Sopravvivere e ripartire

Dopo che l’impatto diffuso del COVID-19 è diventato evidente, è entrata in gioco la gestione della crisi. Le aziende si sono adoperate per garantire il benessere dei propri dipendenti e della società, e allo stesso tempo hanno fatto il possibile per proteggere le proprie attività stabilendo delle nuove baseline, riducendo i costi e salvaguardando la liquidità.

La maggior parte delle imprese si è impegnata come mai prima d’ora per garantire la propria sopravvivenza, e i team addetti alla supply chain hanno combattuto questa battaglia in prima linea.

Tuttavia, l’identificazione dei segnali e la decisione di agire sono arrivate in ritardo; o forse, per meglio dire, non è stato possibile intervenire in maniera più tempestiva a causa dei metodi di lavoro profondamente radicati, della scarsa agilità o della paralisi indotta dal panico. Mentre ci avviciniamo ad una situazione di stabilità indubbiamente fragile, dobbiamo porci due domande:

1. Come faranno le imprese e le catene di fornitura a ripartire?
2. Come faranno ad adattarsi e a prosperare in questa incerta “nuova normalità marcata dall’incertezza?

D’ora in poi dobbiamo agire con rapidità e risolutezza. Il successo o il fallimento in questa fase avranno conseguenze molto più determinanti rispetto agli eventi recenti.

Complessità della supply chain

L’ecosistema degli acquisti e della supply chain è diventato molto efficiente negli ultimi 20 anni al prezzo di una crescente complessità e di una minore agilità che potrebbero rivelarsi uno svantaggio a seguito del COVID-19. Ad esempio:

• La stratificazione della supply chain è aumentata, a discapito della trasparenza
• I beni e i servizi arrivano da più lontano, aumentando il rischio geopolitico
• La gestione just in time è diventata sempre più diffusa, riducendo al minimo i margini di errore
• La pianificazione delle vendite e degli ordini (S&OP) è diventata più accurata, limitando la capacità di gestire gli imprevisti
• La gestione del magazzino è diventata più integrata, creando confusione in termini di gestione del rischio
• I modelli di gestione del personale sono diventati più fluidi, aumentando le fluttuazioni della loro domanda

Questo non significa che le aziende devono ripartire da zero ed ignorare l’attuale maniera di lavorare: sotto molti punti di vista hanno funzionato alla perfezione, ma l’importante è esserne consapevoli. Le imprese devono prepararsi a investire tempo ed energia per rivalutare in maniera critica le proprie catene di fornitura, ponendo l’accento sulla capacità di ripresa e sull’agilità. A monte, però, deve esserci uno sforzo coordinato per rimettere in moto la supply chain.

Pianificazione interfunzionale

Per ripartire saranno necessari l’impegno e la collaborazione di tutta la supply chain, dall’inizio alla fine. Questa coesione nella pianificazione e nell’impegno deve permeare l’intera azienda, e ciascuna funzione deve aver ben chiaro come il proprio ruolo si relaziona con quello degli altri:

• I team vendite devono collaborare più strettamente che mai con i clienti per prevedere la domanda e ottenere impegni precisi rispetto a che cosa verrà acquistato e in quali quantità, per successivamente riferirlo alla funzione Procurement.
• Gli acquisti devono rivalutare la base di fornitura per ottenere il meglio da essi, non solo a livello di costi e cassa ma anche dal punto di vista della stabilità, dell’affidabilità e dell’innovazione, promuovendo sempre un rapporto di partnership.
• La funzione Supply Chain dovrà rielaborare modelli dettagliati per il magazzino, i tempi di consegna, le rotte, e molti altri parametri.
• I team di marketing e comunicazione devono definire una narrativa chiara che guadagni la fiducia e il sostegno dei clienti e della supply chain.
• Esternamente, invece, il governo deve fornire indicazioni prive di ambiguità rispetto a quando, dove e come riapriranno i mercati.

Attività mirate - Domanda

I livelli di domanda precedenti al COVID-19 potrebbero non essere gli stessi al momento della ripresa o in futuro, dal punto di vista delle tipologie di prodotti, dei volumi e della clientela. Considerate le seguenti attività:

• Coinvolgete la vostra clientela e instaurate una stretta collaborazione per identificare bisogni e proiezioni; segmentate i clienti per settore per prevedere le tempistiche della domanda. Ma soprattutto fate riferimento alle previsioni più aggiornate, dimenticando le vecchie regole di pianificazione del fabbisogno dei materiali (MRP). Prendete atto del fatto che il COVID-19 ha modificato le vostre baseline e guardare indietro non vi aiuterà a capire come andare avanti.
• Identificate i vostri principali clienti o vertical; se dovrete prendere decisioni difficili in materia di fornitura, chi favorirete e come comunicherete la scelta a chi rimarrà deluso?
• Imparate dal periodo di crisi; identificate i cambiamenti transitori e quelli potenzialmente definitivi. 
• Preparatevi a vendere qualcosa di diverso o con modalità diverse; bisogna capire di che cosa ha bisogno l’azienda a breve, medio e lungo termine, che si tratti di liquidità o di ricavi su un orizzonte temporale più esteso. Su questa base, delineate una proposta dalla quale ripartire e preparate i team addetti alle vendite.

Attività mirate - Fornitura

La percentuale di consegne puntuali e complete (on time in full - OTIF) potrebbe scendere dal 98% o più all’80% nel migliore dei casi. Come possono le aziende migliorare la probabilità che i beni e i servizi giusti arrivino al momento adeguato?

• Previsioni collaborative con i fornitori; oggi più che mai è importante condividere comune le vostre conoscenze e quelle dei fornitori per prevedere accuratamente la domanda, e poi formalizzare gli acquisti.
• Condivisione dei rischi di fornitura; preparatevi a negoziare la condivisione dei rischi e il flusso di cassa con i fornitori. Potrebbero rifiutarsi di ripartire o non riuscire a farlo senza di voi.
• Diversificazione dei fornitori; cogliete questa opportunità per individuare e pre-qualificare dei nuovi fornitori. Aggiornate le ipotesi relative a costi e rischi nel considerare fonti di fornitura alternative (fornitori geograficamente più vicini, in-source, ecc.) precedentemente ritenute non ottimali.
• Pianificazione degli scenari; elaborate dei potenziali scenari, non con l’intenzione di risolvere qualsiasi eventualità ma per consolidare degli approcci flessibili e una mentalità orientata alla risoluzione dei problemi all’interno dei team.

Una pianificazione efficace degli acquisti e della supply chain permetterà alle imprese di risollevarsi più rapidamente e in modo più convincente. Con un po’ di fortuna, la ripresa si trasformerà in un trampolino di lancio, il migliore per ottenere crescita a lungo termine, il successo e la capacità di ripartenza nella “nuova normalità” che esploreremo nella nostra seconda parte.

Quattro passaggi per migliorare gli acquisti e la supply chain: 

1 - Comprendere

Le funzioni Acquisti che prima conoscevano a fondo il proprio settore godono di un chiaro vantaggio durante l'epidemia di COVID-19. Le seguenti strategie si sono dimostrate valide durante l'epidemia di COVID-19 e continueranno a esserlo:  

• La creazione di partnership commerciali permette di comprendere più a fondo cosa sta più a cuore ai clienti, come vengono utilizzati i prodotti e a quali pressioni finanziarie è soggetta ogni unità. Di conseguenza, i team sono in grado di accelerare la presentazione di richieste concrete e dettagliate ai fornitori.
• L’analisi della spesa crea visibilità sul primo livello della supply chain, sugli impegni presi e sul profilo dei pagamenti, permettendo di effettuare una rapida cernita dei fornitori.
• L'onboarding e la gestione dei rapporti con i fornitori generano visibilità su dati finanziari, siti e fornitori di 2° e 3° livello, e assicurano che siano disponibili i recapiti per permettere ai team centrali di intervenire quando necessario.
• L'analisi del total cost of ownership e dei costi presunti permette di avere una visione realistica delle voci di spesa sottostanti, per formulare richieste più rapide e più mirate.
• La pianificazione delle vendite e delle operation: le aziende che condividono tempestivamente indicazioni circa le variazioni della domanda e le perturbazioni degli approvvigionamenti riescono a comunicare con maggior chiarezza le azioni di mitigazione internamente e ai fornitori.

2. Fare squadra

Durante una crisi viene fuori la vera natura di un team. I team di procurement più efficaci sono quelli che danno prova di una cultura basata sul coinvolgimento dell'azienda e sul sostegno ai colleghi nei momenti di difficoltà, attraverso:  

• La definizione di un obiettivo chiaro per tutta la funzione, con un approccio basato su cambiamenti a cascata e sulla creazione di torri di controllo.
• L’acquisizione di soft skill, in particolare quelle attinenti al coinvolgimento degli stakeholder e alla leadership, creando una cultura d'innovazione per trovare soluzioni creative.
• Maggiore delega di autorità per permettere la risoluzione dei problemi dal basso. In questo modo i team possono sperimentare rapidamente nuovi approcci, trovare le strategie più efficaci ed estenderle a tutta l'organizzazione.
• Forte enfasi sulle competenze tecniche come l'analisi dei contratti, la gestione dei dati o la mappatura della supply chain.

3. Riprogettare la supply chain in modo selettivo

Le supply chain sono state ottimizzate sempre di più nel corso degli anni per ridurre al minimo i costi, razionalizzando i magazzini e stratificandole su più livelli. Le aziende dovrebbero reagire in maniera misurata, adeguando selettivamente le catene di fornitura per far fronte alle crisi future.  

• Identificare la resilienza necessaria, compresa la criticità di determinate componenti per la vostra azienda, la facilità di cambiare e la resilienza della base di fornitori esistente. Considerate gli strati inferiori della supply base, specialmente per le componenti consolidate o difficili da sostituire, come i chip di memoria oppure i sistemi su moduli.
• Accumulare scorte maggiori nelle categorie chiave laddove lo sforzo per cambiare è elevato e le componenti sono critiche. Disporre di una supply chain variegata per le famiglie di componenti critiche permette di mantenere il controllo nei momenti di crisi ma potrebbe aumentare i costi, quindi è importante farlo in maniera mirata, laddove la resilienza è più necessaria.
• La de-globalizzazione o l'insourcing selettivi sono tendenze diffuse a causa del minor divario di costo e delle minacce commerciali esistenti. Queste soluzioni permettono di accorciare le filiere, riducendo i tempi di consegna e conferendo maggiore agilità grazie a una doppia possibilità di approvvigionamento.

4. Monitorare

Affrontare la fonte del rischio è di importanza critica. Le aziende devono tenere sotto stretto controllo gli elementi proposti di seguito, in modo da definire il lavoro preparatorio ed essere pronte a identificare rapidamente le problematiche durante una crisi senza compromettere l’agilità:  

• Rischi all’interno dell’azienda. Partecipare all'elaborazione delle tattiche da adottare o riesaminare gli scenari di rischio durante la pianificazione delle categorie può migliorare considerevolmente il livello di preparazione.
• Risultati a breve e medio termine. Stabilendo un obiettivo comune si chiariscono la finalità e le priorità del team e si può correggere il tiro strada facendo.
• Iniziative introdotte durante la crisi per prevedere i risultati e monitorare il carico di lavoro. La rendicontazione è difficile da instaurare durante una crisi, quindi è consigliabile concepirla in vista di un suo potenziale ampliamento.

Gli indicatori relativi ai fornitori, in particolare le informazioni aggiornate e significative, permettono di agire in modo mirato durante una crisi. 

Sopravvivere e ripartire

Una gestione attiva di questa nuova normalità, parallelamente a una maggior attenzione alle soft skill, alla creazione di partnership commerciali e alla disponibilità di dati di migliore qualità conferiranno maggiore visibilità agli Acquisti, generando più valore tra una crisi e l'altra, e favorendo una risposta pronta quando necessario. 

Con il giusto piano, la giusta energia e una sana dose di ottimismo, i migliori team di procurement e supply chain aiuteranno le aziende a riprendersi e prosperare, non solo in questo momento ma a lungo termine.