Come un produttore globale ha ottenuto risparmi sui costi e altro ancora grazie al sourcing strategico

Di proprietà di una delle pricipali società di private equity, il nostro cliente produttore di imballaggi era sotto pressione per migliorare i suoi profitti. Per questa azienda, il sourcing strategico era la risposta. Attraverso il processo di transizione, il nostro cliente ha scoperto come l'ottimizzazione degli acquisti sia un catalizzatore di ulteriore valore, al di là dei risparmi sui costi.

La riduzione dei costi è una sfida in qualsiasi ambiente, ma lo è particolarmente in settori come quello degli imballaggi, dove le organizzazioni devono affrontare pressioni inflazionistiche, requisiti di conformità alle normative e crescenti richieste di sostenibilità da parte dei consumatori. Inoltre, il nostro cliente ha dovuto affrontare le ulteriori complessità che derivano dall'essere un'entità multinazionale distribuita in oltre 15 Paesi e con più di 40 siti. 

Riconoscendo la necessità di un approccio più efficace per risparmiare sui costi e affrontare le complessità operative, il cliente si è rivolto a Efficio per avere un supporto. La collaborazione con Efficio ha portato un mix di competenze locali e specializzate in materia di acquisti e di capacità linguistiche, dando al cliente un vantaggio in più per accelerare il suo programma di sourcing strategico. 

Senza trasparenza, non c'è opportunità

Come molte organizzazioni con un'impronta globale, ogni sito produttivo del cliente utilizzava sistemi diversi per gestire i propri dati e i metodi di classificazione dei dati stessi erano spesso incompatibili. Inoltre, alcuni set di dati erano obsoleti e, di conseguenza, i dati disponibili dovevano essere convalidati per verificarne la pertinenza e l'accuratezza.

Una maggiore trasparenza nei dati è stata un passo successivo fondamentale per l'azienda, per identificare opportunità e sviluppare strategie in grado di sbloccare il valore nelle sue sedi globali. Uno dei fattori chiave del successo è stata la stretta collaborazione tra le parti interessate, dai responsabili degli acquisti ai direttori di stabilimento, fino agli esperti di Efficio. Ciò ha significato sviluppare collettivamente strategie, documenti di gara e tabelle di marcia per l'implementazione, con incontri regolari per aiutare a raggiungere accordi, comunicare i cambiamenti chiave e presentare raccomandazioni e benefici alle parti interessate. Il risultato: la pletora di fogli Excel, pipeline di acquisto, listini e contratti è stata razionalizzata in un unico strumento di gestione centralizzata delle iniziative.

Nuovi atteggiamenti, nuove competenze, nuove opportunità

Nel corso del progetto è emerso chiaramente che le gare d'appalto potevano aiutare l'azienda a scoprire nuove opportunità. Tuttavia, il timore di danneggiare le relazioni esistenti, unito alle complessità legate alla gestione della compliance, ha fatto sì che il cliente esitasse a mettere in discussione i fornitori di lunga data.

In stretta collaborazione con Efficio, l'azienda è stata in grado di cambiare atteggiamento. La leadership ha comunicato in maniera mirata con gli stakeholder spiegando i motivi per cui era necessario un approccio aggiornato. Ha anche creato piattaforme per discutere apertamente le preoccupazioni, proporre soluzioni e presentare misure concrete per ridurre i rischi. Gli esperti di Efficio hanno inoltre organizzato sessioni di formazione su misura per dare al team di approvvigionamento una comprensione più approfondita del mercato dei fornitori e un approccio strategico alla gestione delle relazioni con gli stessi.

Questo cambiamento culturale e di competenze ha permesso al team del cliente di individuare fornitori alternativi, scoprendo che molti operatori storici erano disposti ad eguagliare i prezzi della concorrenza e, in ultima analisi, a proporre un'offerta di prezzo molto più forte. Insieme alla maggiore visibilità sui dati, questo esame della base di approvvigionamento ha contribuito a razionalizzare e ridurre la base di approvvigionamento del 25%, semplificando la gestione dei fornitori. 

Digitalizzare per liberare il potere delle persone

"La grande sorpresa per i clienti è spesso il risparmio che deriva da un approccio di sourcing strategico", afferma Adi Bijedic, Principal di Efficio. "Ma a volte la sorpresa più grande viene dalla scoperta di tutti i vantaggi che vanno al di là dei risparmi sui costi".

Per questo cliente, una grande sorpresa è stato l'impatto della digitalizzazione.

Senza l'automazione, le attività amministrative avrebbero continuato ad assorbire una parte significativa del tempo dei team di Procurement. Il team cliente-Efficio ha valutato come sfruttare al meglio i sistemi e gli strumenti esistenti e quali fossero le lacune da colmare. Selezionando e utilizzando efficacemente i tools appropriati, il team del cliente ha potuto concentrarsi maggiormente su argomenti ad alto valore aggiunto. La verifica delle fatture è stata sostituita dall'individuazione di opportunità di collaborazione inter-funzionale; la gestione manuale degli ordini di acquisto è stata trasformata in una ricerca approfondita sul mercato delle forniture.

Un'altra parte fondamentale del processo di digitalizzazione è stata la garanzia che il team del cliente potesse prendere in mano completamente i tools. Dopo la formazione pratica, il team del cliente ha continuato a gestire gli strumenti, con gli esperti di Efficio disponibili a fornire assistenza in caso di necessità.

Complessivamente, il rinnovato approccio strategico al sourcing - che comprende, tra l'altro, una maggiore trasparenza dei dati, un approccio aggiornato alla gestione delle relazioni con i fornitori e la digitalizzazione - ha permesso all'azienda di ottenere un risparmio annualizzato sui costi del 9%. 

Creare valore al di là dei risparmi sui costi

Fino al 90% dell'impronta di carbonio di un'organizzazione proviene dalla sua catena di fornitura, eppure le aziende spesso non sfruttano gli acquisti come leva per guidare i loro programmi di sostenibilità. Utilizzando il nostro strumento CarbonCube® , il team ha sfruttato i dati relativi alle spese di approvvigionamento per calcolare le emissioni di carbonio dell'azienda. Questo ha attivato opportunità per altre aree aziendali, come le vendite e il marketing, di utilizzare i dati sulla sostenibilità dell'azienda come vantaggio competitivo. 

Le iniziative di sostenibilità sono state fondamentali per spingere l'azienda a riconoscere il Procurement come partner strategico, non solo come motore di risparmio ma anche come funzione in grado di generare un valore di vasta portata in tutta l'azienda.