Un caso emblematico: Genesys, una campionessa di risparmi

Per le aziende che crescono rapidamente, l’aumento del fatturato deve accompagnarsi a risultati in termini di utili. Per questo Genesys, leader mondiale della customer experience, si è rivolta a Efficio per identificare e concretizzare importanti risparmi sui costi esterni, con risultati a livello di utili e strategia aziendale che hanno superato di gran lunga le previsioni più ottimistiche. 

Come parte della propria strategia di crescita, Genesys ha concluso un’importante acquisizione che ha permesso una progressione rapida verso i propri obiettivi di crescita ed ha anche agevolato la generazione di ulteriori opportunità tramite sinergie sul personale. Inoltre, l’azienda ha identificato un’ulteriore fonte di valore nella spesa con fornitori esterni. Per questo motivo, ha chiesto a Efficio di supportare il direttore acquisti (CPO) nella creazione di una nuova funzione acquisti e nella realizzazione di ulteriori opportunità di risparmio. 
 

Il progetto

L’ufficio acquisti di Genesys aveva natura puramente transazionale, principalmente concentrato sulla gestione degli appalti per diversi rami dell’azienda. In seguito all’acquisizione di un importante concorrente, è emersa chiaramente la necessità di sfruttare le sinergie a sostegno degli obiettivi strategici dell’azienda ed Efficio ha fornito il proprio supporto.

La prima fase ha previsto un esercizio iniziale di identificazione e valutazione delle opportunità (Opportunity Assessment) che ha permesso di identificare opportunità di risparmio pari all’8,5% in molteplici categorie di spesa. Tuttavia, una delle difficoltà principali alla concretizzazione di tali opportunità era data dall’ampia gamma di stakeholder, ognuno con i propri obiettivi e le proprie aspettative. Ad esempio, specialmente nelle aree customer facing, ha assunto particolare importanza la capacità di spingersi oltre un approccio tradizionale focalizzato sui costi al fine di assicurare la migliore customer experience possibile. Per raggiungere questo risultato era necessario adottare un approccio diverso e più sofisticato agli acquisti e alle negoziazioni con i fornitori.

Allo stesso tempo, la CPO stava creando una nuova funzione acquisti più idonea a soddisfare le necessità strategiche dell’azienda. Efficio, nell’ambito dei servizi richiesti, ha messo a disposizione le proprie competenze per dare forma al nuovo modello operativo di procurement, organizzarlo, formarlo, seguirlo e dotarlo delle competenze e delle conoscenze adatte a renderlo più efficace. 

L’approccio

Il programma di risparmio è stato organizzato in due fasi: una prima fase, relativa a cinque categorie di spesa selezionate in modo trasversale per lanciare il processo, e una seconda, più ampia, concentrata su 15 ulteriori categorie, finalizzata a coprire l’intera spesa e a massimizzare il beneficio.

Entrambe le fasi hanno seguito rigorosamente lo stesso approccio:

• Lavorare a stretto contatto con piu di 100 stakeholder in azienda per comprendere le opportunità e comunicare gli obiettivi condivisi
• Raccogliere i dati relativi alla domanda e alle necessità in modo dettagliato (analisi di 2,6 milioni di linee) per presentare le opportunità in modo esaustivo al mercato
• Coinvolgere tutto il mercato per comprendere l’intera gamma di offerte (collaborazione con oltre 330 fornitori)
• Coordinare tutti gli stakeholder (dai dirigenti agli esperti) per comunicare in maniera univoca e allineata al mercato negli oltre 45 processi di negoziazione e richiesta d’offerta
• Creare una minaccia credibile per i fornitori attualmente in essere al fine di massimizzare i risparmi e ridurre al minimo l’impatto organizzativo e il cambiamento
• Sviluppare strumenti e processi per assicurare la generazione dei risparmi, ad esempio, attraverso degli appositi dashboard

Tuttavia, diverse leve e tattiche sono state applicate ad hoc nelle varie aree aziendali. Ad esempio, nei casi in cui non era possibile o plausibile sostituire un fornitore, Efficio ha favorito una collaborazione basata su dati di utilizzo più precisi e maggiormente in linea con gli obiettivi aziendali. In tal modo è stato possibile non solo migliorare gli accordi commerciali, ma anche creare rapporti strategici più forti e di lungo termine.

Efficio ha anche attinto alle proprie profonde competenze e conoscenze informatiche per incoraggiare l’aggiornamento tecnologico in alcune aree, invece di rinegoziare semplicemente lo status quo. Queste iniziative hanno richiesto investimenti notevoli ma hanno generato importanti risparmi e, accelerando l’implementazione della strategia aziendale, hanno consentito a Genesys di produrre ulteriore valore.
 

I risultati

La combinazione di una eccezionale esperienza negli acquisti, la profonda comprensione del contesto cliente e l’approccio rigoroso e basato sull’analisi dei dati hanno permesso ad Efficio di superare ogni previsione, realizzando risparmi del 14%, superando l’obiettivo iniziale di 1,7 volte e includendo nel progetto molteplici benefici strategici.

Il successo della prima fase relativa a un terzo della spesa identificata, che ha generato risparmi del 15% contro il 10% previsto, ha incrementato notevolmente la credibilità del progetto. Inoltre, ha contribuito a migliorare la credibilità della rinnovata funzione acquisti interna e ha trasformato la percezione dei potenziali vantaggi che tale funzione poteva generare a beneficio dell’azienda.

L’impatto di questo progetto, però, si è spinto ben oltre. Efficio e Genesys hanno dato vita a un nuovo ufficio acquisti. Lavorando al fianco della CPO di Genesys, Efficio ha contribuito a definire i profili professionali, valutare i candidati e ampliare le competenze del team esistente attraverso la formazione e il mentoring. Inoltre, ha introdotto nuovi strumenti e processi orientati alle best practice. 

Da una prospettiva più a lungo termine, questa iniziativa ha dimostrato la capacità degli acquisti di generare ulteriore valore strategico. Grazie all’analisi, Genesys è stata in grado in alcuni casi di accelerare i cambiamenti strategici (resi possibili dalle nuove piattaforme tecnologiche) e creare rapporti più stretti con i fornitori chiave. Il successo conseguito ha dimostrato che gli acquisti sono stati in grado di apportare valore all’azienda sia a livello di fatturato che di utili.

Di conseguenza, il team di progetto ha ottenuto maggiore autonomia,che ha permesso di massimizzare la generazione di valore durante la seconda fase. Questa libertà d’azione si è tradotta nel 14% di risparmi sulla spesa aggredibile, più del doppio rispetto alle previsioni iniziali dell’azienda.