Creare un Procurement efficiente per Hitachi Rail Europe

Jamie Foster di Hitachi Rail Europe spiega come creare una nuova funzione Procurement piu' efficiente.

Creare da zero una funzione Procurement non è un'impresa semplice quando si seguono al tempo stesso gli impegnativi progetti in corso e si facilita la crescita. Quando Jamie Foster è diventato direttore del Procurement di Hitachi Rail Europe nel 2012, è stato incaricato di creare una funzione Procurement mentre l'azienda si stava aggiudicando contratti per la costruzione, l'ammodernamento e la manutenzione di treni.

Efficio ha collaborato con Foster sin dall'inizio, contribuendo a stilare un piano comprensivo per la gestione delle relazioni con i fornitori. Ecco qualche insegnamento fondamentale che ha voluto condividere con noi.

1. Bisogna avere una vision chiara e stabilire dal principio delle procedure efficaci

Cominciare da zero può sembrare un lusso a molti direttori di Procurement che faticano a cambiare il sistema esistente ma Foster sa bene che anche questo compito ha le sue difficoltà.

“Si trattava praticamente di costruire tutto dal nulla: mettere a punto un sistema purchase-to-pay, implementare il category management, reclutare tutto il personale, stabilire i KPI di baseline e definire le procedure per la gestione aziendale”, spiega Foster.

Poi aggiunge: “Il desiderio di creare una funzione Procurement ”best in class“ è naturale, ma ha senso solo nel contesto giusto. Dovete chiedervi a che punto della propria curva evolutiva si trova la vostra azienda e poi individuare che cosa serve in quel momento specifico. Man mano che l'azienda evolve anche voi evolverete con lei, ma dovete capire che state compiendo lo stesso percorso”.

2. La gestione delle relazioni con i fornitori è fondamentale per alleviare la pressione sul Procurement  

La funzione Procurement deve effettuare il sourcing di tutto ciò che serve per costruire i treni e le infrastrutture di cui Hitachi ha bisogno nel Regno Unito. Con un'azienda in rapida crescita e una funzione Procurement pienamente operativa, una delle sfide per Foster consiste nel gestire le tempistiche e gli eventuali periodi di calma o di frenesia determinati dal fatto che la firma di nuovi grandi contratti abbia luogo prima o dopo l'evasione degli ordini esistenti. 

Gli alti e i bassi possono essere affrontati meglio gestendo le relazioni con i fornitori in modo che il Procurement sappia quali fornitori sono in grado di approvvigionare rapidamente determinati prodotti. Foster spiega: “È importante rispondere a domande tra cui, ad esempio: Loro sanno come lavoriamo noi? Noi sappiamo come lavorano loro? Quest'azienda rappresenta un onere per noi in termini di risorse oppure è autosufficiente? Tutto questo può aiutare a ridurre l'impatto sulla funzione Procurement”.

Hitachi Rail Europe è un attore relativamente nuovo e non ha una lunga esperienza nell'interazione con questi fornitori, quindi secondo Foster la sua principale sfida strategica è “disporre di un processo di selezione e di gestione delle relazioni con i fornitori che ci permetta di essere abbastanza solidi da garantire che la longevità di queste relazioni soddisfi le nostre aspettative e quelle del fornitore.

Creare una supply chain sostenibile con fondamenta solide è davvero cruciale per noi”.

3. La funzione Procurement deve incarnare lo stile, la cultura e i valori della vostra azienda

Trattandosi di una società giapponese, Hitachi ha un'identità culturale distinta. “Questo ci permette di avere una prospettiva molto pragmatica sul mondo”, dice Foster. “È evidente dalle nostre priorità quando selezioniamo i fornitori: la qualità del fornitore, l'interazione, la relazione e l'approccio generale. Ci siamo impegnati davvero a fondo per capire e rispettare lo stile, la cultura e i valori da adottare nell'interazione con la supply base e facciamo in modo che questo svolga un ruolo centrale nel modo in cui gestiamo eventuali problematiche”.

Naturalmente anche le buone relazioni all'interno dell'azienda sono altrettanto importanti. Nelle aziende produttrici di beni strumentali non è raro che il team di project management sia responsabile delle relazioni con la supply base. Tuttavia, a Hitachi Rail Europe è la funzione Procurement a occuparsi delle relazioni con i fornitori chiave. “Agiamo come project manager di quella relazione. I responsabili delle operations accettano questa struttura, sebbene monitorino da vicino il nostro operato per accertarsi che teniamo fede alle promesse fatte”, aggiunge.

4. La funzione Procurement favorisce il processo decisionale, ma non prende le decisioni

“La convinzione che il Procurement debba favorire il processo decisionale, ma non prendere le decisioni è un fattore di successo fondamentale in questo tipo di struttura, prosegue Foster. Il nostro lavoro consiste nel fornire tutte le informazioni appropriate all'azienda affinché sia possibile prendere delle decisioni consapevoli. La decisione finale non è necessariamente sempre quella che noi condividiamo di più. Tuttavia, il nostro scopo è quello di presentare i dati in maniera chiara e garantire che l'azienda sia in grado di decidere. Non sta a noi prendere la decisione finale”.

L'obiettivo futuro è semplice: continuare a stare al passo con le aspettative di crescita di Hitachi Rail Europe. “Si tratta di un'organizzazione ambiziosa - aggiunge – che non ha intenzione di fermarsi. La sfida per la funzione Procurement consiste nel non anticipare troppo gli sviluppi aziendali, assicurandoci al tempo stesso di essere abbastanza agili e strutturati da riuscire a crescere e a progredire con il resto della società”.