Trasformazione del processo di procurement di Arkopharma

Superamento degli obiettivi di risparmio e trasformazione dei processi di approvvigionamento di Arkopharma

In seguito all'acquisizione da parte di un fondo di Private Equity, Arkopharma ha cercato di ridurre significativamente la propria spesa esterna. Efficio è stata ingaggiata per raggiungere gli ambiziosi obiettivi in termini di risparmi e migliorare il sistema di acquisto.

Efficio ha identificato le principali opportunità di miglioramento e ha introdotto diverse leve di approvvigionamento che erano assenti nel precedente modello. Inoltre, ha creato e introdotto una gamma di strumenti e modelli di acquisto che hanno ridotto sensibilmente i tempi e gli sforzi richiesti.

Il progetto ha generato risparmi sui costi pari a 2,1 milioni di euro, il 31% in più rispetto all'obiettivo di 1,6 milioni. Efficio ha lasciato in eredità ad Arkopharma un risultato di ben più ampio respiro: un processo di procurement più rapido ed efficace.

Il contesto

Arkopharma è una società farmaceutica europea leader di mercato specializzata in fitoterapia, medicina naturale e integratori alimentari. Arkopharma ha sede in Francia, ma detiene delle controllate in sei Paesi europei ed è presente in oltre 60 Paesi del mondo, con vendite consolidate superiori a 200 milioni di euro.

Il processo di acquisto di Arkopharma era ostacolato dalla mancanza di un approccio strutturato al sourcing. Ogni affiliata operava sostanzialmente in autonomia, con scarso coordinamento tra le varie realtà e con la casa madre francese. Nella sede centrale esisteva una funzione specializzata negli approvvigionamenti, ma i responsabili delle categorie delle società affiliate preferivano mantenere il controllo sui propri processi. Di conseguenza, le necessità non venivano consolidate e l'organizzazione aveva scarsa visibilità sulla spesa.

Sebbene il team acquisti centrale avesse introdotto alcuni miglioramenti, molte leve di acquisto (ad esempio i contratti a lungo a termine con i fornitori e i rimborsi) erano sottoutilizzate. Inoltre il processo di acquisto era laborioso e lungo. La mancanza di comunicazione tra la funzione acquisti e le altre parti dell'organizzazione precludeva delle opportunità e spesso il team acquisti non era sufficientemente coinvolto in alcune aree di spesa di primaria importanza.

Arkopharma si è rivolta a Efficio per migliorare la propria funzione acquisti e generare importanti riduzioni nelle spese esterne. Il primo passo ha previsto la creazione di un albero di spesa a livello europeo. In tal modo Efficio ha identificato le maggiori opportunità di miglioramento e ha definito le iniziative prioritarie per coglierle

L'approccio

Efficio ha creato una serie di iniziative concentrate sull'utilizzo di specifiche leve per migliorare i processi di approvvigionamento esistenti. Per citarne alcune:

• Contratti a lungo a termine con i fornitori
• Rimborsi
• Consolidamento dei volumi per siti diversi
• Meccanismi di indicizzazione

Efficio ha anche introdotto una serie di strumenti e modelli per migliorare l'efficienza dei processi di approvvigionamento. Questi includono uno strumento di definizione del prezzo su misura che definisce i prezzi di singoli ordini in automatico, sulla base di un confronto fra gli elementi di costo di diversi fornitori. Oltre a ridurre i costi, questo strumento riduce notevolmente i tempi e le risorse per l'inserimento di un ordine.

Per portare a termine il progetto sono stati istituiti dei team, composti da consulenti di Efficio e dal personale del cliente, che hanno contribuito a trasferire le conoscenze al resto dell'organico di Arkopharma. La governance è stata garantita da un comitato di gestione di alto livello, formato da rappresentanti delle società affiliate, che ha permesso agli stakeholder di comprendere e accettare la bontà del modello. Inoltre, questo approccio ha permesso alle controllate di condividere alcune buone idee con il resto del gruppo; per questo il progetto è stato visto come uno sforzo congiunto e non come un'imposizione del team centrale.

I risultati

Efficio è riuscita a raggiungere – e superare – le aspettative di Arkopharma.

• L'obiettivo di riduzione dei costi di 1,6 milioni di euro è stato superato del 31%, con 2,1 milioni di risparmi ottenuti in due fasi
• Il processo di acquisto è stato snellito e semplificato. Ad esempio la necessità di ricorrere a continue gare d'appalto si è ridotta sensibilmente, analogamente al numero di fornitori.
• Il personale di Arkopharma ha aumentato le proprie competenze in materia di tecniche e concept di acquisto
• I seminari tenuti regolarmente con i principali stakeholder di tutto il gruppo hanno migliorato la comunicazione e il coordinamento tra il team acquisti, le società collegate e le altre funzioni di gruppo. Tra le iniziative promosse si è distinta la creazione di linee di responsabilità, in precedenza inesistenti, tra l'ufficio acquisti centrale e le società collegate

Oltre a superare gli obiettivi immediati di riduzione dei costi, il progetto ha creato una funzione acquisti più solida e ha posto le basi per miglioramenti continui.