Creazione di valore sostenibile e misurabile per GTM

Nelle aziende le cui attività sono prevalentemente indirizzate all’utilizzo delle materie prime, la frequente fluttuazione dei prezzi spesso impedisce alla funzione acquisti di generare risparmi e all’azienda stessa di misurare l’efficacia di tale funzione. Efficio ha sviluppato una soluzione che ha permesso a GTM di ottenere entrambi i risultati con notevole successo. 

GTM è un distributore di prodotti chimici per l’industria che opera in America Latina. L’azienda acquista i prodotti chimici da diversi fornitori sui mercati a pronti e per questo ha una capacità limitata di negoziare i prezzi. Efficio è stata ingaggiata per identificare potenziali opportunità di risparmio e garantirne la sostenibilità a lungo termine. 

Per affrontare il problema della variabilità a breve termine dei prezzi, Efficio ha concepito e negoziato contratti indicizzati a lungo termine; questo modello, innovativo per la realtà latino-americana, ha permesso di realizzare significativi risparmi. Inoltre, ha posto le basi di un nuovo sistema di indicatori di performance quantitativi che, per la prima volta, hanno dotato GTM di un metodo affidabile per misurare l’efficacia del Procurement.

Contesto

Per quanto riguarda i prodotti con prezzi relativamente stabili, le funzioni di Procurement hanno a disposizione una vasta gamma di strumenti per realizzare risparmi , tra cui la possibilità di rinegoziare i prezzi di riferimento. Tuttavia, negli 11 Paesi dell’America Latina in cui opera GTM, i prodotti chimici vengono storicamente acquistati e venduti a prezzi spot e, di conseguenza, molte di queste opzioni non sono disponibili. 

Oltre a ridurre le leve negoziali a disposizione del Procurement, l’efficacia della funzione stessa è stata spesso oggetto di critiche poiché i team addetti alle vendite e alla produzione di GTM riscontravano differenze tra i prezzi negoziati e quelli attuali di mercato.

Il processo utilizzato da GTM per misurare le prestazioni del Procurement si basava sul confronto tra i propri prezzi e quelli ottenuti dalla concorrenza. Tuttavia, l’inaffidabilità delle statistiche relative alle importazioni rendeva tale approccio inaccurato e poco credibile. 

In risposta al problema, Efficio ha proposto di passare dalla negoziazione di prezzi spot a un approccio indicizzato che collegasse, ove possibile, i prezzi al relativo indice delle materie prime. Se l’approccio indicizzato ai prezzi è una prassi consolidata in Europa e negli Stati Uniti, rappresentava un’assoluta novità per una società di distribuzione e per l’intera America Latina.

Il nuovo approccio ha assicurato un’ulteriore leva a disposizione del Procurement e un criterio equo e trasparente per misurarne l’efficacia. 

L’introduzione di un approccio indicizzato in GTM non è stato  facile. Oltre a sviluppare i processi sui quali si basa questo approccio, è stato necessario potenziare le competenze del team di Procurement di tutto il gruppo GTM e modificare la cultura aziendale, al fine di utilizzare il nuovo sistema e garantire un miglioramento continuo.

Approccio

Efficio ha identificato le opportunità immediate di risparmio. Così ha generato una notevole riduzione della spesa aggredibile attraverso una combinazione di fattori, tra cui la ridefinizione della base di fornitura e il consolidamento dei volumi su un certo numero di fornitori finalizzato alla concessione di sconti.

Soprattutto, è stata in grado di rinegoziare contratti indicizzati a lungo termine per diversi prodotti chiave. Il primo passo ha implicato la selezione dell’indice appropriato per ogni prodotto (ad es. indici IHS o Platts per le commodity) o lo sviluppo di indici basati su formule che seguono l’andamento dei prezzi delle principali materie prime. 

Una volta sviluppati gli indici appropriati, Efficio ha negoziato contratti indicizzati per i prodotti chiave identificati. Il processo si è rivelato complesso, dal momento che molti fornitori essendo aziende di grandi dimensioni, erano inizialmente scettiche ad accettare le modifiche proposte. Per convincerle è stato necessario un cambiamento di approccio che si è rivelato molto utile a creare una risposta positiva e collaborativa da parte della maggior parte dei fornitori. 

Nei casi in cui non è stato possibile negoziare nuovi contratti, Efficio ha ottenuto condizioni commerciali favorevoli per operazioni a pronti con fornitori chiave. 

Il passo successivo è stato assicurarsi che i risparmi fossero sostenibili e misurabili. Efficio ha introdotto un nuovo sistema di indicatori di performance che si basano sui relativi indici delle commodity. I prezzi di acquisto effettivi sono stati confrontati con l’indice su un periodo iniziale di riferimento per creare un benchmark affidabile (ad esempio, il prezzo di riferimento storico per un prodotto può essere superiore all’indice del 2%). In seguito, il team di Procurement è stato valutato sulla base dei prezzi ottenuti rispetto al benchmark di riferimento.

Risultati

Riduzione dei costi: Efficio ha realizzato una riduzione pari al 4% della spesa aggredibile nell’intero gruppo, un notevole risparmio per le commodity chimiche. I risparmi vengono misurati ogni trimestre utilizzando i nuovi indicatori di performance e già nel primo trimestre gli obiettivi previsti erano stati superati.

Misurazione dell’efficacia: Oggi GTM misura l’efficacia del team di procurement e il relativo contributo al successo dell’azienda attraverso un metodo oggettivo basato su KPI. Questo metodo include la definizione di indicatori specifici per prodotti per i quali non è previsto un prezzo indicizzato. Il nuovo processo ha definito dei parametri di riferimento quantitativi che hanno permesso la definizione di obiettivi trasparenti ed equi,oltre a riscontri per il team di Procurement e per l’azienda in senso lato. Inoltre, fornisce un chiaro stimolo al miglioramento continuo.

Trasformazione del procurement: Il progetto ha sostanzialmente trasformato il modo in cui GTM affronta gli approvvigionamenti. Con il processo di trasformazione del procurement, Efficio ha migliorato le competenze del team di procurement di GTM rispetto ai nuovi processi e metodi, ha ridefinito le categorie e creato nuovi ruoli al fine di riflettere in modo preciso il nuovo approccio. Inoltre, ha messo in discussione la cultura vigente in termini di procurement, che al tempo non prevedeva alcun metodo, né incentivava la misurazione dell’efficacia di questa funzione. Di conseguenza, oggi GTM vanta una funzione Procurement best-in-class, che è percepita come principale creatrice di valore dall’intera azienda.