Come generare il massimo valore grazie alle tecnologie digitali

Le innovazioni introdotte dalla tecnologia digitale stanno già cambiando il nostro modo di lavorare. Tuttavia, visto il gran numero di soluzioni sul mercato che promettono di rivoluzionare i processi aziendali, come fare per trarne i massimi benefici?

Simon Lipscomp, 18 anni di esperienza in diverse società di tecnologia applicata al procurement e attuale Direttore vendite e marketing di Efficio, la più grande società di consulenza specializzata nel procurement al mondo, ci parla dei cambiamenti in atto nella tecnologia di procurement e di come utilizzarli per potenziare i processi esistenti e garantire un futuro migliore agli approvvigionamenti

In che modo le nuove tecnologie emergenti sapranno cambiare il procurement nei prossimi 5-10 anni?

Oggi si parla molto di come la digitalizzazione applicata al procurement cambierà radicalmente il nostro modo di lavorare. Mi ricordo ancora di riunioni e conversazioni con professionisti del settore 10 o 15 anni fa, quando si pensava che Internet e le altre tecnologie avrebbero rivoluzionato il mondo degli approvvigionamenti.

Oggi, l’intelligenza artificiale, l’apprendimento automatico, blockchain e altre tecnologie analoghe permettono di accedere a enormi quantità di dati di qualità in modo più rapido e su una scala più ampia che mai. Ciò nonostante, oltre a fornire grandi opportunità, queste soluzioni possono anche generare complesse problematiche. 

Quando si tratta di tecnologia applicata al procurement, il problema principale non è mai stato la capacità ma, piuttosto, la sua applicazione all’interno dell’azienda e l’utilizzo idoneo a sfruttarne al massimo il potenziale. Questo punto continua ad essere problematico ancora oggi. Tuttavia, si è verificato un significativo cambiamento tra le principali società di procurement, che sono passate da un’esclusiva attenzione verso la tecnologia a un approccio volto a comprendere le competenze e le capacità di cui hanno bisogno i team per gestire al meglio set di dati sempre più grandi. 

Tornando al punto sul valore dei dati, è fondamentale ricordare che i dati hanno valore solo se si sa come utilizzarli e interpretarli in modo pertinente. In sé le grandi moli di informazioni non servono a niente, il vero vantaggio sta nel sapere come utilizzarle a beneficio dell’azienda.

Il procurement è una professione basata sulla conoscenza; comprendere i mercati di fornitura, accedere ad analisi dettagliate di settori specifici, conoscere le dinamiche dei prezzi nel mercato cinese dei conduttori, e così via, questo è il tipo di conoscenza di cui hanno bisogno i professionisti del procurement di maggior successo. Ciò detto, il profilo di un professionista del procurement efficace è probabilmente destinato a diversificarsi ulteriormente. Un professionista di successo deve essere abile ed efficace a interfacciarsi con l’organizzazione interna e trattare con i fornitori. Tutto ciò si aggiunge alla capacità di relazionarsi con le persone, alle “soft skill” necessarie per gestire gli stakeholder e alle elevate competenze analitiche. Grazie a questo mix di capacità interpersonali, strategiche e analitiche, il procurement è essenziale per tutte le aziende orientate al futuro.

Come fanno i professionisti del procurement a garantire che l’investimento in nuove tecnologie possa tradursi in valore reale e misurabile per i propri processi?

La tecnologia è una cosa meravigliosa ma da sola non apporta alcun valore. Sono la conoscenza e le competenze dei professionisti del procurement che la utilizzano a creare il vero valore, non il contrario. Sono le persone che hanno la capacità di trasformare le informazioni in risultati, siano essi un costo più basso e/o un servizio migliore. Per riassumere, la tecnologia unita al team di procurement dovrebbe rispondere a questa domanda: è possibile pagare di meno e ottenere un servizio migliore per l’azienda? 

Efficio si avvale di oltre 400 collaboratori il cui compito è analizzare la spesa e cercare di ridurre rapidamente i costi. Il nostro lavoro consiste nell’utilizzare e comprendere un’ampia gamma di categorie e generare valore per clienti di dimensioni e geografie diverse. Lavoriamo costantemente a progetti ad impatto elevato, in tal modo riusciamo a avviare diversi esercizi di sourcing molto rapidamente. Per aiutare le aziende a generare risparmi in modo rapido ed efficiente, ci concentriamo principalmente sui costi. I benefici, tuttavia, hanno un respiro ben più ampio. 

Ad esempio, in questo momento stiamo lavorando con un’azienda che opera attraverso un’ampia flotta di furgoni. Il nostro compito è quello di aumentare il risultato netto dell’azienda analizzando il modo in cui ha strutturato la manutenzione del proprio parco veicoli. Questo si aggiunge all’opportunità di assumere una posizione più strategica e ristrutturare completamente il modus operandi dell’azienda e consentirle di sostenere costi inferiori fornendo un servizio migliore e assicurando tempi di trasformazione più rapidi. Il vantaggio, quindi, non si riduce a una mera questione di numeri ma riguarda anche un modo migliore di lavorare.

Esiste un divario tra le aziende più innovative che guardano a una strategia di procurement orientata verso il futuro e i fornitori che lavorano secondo modalità più tradizionali?

Il tema è molto interessante, specialmente nelle grandi aziende multinazionali dotate di complesse supply chain, solitamente basate su fornitori di diverse dimensioni e aree geografiche. Spesso si tratta di un numero ridotto di grandi fornitori multinazionali e un numero più elevato di fornitori più piccoli. Quindi, da una prospettiva tecnologica, com’è possibile gestire in modo efficace un gruppo così eterogeneo di fornitori?

Innanzi tutto bisogna sapere che è fondamentale coinvolgere i propri fornitori per poter ottenere il migliore risultato possibile e, vista la potenziale eterogeneità della supply chain, è importante coinvolgerli in tanti modi diversi per convincerli della bontà dei propri processi.

La cosa peggiore che si può dire al proprio fornitore è: “Questa è la mia soluzione tecnologica, usala”. Se, come probabile, la propria soluzione non è perfettamente compatibile con i processi del fornitore in questione, questo non la utilizzerà, vanificando ogni potenziale da essa derivante. All’inizio di un nuovo progetto è bene pensare a cosa succederebbe se il fornitore rifiutasse la nostra soluzione tecnologica e capire come assicurare il massimo coinvolgimento in eventuali alternative disponibili. È necessario prendere in considerazione un’ampia gamma di tecniche, ad esempio, utilizzare diverse tecnologie per coinvolgere i fornitori o affidarsi al proprio senso pratico e capire che per certe tipologie di fornitori in determinate aree, un processo unico e completamente digitale, seppur auspicabile, potrebbe non essere possibile.

Il segreto è cercare un giusto compromesso che generi comunque dei benefici per l’azienda. Anche se l’azienda non è dotata di processi digitali unici, completi e universali, non vuol dire che non vi sia valore nei passaggi intermedi. È bene concentrarsi sui propri fornitori di livello più elevati con i quali implementare una soluzione end-to-end. La collaborazione tra le aziende e i fornitori, con un occhio all’ottenimento dei reciprochi obiettivi, è in grado di generare risultati importanti.

Vale la pena sondare nuove tecnologie, ma non si deve dimenticare il valore di ciò che abbiamo già a disposizione, che andrebbe utilizzato in modo efficiente per produrre risultati migliori e più immediati.

La tecnologia applicata al procurement non deve risolvere ogni problema in modo immediato, l’obiettivo dovrebbe essere il miglioramento nel tempo. La prospettiva deve essere di cinque/dieci anni. A distanza di qualche anno, infatti, sarà più facile digitalizzare completamente alcuni processi e parzialmente altri. Si tratta comunque di un ottimo risultato che non costringe i fornitori a utilizzare metodologie non attuabili e che non generano i risultati attesi dall’azienda. A quel punto sarà possibile avere il tempo di applicare i cambiamenti e le migliorie per sé e i propri fornitori.