Come costruire una funzione Procurement best-in-class da zero

Ecco come una nuova funzione di Procurement altamente performante ha conseguito £5,8 milioni di risparmi annualizzati in soli sei mesi.

Informa è una delle aziende leader al mondo nel settore della conoscenza, degli eventi, dell'editoria accademica e della Business Intelligence.

Quotata al London Stock Exchange e inserita nel FTSE100, ha oltre 7.500 dipendenti al mondo, è presente nelle principali regioni e ha registrato un fatturato pari a £1,3 miliardi nel 2016. Comprende quattro divisioni operative e dispone di una funzione separata dedicata ai servizi di supporto.

Nel contesto del piano triennale di accelerazione della crescita, ogni divisione operativa della società è stata incoraggiata a identificare e cogliere delle opportunità di miglioramento della propria performance operativa. Una delle divisioni, chiamata KNect365, ha identificato il procurement come leva per generare risparmi e migliorare il margine operativo per finanziare la crescita futura.

Le mansioni di KNect365 sono molte e varie. La divisione organizza conferenze ed eventi per la condivisione delle conoscenze per 150.000 delegati in oltre 70 Paesi, il che la rende leader mondiale nell'organizzazione di eventi. Inoltre, si occupa di eventi di diversa natura, che vanno dalla Biotech Week al Container World, l'evento più grande del pianeta dedicato all'Internet delle cose, passando per l'Hedge Fund Forum. 

KNect365 è cresciuta rapidamente in maniera organica e attraverso acquisizioni, senza tuttavia disporre né di una funzione Procurement formale né di un approccio unificato al sourcing.

Pur avendo una spesa esterna significativa, il controllo strategico di tale spesa era scarso. Ogni area all'interno di KNect365 era responsabile dei propri acquisti. Ad esempio, i team addetti all'organizzazione delle conferenze organizzavano ed effettuavano il procurement di locali, apparecchiature audio-visive, trasferte e altri servizi in maniera indipendente e per ogni evento. Sebbene venisse seguita una procedura strutturata, ogni area operava in isolamento, con una scarsa comunicazione reciproca e quindi non si riusciva a sfruttare adeguatamente le economie di scala e le opportunità di sourcing strategico.

Avendo riconosciuto un importante potenziale di miglioramento, la direzione di KNect365 ha deciso di chiedere assistenza a Efficio. L'obiettivo era identificare significativi risparmi tangibili e sostenibili, mettere a punto delle strategie per raggiungerli, progettare e costruire una funzione Procurement efficiente, dotata degli strumenti, dei processi, della tecnologia e della formazione necessari a operare in maniera efficace, e tutto questo nel minor tempo possibile.

Identificare le opportunità

Efficio ha cominciato il proprio lavoro a settembre 2015. Il primo passo è stato quello di condurre un'analisi dettagliata della spesa e dei dati dei fornitori per creare un'unica baseline suddivisa in categorie da rivedere con gli stakeholder aziendali, per capire come venissero spesi i soldi e fornire i dati per identificare, tracciare e validare potenziali risparmi.

Nell'ambito di questo processo, Efficio ha organizzato oltre 600 incontri con gli stakeholder per comprendere nei minimi dettagli i requisiti aziendali. Al loro arrivo, i membri del nuovo team di Procurement affiancavano i consulenti per aiutarli ad acquisire rapidamente familiarità con l'azienda e cominciare a instaurare le relazioni fondamentali, affinché la funzione Procurement venisse riconosciuta come creatrice di valore.

Rapidamente è risultato chiaro che, sebbene i diversi team addetti all'organizzazione di conferenze avessero i propri ambiti di specializzazione, tutti presentavano una spesa elevata destinata ai locali, alle trasferte e al materiale stampato. Il processo ha permesso di identificare le migliori opportunità, ma ha anche convinto l'azienda che il procurement poteva fornire valore senza influire negativamente sulle necessità operative o sulla qualità dei prodotti. In realtà, oltre a far risparmiare denaro, in molti casi le nuove soluzioni hanno permesso di fornire servizi migliori e qualità più elevata.

Creare le capacità

Contestualmente all'identificazione delle opportunità, Efficio ha cominciato a costruire il team di Procurement interno. Il primo passo è stato quello di progettare una struttura adeguata che tenesse conto della spesa attuale e futura, della complessità delle categorie e dei benchmark del settore. Dopo aver concordato la struttura con KNect365, sono state definite nei dettagli le specifiche professionali di ogni ruolo e poi sono cominciati i colloqui con i candidati, processo al quale Efficio ha contribuito in maniera determinante. Efficio ha messo a punto domande e scenari di case study per valutare le competenze e le conoscenze dei candidati nell'ambito del procurement.

A febbraio 2016, Hetal Dassani è stata nominata nuovo Global Procurement Director ed Efficio l'ha affiancata nel reclutamento del suo nuovo team. Entro maggio sono stati nominati i membri di alto livello ed entro luglio il team era al completo.

Successivamente, Efficio ha predisposto le infrastrutture necessarie e ha fornito al team il sostegno di cui aveva bisogno per interagire in maniera professionale ed efficiente con il resto dell'azienda.

Un passaggio fondamentale consisteva nell'elaborare processi solidi, sistematici e basati sui fatti, e modalità di lavoro ampiamente ispirate alla metodologia e alla proprietà intellettuale di Efficio. Abbiamo anche implementato una serie di sistemi, tra cui uno strumento di analisi della spesa, un sistema di monitoraggio del sourcing e dei risparmi, una banca dati contenente i prezzi e i contratti dei fornitori e un processo di rendicontazione dei progressi nell'ambito del project management.

Efficio ha poi erogato più di 300 ore di formazione formale e di addestramento operativo al nuovo team di Procurement, definendo delle best practice e fornendo assistenza ove necessario.

A soli sei mesi dalla nomina del nuovo Global Procurement Director, il nuovo team era completamente autosufficiente e sulla buona strada per superare gli obiettivi di risparmio prefissati e per diventare una funzione Procurement esemplare.

Hetal Dassani, che aveva precedentemente ricoperto il ruolo di events director in un'altra divisione di KNect365, ha dichiarato: “Sono rimasta particolarmente colpita dalla disponibilità di Efficio a rimboccarsi le maniche e farsi coinvolgere nella nostra attività quotidiana. Abbiamo condiviso tutto, sia i problemi sia i successi. Non c'erano separazioni tra il nostro team e quello di Efficio. Eravamo, a tutti gli effetti, una sola squadra”.

Sfide e risultati

A parte la difficoltà di costruire rapidamente una funzione completamente nuova, il principale ostacolo da superare era la percezione del Procurement. In precedenza, c'era scarsa consapevolezza del valore o addirittura dell'effettiva necessità di avvalersi di professionisti degli approvvigionamenti. Per far fronte a questa realtà, Efficio ha organizzato insieme al nuovo team centinaia di incontri con gli stakeholder per comprendere le necessità aziendali. Inoltre, ha elaborato un processo volto a garantire che questo impegno venga davvero portato avanti.

Ora il team si riunisce mensilmente con tutti gli stakeholder per conoscere le attività e le richieste future. Poi, sulla base di tali richieste, collabora con i fornitori per trovare delle soluzioni. Ad esempio, negozia sconti in base al volume consolidando i servizi presso un unico fornitore. Il processo ha dimostrato il valore del Procurement, presentando nuove opzioni agli stakeholder e, al contempo, soddisfacendo le loro necessità operative e lasciandoli più liberi di concentrarsi sul loro core business.

Il progetto è riuscito anche a modificare le percezioni al di fuori di KNect365, all'interno di tutto il gruppo Informa. Ad esempio, Efficio ha identificato un'opportunità di conseguire risparmi significativi consolidando tutte le trasferte del gruppo e affidandole a un'unica società di gestione, pur mantenendo la possibilità di avere una politica locale in materia di viaggi. Un dirigente ha definito un “miracolo” il fatto che l'intero gruppo sia riuscito ad accordarsi sullo stesso provider e grazie al nuovo approccio sono stati ottenuti oltre £2 milioni di risparmi annualizzati a livello di gruppo.

Il successo è stato ulteriormente rafforzato dal sostegno del management nei confronti di KNect365. Il risultato è stato un progetto che ha apportato rapidamente un valore considerevole. Il nuovo team ha compiuto notevoli progressi grazie alle strategie di procurement elaborate da Efficio, raggiungendo £5,8 milioni di risparmi annualizzati, quasi il 50% in più rispetto alle previsioni. Il rendimento del progetto è stato quasi quattro volte superiore al valore della retribuzione di Efficio durante il primo anno (più del doppio rispetto alle previsioni iniziali) e il nuovo team ha continuato ad avvalersi delle competenze, degli strumenti e dei processi trasferiti da Efficio per identificare nuove opportunità.

Durante il suo aggiornamento commerciale annuale, il CEO del gruppo Informa Stephen Carter ha dichiarato che l'anno successivo sarebbe stato un anno di “disciplina e risultati”, esattamente l'approccio incarnato da questo progetto.