Riprogettazione del procurement: Il percorso post-acquisizione di un produttore globale del settore sanitario

Il nostro cliente, un produttore globale leader di dispositivi medici, è stato di recente oggetto di vendita da parte di un conglomerato sanitario globale a un fondo PE.

Tuttavia, il team, i sistemi, i processi di procurement e la base di approvvigionamento esistenti sarebbero rimasti sotto la responsabilità del proprietario, moltiplicando le sfide del già complesso processo di carve-out.

Contesto

Inizialmente Efficio è stata incaricata di fungere da ufficio acquisti globale del cliente, fornendo al contempo assistenza a livello di transizione per la preparazione della funzione procurement e supply chain e per la creazione delle policy. In seguito al cutover, avvenuto nell'agosto del 2021, Efficio è stata incaricata di strutturare la futura divisione procurement del cliente e di ridurre i costi nelle principali aree di spesa, per aiutare l'azienda a trovare la propria strada come nuova entità separata.

Risultati

Insieme, Efficio e il cliente:

• hanno ottenuto saving del 17% in relazione alle spese di logistica di terze e quarte parti (3PL e 4PL) attraverso una combinazione di aggressive negoziazioni basate su benchmark e ottimizzazione di spedizioni e risorse;
• hanno ottenuto saving del 12% in relazione alle spese in diverse categorie, compresi laptop, assunzioni a tempo indeterminato, assunzione di dirigenti, traduzioni, materiali di consumo per laboratori e negoziazioni di software;
• hanno creato un team globale e strategico di 14 professionisti del procurement, tra cui il futuro CPO del cliente e hanno aumentato le competenze dei membri del team esistenti;
• hanno riassegnato, rinnovato e ricreato 62 contratti ed effettuato l’onboarding di 1.000 fornitori per rispettare i tempi di transizione.

Approccio e sfide

In termini di procurement, una sfida importante è stata rappresentata dal fatto che pochissimi sistemi, processi, team e fornitori esistenti sono stati trasferiti durante il carve-out e che il nostro cliente ha ricevuto risorse minime dal suo proprietario durante la transizione.

Tuttavia, Efficio è stata in grado di sfruttare la propria esperienza in materia di carve-out e di procurement in ambito sanitario, nonché il suo rapporto di lunga data con il nuovo proprietario della società di PE, per aiutare il cliente a superare queste sfide. Sotto la guida di Efficio, il cliente ha strutturato il processo di transizione attraverso quattro flussi di lavoro chiave:

1. Creazione di policy, processi, strumenti e sistemi
2. Progettazione dell’organizzazione
3. Progetti chiave di supporto alla supply chain
4. Preparazione di contratti e fornitori

La gestione delle scadenze e degli obiettivi di ciascun progetto è stata cruciale per preparare il procurement alla trasformazione del nostro cliente in un'organizzazione completamente indipendente. In primo luogo, il team Efficio, in tandem con quello del cliente, ha creato una supply chain indipendente per garantire la stabilizzazione dei margini. Sono seguiti policy e processi, con un processo provvisorio source to pay creato in tempi rapidi su un nuovo sistema ERP. Ciò ha permesso di guadagnare tempo per progettare il processo più completo che sarebbe stato implementato in tempo per l'uscita definitiva dal Transition Service Agreement (TSA).

Un altro ostacolo era rappresentato dai dati limitati a disposizione del cliente dalla precedente società madre. Ciononostante, il team congiunto Efficio-cliente è stato in grado di raccogliere informazioni provenienti da diverse fonti di dati dei fornitori, dagli esiti della due diligence e dallo scraping automatizzato delle fatture per delineare un quadro completo delle spese che ha consentito di colmare le lacune - la base di partenza che ha consentito al nostro cliente di operare significative riduzioni dei costi.

Per ottenere tali riduzioni dei costi, l’attenzione è stata posta in particolare sulla logistica 3PL e 4PL con sede negli Stati Uniti. Gli hub di distribuzione globale dovevano essere collocati in zone che potessero ragionevolmente soddisfare la vasta clientela nel rispetto degli SLA stabiliti, tenendo conto della riduzione del personale dopo il carve-out. La logistica 3PL e 4PL ha consentito saving del 17% e ulteriori risparmi del 12% sono stati ottenuti in diverse categorie, tra cui laptop, assunzioni a tempo indeterminato, assunzioni di dirigenti, traduzioni, materiali di consumo per laboratori e negoziazioni di software.

Efficio ha fornito assistenza nella progettazione di un team globale e strategico di 14 professionisti del procurement e nella selezione, assunzione e onboarding del nuovo CPO per fornire un valore nel lungo termine all'azienda.
 

Un aiuto concreto per i nostri clienti

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