Una roadmap per il procurement sostenibile

Steps 1-4: Definire gli standard e costruire un value case

STEP 1: COMPRENDERE GLI OBIETTIVI ESG DELL'ORGANIZZAZIONE

È impossibile ottenere un miglioramento a 360°, perlomeno non in modo immediato, e questo vale soprattutto per un insieme di ideali tanto ampi quanto quelli delle politiche ESG. Assicuratevi dunque di conoscere gli aspetti veramente importanti per la vostra organizzazione e di riconoscere quelli su cui intervenire. Gli obiettivi di sostenibilità variano in base alle motivazioni dell’azienda, che possono essere guidati da aspirazioni interne o dalla necessità di essere sottoposti a verifiche esterne. È chiaro che ciò richieda livelli di attenzione e rigore differenti e contribuisca a definire le scelte degli acquisti come gli aspetti da prioritizzare. Valutate se la vostra azienda dispone di standard e obiettivi precisi, nonché di misure definite alle quali fare riferimento. In caso contrario, cercate di definirli e poi traduceteli in qualcosa di significativo. Ad esempio, se tra gli obiettivi si prevede l’aumento della spesa nel mercato locale, stabilitene l’entità, cercate di capire da dove acquisire i dati in modo affidabile e traducete un miglioramento percentuale in valori monetari sui quali il team di Procurement può intervenire. 

STEP 2: COINVOLGERE I RESPONSABILI PER LA SOSTENIBILITÀ

Se la vostra organizzazione dispone di una funzione dedicata alla sostenibilità, questa dovrebbe definire la strategia a livello aziendale dalla quale il team di procurement ricava la propria strategia. Dovrebbe operare in qualità di esperto in materia per guidare il resto dell'organizzazione tra le politiche, gli approcci sulla sostenibilità e i requisiti necessari. Comprendetene i temi chiave, per poi concordare quelli su cui il Procurement è posizionato in modo ideale per fare passi avanti. 

STEP 3: DEFINIRE IL VOSTRO APPROCCIO E RICONOSCERE LE VOSTRE CAPACITÀ

Quale protagonista del cambiamento, il vostro team deve dotarsi degli obiettivi, delle competenze e degli strumenti idonei, a tal fine effettuate una valutazione puntuale delle vostre attuali competenze. Ponetevi le seguenti domande:

• Il team comprende l'agenda della sostenibilità e come può essere coinvolto?
• Avete una politica e delle linee guida chiare per orientare e sostenere il team?
• Avete definito criteri di valutazione dei fornitori, approcci di valutazione e condizioni contrattuali che mirano ad una maggiore sostenibilità?
• La sostenibilità è integrata nel tessuto dei processi d’acquisto, soprattutto nelle strategie di categoria?

STEP 4: CLASSIFICARE LE CATEGORIE DI SPESA RISPETTO ALLE QUESTIONI DI SOSTENIBILITÀ

Un passo fondamentale consiste nel classificare la spesa rispetto a temi di sostenibilità concordati per capire come associare aree di spesa e temi. Ponderate queste aree in base a spesa, opportunità di sostenibilità e capacità di impatto. La capacità di impatto può essere definita sulla base di diversi elementi, ma in particolare della complessità o della probabilità di cambiamento o miglioramento e dalla pipeline di approvvigionamento. Laddove il (ri)sourcing non sia possibile, vi sono comunque possibilità di miglioramento mediante processi di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM), inclusa la definizione congiunta degli obiettivi e l'innovazione. Costruite un value case proprio come fareste con una pipeline per il risparmio.

Steps 5-7: Innescare il cambiamento

STEP 5: MIGLIORARE E AGGIORNARE L'APPROCCIO DI APPROVVIGIONAMENTO

Formate e incoraggiate il team a pensare in termini di costo, servizio e criteri ESG e, quindi, ad adattare le metodologie di approvvigionamento per riflettere questo ulteriore parametro. Implementate nuove domande per la selezione dei fornitori (specifiche per temi o risorse), nuovi approcci di punteggio e valutazione, nonché una governance efficace di approvazione per garantire che i criteri ESG siano effettivamente considerati e non diventino semplici caselle da spuntare. Esaminate ora la pipeline di approvvigionamento e decidete su quali aspetti e modalità puntare per affrontare il tema della sostenibilità, a quali leve ricorrere e quali opportunità potrebbero essere disponibili. 

STEP 6: MIGLIORARE E AGGIORNARE L'APPROCCIO ALLA GESTIONE DEI RAPPORTI CON I FORNITORI (SRM)

Sotto molti aspetti, sostenibilità è sinonimo di collaborazione. Ad esempio i macro obiettivi condivisi dalla maggior parte delle persone si traducono in cambiamenti netti e duraturi del comportamento. Analogamente, la sostenibilità rispecchia un approccio maturo e più collaborativo volto a offrire un valore a lungo termine grazie a un maggior coinvolgimento dei fornitori partner. Gli aspetti ESG si inseriscono perfettamente in questo mondo SRM fatto di dialogo, definizione di obiettivi, KPI e innovazione reciproca, quindi è importante fare della sostenibilità un elemento fondamentale degli approcci SRM. È importante definire requisiti a lungo termine in modo che i fornitori abbiano il tempo di prepararsi e adattarsi. Assicuratevi di non penalizzare le PMI, che potrebbero avere meno risorse per sviluppare le loro capacità ESG. Concedete loro più tempo per reagire. 

STEP 7: DEFINIRE KPI SULLA SOSTENIBILITÀ CHIARI

I miglioramenti della sostenibilità sono ostacolati dalla mancanza di dati accurati. Ogni tema in materia di sostenibilità dovrebbe avere un parametro e un obiettivo, che inizialmente saranno solo abbozzati e diventeranno più definiti man mano che i dati migliorano. Se consideriamo il carbonio, possiamo osservare una classificazione di questo tipo:

• Step 1 – utilizzare la spesa moltiplicata per i fattori di emissione per trovare le aree critiche nella supply chain
• Step 2 – utilizzare i dati di reporting dei fornitori per poterli confrontare
• Step 3 – utilizzare analisi su servizi o prodotti per confrontare gli acquisti

Se convertiti in parametri monetari, i KPI diventano molto più influenti.

Steps 8-10: Integrare il cambiamento

STEP 8: INVESTIRE NELLA IN FORMAZIONE SUL PROCUREMENT SOSTENIBILE

Anche se i team degli acquisti saranno motivati a portare avanti il cambiamento, questo non sarà totale; se non si valuta l’offerta di valore ESG, sarà fin troppo facile tornare alla situazione iniziale una volta comunicati gli obiettivi di costo futuri o le revisioni delle performance. Sfruttate la formazione per integrare il cambiamento. Iniziate dalle basi per poi passare a una serie di strumenti specifici:

1. Cosa si intende per sostenibilità? Perché è un tema così importante per il Procurement? In che modo il Procurement può essere d'aiuto?
2. Esplorate i temi chiave della sostenibilità, dalle persone (sociale), al pianeta (ambientale) e al profitto (economico), come misurare gli impatti e le principali leve di cambiamento.
3. Introducete la metodologia e gli strumenti specifici per l'organizzazione, che potrebbero comprendere metodologie di base, il sourcing e l'approccio SRM. Le risorse di supporto stanno diventando man mano più facilmente disponibili, come ad esempio la Supply Chain Sustainability School.

STEP 9: STILARE UN PROGRAMMA

Un programma destinato ai team di procurement, che funge da guida e orientamento e definisce il campo d'azione del Procurement, il modo di agire e gli interlocutori, al fine di ottimizzare i risultati. Maggiore sarà il livello di integrazione nei processi esistenti e nello scenario BAU, meglio sarà. Inoltre, deve essere condiviso e aggiornato. Il panorama della sostenibilità è in rapida evoluzione ed è importante che tutti assimilino le best practice man mano che si presentano.

STEP 10: COMUNICARE LA POLITICA DI PROCUREMENT SOSTENIBILE

Concretizzate gli sforzi e gli obiettivi comunicandoli a tutta l'organizzazione, sia ai clienti che al pubblico, in modo da responsabilizzare l'attività di procurement. Concentratevi sugli impegni specifici che il team di procurement è in grado di sostenere e dimostrare con sicurezza. Le generalizzazioni e le frasi fatte non fanno che aumentare la crescente confusione generata dal fenomeno del "greenwashing". Definendo impegni chiari, si dimostra a fornitori, partner e clienti che il procurement può fare e farà una differenza concreta.