di procurement è la capacità di generare risparmi all'interno dell'azienda, sfida che Stephen Day ha saputo cogliere egregiamente. L'obiettivo era quello di ideare "un piano credibile che coinvolgesse i vari stakeholder", mettendo tutti nelle condizioni di comprendere i saving ottenibili e il livello potenziale di risparmi ricorrenti su base annua.
A tale scopo, Day ha sottolineato il valore della comunicazione, spiegando che "per ottenere risultati è importante allinearsi con finance e fornire a tutti i mezzi per comprendere da dove vengono i risparmi", ha spiegato.
Con la trasparenza e la collaborazione, i team di procurement possono dimostrare il valore di fronte agli stakeholder di più alto livello e contribuire al quadro finanziario globale. Concentrarsi sulla storia creata è cruciale per consentire il recepimento all'interno dell'organizzazione e garantire "un'interazione significativa".
Dopo aver fissato un obiettivo di saving iniziale pari a 41 milioni di dollari, il team di procurement di Kantar è in procinto di realizzarne circa 65 milioni, ovvero un incremento di quasi il 60%.
Penso che ci possiamo aspettare un ulteriore balzo avanti in termini di saving generati... stiamo investendo copiosamente nella nostra tecnologia, nei nostri prodotti e nelle nostre persone.
"Per ogni dollaro che investiamo nel procurement, tentiamo di risparmiarne cinque", ha ricordato. È sicuro che questi dati non potranno che migliorare andando avanti: "Penso che ci possiamo aspettare un ulteriore balzo avanti in termini di saving generati... stiamo investendo copiosamente nella nostra tecnologia, nei nostri prodotti e nelle nostre persone."
5 punti salienti per una trasformazione del procurement eccellente
Quali lezioni possono trarre i CPO e i team di procurement dal successo di Day presso Kantar?
Ecco di seguito cinque accorgimenti per una trasformazione del procurement vincente.
- Ottimizzare i processi di procurement consultando i dati
- Sviluppare una narrazione persuasiva e avvincente che piaccia agli stakeholder
- Allineare i propri obiettivi con quelli dell'organizzazione e dare prova del proprio impegno
- Comunicare in modo chiaro e frequente per garantire un buon recepimento sotto il profilo organizzativo a tutti i livelli
- Assumere persone capaci di portare con sé diversità di opinioni e nuove idee
Anche se sono stati 18 mesi complessi, il lavoro di Stephen Day presso Kantar rappresenta un ottimo case study su come i team di procurement possono fornire risultati sorprendenti, tra cui una pianificazione strategica e basata sui dati, in linea con gli obiettivi finanziari più ampi, un impegno ad attrarre talenti diversificati e una comunicazione chiara con gli stakeholder per garantire il recepimento a tutti i livelli.
Guarda la video intervista con Stephen Day, in cui descrive la trasformazione del procurement presso Kantar.