I segnali d’allarme nel Procurement: come individuare ed affrontare le criticità

Problematicità & Implicazioni

Nei numerosi progetti condotti, Efficio ha lavorato a contatto con diverse strutture aziendali, ciascuna con un proprio approccio alla gestione dei dati di spesa. Le realtà più strutturate hanno implementato, nel corso degli anni, sistemi avanzati che consentono di estrarre dati di spesa in tempo reale e offrono suggerimenti per analisi approfondite, oggi potenziate anche dall’intelligenza artificiale. Al contrario, aziende con infrastrutture meno evolute si affidano ancora a processi manuali e ad-hoc per la raccolta e l’analisi dei dati.

Indipendentemente dal livello di maturità tecnologica, Efficio ha riscontrato in varie occasioni una resistenza da parte dei team di Procurement nel condividere i dati di spesa in modo tempestivo e strutturato. Questa mancanza di trasparenza limita la visibilità sui costi reali e sulla base fornitori, spesso ostacolando il processo decisionale. Di conseguenza, non solo si compromette l'efficacia delle strategie di approvigionamento, ma si evidenzia anche una governance poco trasparente e potenzialmente inefficace nel generare valore.

Best Practice

Per affrontare e risolvere questa problematica, le aziende devono promuovere una cultura della trasparenza e della condivisione dei dati all'interno della funzione Procurement. È fondamentale, ad esempio, implementare processi standardizzati per la raccolta e l'analisi dei dati di spesa. Inoltre, la formazione continua e il coinvolgimento attivo del team Procurement nel processo decisionale possono incentivare un utilizzo più strategico delle informazioni, migliorando la visibilità sui costi e l'efficacia delle decisioni aziendali.

Problematicità & Implicazioni

In molti progetti, Efficio ha osservato come numerose aziende tendano a mantenere fornitori storici senza sottoporli a regolari processi di gara o benchmarking di mercato. Questa tendenza è spesso dovuta a relazioni consolidate nel tempo, alla percezione che un cambio di fornitore possa comportare rischi operativi o alla resistenza nel riconsiderare le proprie scelte. Un caso concreto riguarda un’azienda manifatturiera che, per anni, ha rinnovato automaticamente i contratti con i propri fornitori senza valutare alternative di mercato. Questo approccio ha portato alla perdita di opportunità di negoziazione, innovazione e rivisitazione della supply chain.

Il mancato aggiornamento della base fornitori può ridurre la competitività aziendale, aumentando la dipendenza da pochi player e limitando la capacità di adattarsi a nuove condizioni di mercato.

Best Practice

Efficio ha supportato diverse aziende nell’implementazione di un processo strutturato di revisione periodica della base fornitori. L’introduzione di criteri chiari per valutare performance, competitività e capacità di innovazione consente di bilanciare la ricerca di nuovi partner con la valorizzazione delle collaborazioni già esistenti.

Creare un framework di valutazione continua dei fornitori permette di stimolare l’innovazione, migliorare la collaborazione tra le parti e garantire maggiore efficienza nei processi e nella gestione dei costi. In questo modo, il Procurement diventa un vero motore strategico per la crescita e la resilienza aziendale.

Problematicità & Implicazioni

Molte aziende eseguono audit sulle attività di Procurement in modo sporadico e superficiale, senza un monitoraggio costante. Questo approccio può generare inefficienze e aumentare il rischio di sprechi, frodi e cattiva gestione dei contratti.

Efficio ha recentemente supportato una multinazionale manifatturiera in un progetto di trasformazione del reparto Procurement. L’azienda non conduceva una revisione completa del proprio dipartimento da diversi anni, giustificando l’assenza di controlli con le turbolenze geopolitiche e l’impatto del COVID-19. Tuttavia, è proprio in periodi di forte instabilità della supply chain globale che il Procurement richiede un maggior grado di supervisone per essere ancora più efficiente, garantendo performance e riducendo i rischi.

Senza controlli adeguati e frequenti, le politiche di Procurement rischiano di non essere applicate correttamente, portando a costi ingiustificati, contratti mal gestiti e pratiche non etiche o inefficienti.

Best Practice

Per garantire un Procurement solido e stabile, è essenziale implementare audit regolari, sia interni che esterni, e adottare un sistema di monitoraggio continuo basato su KPI chiari e trasparenti. Efficio consiglia di rivedere e rafforzare i sistemi di governance, collegando la responsabilità degli stakeholder alla frequenza e alla trasparenza dei controlli, per assicurare un miglior allineamento con gli obiettivi strategici aziendali.

Problematicità & Implicazioni

Quando i processi di approvvigionamento presentano carenze nei controlli e nelle autorizzazioni, il rischio di spese non conformi e pratiche poco etiche aumenta significativamente, compromettendo l’operatività del Procurement. Il processo Source-to-Pay (S2P), che copre tutte le fasi dall’approvvigionamento al pagamento delle fatture, è spesso caratterizzato da scarsa standardizzazione e da controlli insufficienti. Efficio ha rilevato in diversi progetti la presenza di procedure manuali o frammentate, che hanno portato a errori di pagamento, doppie fatturazioni e spese non autorizzate. Un caso significativo riguarda un’azienda farmaceutica che, a causa della mancanza di un sistema di tracciamento centralizzato, ha rilevato svariate migliaia di euro in pagamenti duplicati ai fornitori, evidenziando la necessità di una governance più solida sui processi di spesa.

Best Practice

Per ridurre questi rischi, è fondamentale implementare decision tree di approvazione rigorosi, supportati da strumenti digitali di controllo e monitoraggio delle transazioni. L’adozione di piattaforme di e-Procurement e sistemi Source-to-Pay (S2P) consente quindi di garantire maggiore trasparenza e tracciabilità, automatizzando verifiche e autorizzazioni.