Generare valore di bilancio per migliorare le attività sul campo

Il distretto di polizia sud-occidentale del Regno Unito voleva unire le funzioni di Procurement di quattro singole forze di polizia per generare risparmi e liberare fondi per le attività operative sul campo. I risparmi, però, non dovevano compromettere i servizi di prima linea.

Efficio è stata coinvolta per progettare e applicare una nuova organizzazione di Procurement e ha dimostrato la propria efficienza generando risparmi sostanziali ben superiori alle aspettative già dal primo anno.

La nuova unità di Procurement è entrata in pieno funzionamento due mesi prima del previsto. Efficio ha collaborato con il nuovo team per trasmettere le competenze e le conoscenze richieste e ha contribuito a generare risparmi per oltre il 10% senza nessun impatto sul livello di servizio. Nel frattempo è stata in grado di creare una piattaforma per assicurare valore costante alle attività sul campo della South West Police

La South West Police nasce come collaborazione tra le forze di polizia del Devon e della Cornovaglia, del Wiltshire, del Gloucestershire e del Dorset, finalizzata a migliorare l'efficienza e liberare fondi da destinare alle attività di polizia sul campo. La finalità è migliorare la sicurezza nella regione sudoccidentale del Paese e aumentare la fiducia nella polizia. Con una spesa combinata pari a circa 160 milioni di sterline in 18 categorie chiave, gli approvvigionamenti erano chiaramente un punto focale della collaborazione.

L'approccio al procurement non era mai stato oggetto di politiche proattive e storicamente il procurement aveva agito raramente in modo collaborativo e strategico. I 20 buyer delle quattro forse di polizia erano generalisti e acquistavano una serie di beni.

Efficio ha dovuto riprogettare e costruire una nuova organizzazione combinata dedicata agli approvvigionamenti. In questa attività erano compresi nuovi ruoli e strutture e l'implementazione di migliori prassi in termini di metodologie, processi e strumenti, senza contare l'aumento delle competenze del personale di Procurement al fine di garantirne l'autosufficienza in tempi brevi. Vista la necessità di ottenere il migliore rapporto qualità-prezzo, Efficio ha dovuto identificare e generare risparmi sugli approvvigionamenti per dimostrare il valore delle migliori prassi applicate al procurement. I risparmi dovevano, inoltre, compensare l'investimento nel servizio di consulenza, ammortizzando il progetto già nel primo anno. Storicamente, il procurement non era mai stato in grado di mettere in discussione le prassi consolidate in modo da generare risparmi significativi. Un certo scetticismo riguardo ai risultati ottenibili ha accompagnato il progetto e ha rappresentato uno degli ostacoli principali

L'approccio

Efficio, coadiuvata dal team di procurement del cliente, era responsabile della gestione del processo di sourcing strategico. In tal modo il personale di polizia ha avuto modo di vedere come funzionava nella pratica la nuova metodologia e di ricevere sostegno e formazione dai consulenti di Efficio per poter aumentare le proprie capacità e competenze. Efficio e il team di procurement del cliente hanno collaborato nel dialogo con il business per assicurarsi che il cliente - e non il consulente esterno - fosse percepito come artefice del progetto.

 Efficio ha lavorato fianco a fianco con gli stakeholder per capire nel dettaglio i requisiti operativi delle attività. Unendo questo concetto con la nostra profonda conoscenza delle categorie, abbiamo costruito un business case ben circostanziato per definire nuove potenziali strategie di sourcing. Inoltre, abbiamo testato le strategie con gli stakeholder per placare ogni timore riguardante eventuali effetti sul servizio sul campo.

I risparmi sono stati il risultato di una serie di approcci innovativi, quali l'ottimizzazione delle specifiche, la semplificazione dei processi e il dialogo con la supplier base. In molti casi la collaborazione con fornitori esistenti ha generato importanti risparmi, assicurando minime interruzioni delle attività e rafforzando le relazioni con i fornitori.

I risultati

L'impegno di Efficio ha permesso al cliente di ottenere numerosi benefici significativi, tra cui:

• Risparmi annualizzati superiori al 10%, pari a 2,3 milioni di sterline su una spesa target di 21,7 milioni
• Risparmi ottenuti senza alcun impatto negativo sulla performance operativa
• Avvio di una nuova funzione di Procurement con due mesi di anticipo, in linea con tutti i requisiti di accettabilità concordati in precedenza
• Sostegno interno da parte del personale grazie al rispetto dei processi delle risorse umane durante la transizione
• Cambiamento della percezione del procurement e del valore che apporta in ogni ambito dell'organizzazione

Oggi la South West Police ha un solo team di Procurement dotato delle capacità, degli strumenti e delle risorse per continuare a generare valore per le attività sul campo del futuro.