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Strategie del CFO per massimizzare i risparmi sui costi attraverso il procurement

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Analisi
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Autori: Lucrezia Bassano, Alex Gooch, Murray Matheson

La riduzione dei costi rimane una priorità centrale per i dirigenti aziendali, con i team di Finanza e Procurement in prima linea nell’identificazione e nella realizzazione di opportunità di risparmio. Tuttavia, il ruolo strategico del CFO è spesso sottovalutato, nonostante sia cruciale per gettare le basi del successo di qualsiasi iniziativa di saving.

 

Mentre i team di Procurement si concentrano sugli aspetti tecnici dell'identificazione delle opportunità, è compito dei leader aziendali senior – in particolare del CFO – preparare l'organizzazione a valutare e implementare con successo le iniziative individuate. La nostra esperienza dimostra che un approccio strutturato e il pieno supporto della leadership possono aumentare la percentuale di successo dei programmi di saving fino al 40%.

 

In questo articolo esploreremo:

  1. Come un CFO può preparare l'organizzazione per un programma di identificazione dei risparmi.
  2. Le migliori pratiche per sfruttare al massimo i dati a disposizione.
  3. I criteri per valutare se l'organizzazione è pronta a trasformare le opportunità identificate in risultati concreti.

Preparare il terreno per il successo: Ambizione e Preparazione

Per affrontare efficacemente la valutazione di un’opportunità, i senior business leader dovrebbero seguire alcune azioni chiave:

  1. Definire chiaramente l’area di intervento e gli obiettivi: È essenziale delineare con precisione il focus della valutazione: si tratta di coprire l’intero ambito di spesa o di concentrarsi su settori specifici, come gli acquisti indiretti? Gli obiettivi devono includere parametri chiari, come tempistiche, impatti previsti sul bilancio e ritorno sull’investimento. Senza una visione ben definita, la valutazione rischia di essere priva di valore strategico.
  2. Garantire il tempo e l’impegno dei dirigenti: Il coinvolgimento attivo dei dirigenti, sia in termini di tempo che di responsabilità, è cruciale per creare il giusto slancio. Se altri progetti urgenti riducono la loro disponibilità, potrebbe essere necessario ripensare il momento o l’ambito del progetto per massimizzare l’impatto.
  3. Promuovere il pensiero "blue sky": Adottare un approccio aperto che accolga tutte le idee, incluse quelle precedentemente scartate o che richiedono investimenti per generare risparmi. Nelle fasi iniziali, evitate di limitare il pensiero alle capacità attuali: ci sarà tempo per affinare il piano successivamente. Questa apertura iniziale può sbloccare soluzioni innovative e di grande impatto.
  4. Istituire una governance solida e processi decisionali trasparenti: Create una struttura di governance che garantisca un processo decisionale chiaro e basato su business case solidi. Le opportunità devono essere esaminate in modo equo e rigoroso, evitando che vengano scartate prematuramente senza un’analisi approfondita.

 

Tempi e contesto: le chiavi per massimizzare l’impatto

Individuare il momento giusto per avviare una valutazione delle opportunità è cruciale per garantirne l’efficacia. Tra gli scenari più comuni in cui questa attività può offrire vantaggi significativi troviamo:

  1. Pianificazione del budget: Allineare la valutazione delle opportunità al processo di budgeting permette di integrare agevolmente le iniziative identificate nella pianificazione finanziaria, assicurando una coerenza strategica tra obiettivi di risparmio e obiettivi di business.
  2. Cambiamenti di mercato: Le pressioni inflazionistiche o altri mutamenti nelle dinamiche di mercato possono essere un’occasione per rivedere i rapporti con i fornitori, ottimizzando i costi e proteggendo i margini.
  3. Prestazioni aziendali: Se la base dei costi registra una crescita costante e apparentemente incontrollata, una valutazione delle opportunità può aiutare a identificare e colmare le lacune, riportando i costi sotto controllo.
  4. Cambiamenti organizzativi: In vista di trasformazioni significative come acquisizioni, cessioni o una IPO, una valutazione delle opportunità può supportare l’organizzazione nell’identificare leve strategiche per migliorare la propria posizione finanziaria e operativa.

Massimizzare l'uso dei dati per sbloccare opportunità

Una scarsa visibilità della spesa può limitare l’organizzazione a una visione frammentata, spesso confinata al livello di budget. Questo approccio riduce la capacità di consolidare la spesa tra funzioni aziendali diverse, ostacolando la possibilità di ottenere il massimo valore.

È qui che il CFO può – e deve – giocare un ruolo strategico, assumendo la leadership nell’allineare gli stakeholder di tutta l’organizzazione. Identificando e sfruttando le sinergie tra diverse aree aziendali, il CFO può amplificare significativamente l’impatto delle iniziative di riduzione dei costi.

Un passo cruciale è la creazione di un database completo e centralizzato della spesa, che offra una chiara visibilità sui costi a livello di unità aziendali e categorie di spesa. Questo strumento non solo consente ai CFO di porre le domande giuste, ma anche di basare la valutazione delle opportunità su una comprensione realistica e approfondita delle operazioni esistenti.

 

Trasformare i piani in azione: come realizzare risparmi dalla valutazione delle opportunità

L’identificazione delle opportunità rappresenta solo il punto di partenza. Per tradurre i piani in risultati concreti, CFO e senior leader devono garantire che siano disponibili impegno, risorse e competenze. Le seguenti azioni sono fondamentali per il successo:

  1. Concentrarsi sulle iniziative giuste: La leadership deve concentrare l’attenzione su un numero selezionato di iniziative prioritarie che siano in linea con le risorse disponibili e le ambizioni organizzative. È spesso più efficace puntare su pochi progetti strategici piuttosto che disperdere gli sforzi in un programma eccessivamente ampio e complesso.
     
  2. Coinvolgere il team esecutivo in modo trasversale: Raggiungere obiettivi ambiziosi richiede il pieno supporto e il coinvolgimento di tutte le funzioni aziendali. Creare consapevolezza a livello dirigenziale è cruciale per assicurarsi la sponsorizzazione necessaria. Questo può includere:
    • Discussioni strategiche con i dirigenti per allineare obiettivi e risorse.
    • Integrazione nei bilanci aziendali di obiettivi specifici legati alle iniziative sviluppate.
       
  3. Valutare la capacità del Procurement di produrre risultati duraturi: Per trasformare le opportunità in risparmi concreti, è necessario assicurarsi che la funzione di Procurement sia adeguatamente attrezzata. Valutate i seguenti aspetti:
  • Mandato: Il Procurement copre l’intero ambito di spesa previsto dal programma?
  • Competenze e capacità: Il team ha le competenze necessarie per generare risultati concreti?
  • Allineamento strategico: Il Procurement è posizionato per contribuire agli obiettivi principali dell’azienda?
  • Risorse aggiuntive: È necessario investire in formazione, risorse temporanee o figure senior per guidare un programma di trasformazione?

Un passo utile può essere condurre una valutazione delle competenze, coinvolgendo i team che collaborano con il Procurement per ottenere una visione chiara di come viene percepita la funzione e della sua capacità di guidare il cambiamento. Questo tipo di analisi può evidenziare aree di miglioramento e soluzioni per rafforzare il Procurement come leva strategica per l’organizzazione.

La vostra organizzazione è pronta per una valutazione delle opportunità?

Se la vostra organizzazione si sta avvicinando a un ciclo di budgeting, sta subendo pressioni sui costi o si sta preparando a una transizione importante, una valutazione delle opportunità di risparmio dei costi esterni potrebbe essere il catalizzatore di un cambiamento significativo. Per i CFO e gli alti dirigenti che stanno considerando un diagnostico sugli acquisti, chiedetevi:

  • State per affrontare un nuovo ciclo di budget, avete la percezione istintiva che ci siano risparmi sui costi, ma non sapete come quantificarli?
  • Vi state preparando a un evento finanziario o strategico importante?
  • Dovete affrontare pressioni di mercato che richiedono una rivalutazione della vostra struttura dei costi?

Se la risposta a una di queste domande è sì, potrebbe essere il momento perfetto per esplorare come una valutazione delle opportunità possa non solo sbloccare valore nascosto, ma anche creare una base solida per il successo futuro.