La tecnologia del procurement è adatta allo scopo?

Sviluppare una soluzione tecnologica su misura è più facile che mai grazie ai costi ridotti per lo sviluppo tecnico. 

Utilizzare soluzioni tecnologiche nel procurement fa parte del lavoro quotidiano. Tuttavia le soluzioni, ad esempio un sistema di Enterprise Resource Planning (ERP) societario o strumenti di gara specifici per il Procurement, possono essere un'arma a doppio taglio. Una forte funzionalità o standardizzazione spesso si accompagnano a scarsa facilità di utilizzo o mancanza di granularità.

Di seguito sono elencati i compromessi solitamente associati alle soluzioni tecnologiche.

1. Sistemi rigidi

Un recente studio di Efficio ha scoperto che i membri del personale di Procurement passano fino al 40% del proprio tempo gestendo i sistemi: accesso, estrazione di dati e conformità. Una porzione significativa del tempo trascorso era giustificata dal fatto che “il sistema lo richiedeva” e non portava alcun beneficio diretto. Questo spesso è causato dalla rigidità del sistema, al punto che il business originario viene dimenticato o trascurato.

2. Un'unica soluzione per tutto

Le società informatiche sono spesso concentrate solo sul prodotto. Viene dedicato moltissimo tempo allo sviluppo delle soluzioni e al loro miglioramento nel tempo. Le riunioni di vendita spesso si concentrano sulla configurabilità degli strumenti, privilegiando il modello secondo il quale è l'azienda che si deve adattare allo strumento e non viceversa.

3. Capacità di reporting limitate

Gli strumenti tecnologici altamente strutturati, progettati per integrare sistemi ERP e peer-to-peer (P2P), spesso si concentrano sulle procedure e sulla governance e solitamente raccolgono i dati secondo la modalità richiesta dalla funzione finanza.

Senza mettere in dubbio la validità e l'importanza di queste soluzioni, questo può limitare la capacità di rendicontazione e l'utilità operativa degli strumenti decisionali. Le decisioni relative agli approvvigionamenti richiedono dati a un livello di dettaglio diverso rispetto a quanto richiesto dalla finanza. Per garantire un processo decisionale migliore, i dati devono essere disponibili immediatamente e non secondo le tempistiche dei cicli di rendicontazione.

Per risolvere il problema, i responsabili del procurement spesso si discostano dalla rendicontazione basata sul sistema e chiedono ai propri team di trovare soluzioni temporanee, creare complessi fogli di calcolo o usare un gran numero di slide Power Point. Tutto ciò implica alcune problematiche:

• Excel è localizzato (spesso si trova sul desktop o in hard drive condivisi e tenuti in modo non ideale) e difficile da gestire da parte di diverse persone e, di conseguenza, impegnativo ai fini della rendicontazione “in tempo reale”.
• PowerPoint è uno strumento eccellente per le presentazioni ma rappresenta i dati in modo statico. I dati cambiano rapidamente e le presentazioni Power Point diventano obsolete; per questo il processo decisionale ne soffre e richiede una revisione costante delle relazioni.

Soluzioni su misura

Nonostante le tre problematiche appena descritte, le soluzioni tecnologiche su misura stanno diventando sempre più comuni.

Recentemente i software open source, i nuovi approcci al coding e il successo del cloud computing hanno ridotto drasticamente il costo di sviluppo delle soluzioni tecnologiche. Le applicazioni web e gli strumenti online che un tempo sarebbero stati proibitivi per i budget del Procurement, oggi sono molto più abbordabili.

Questo significa che i team di procurement hanno la possibilità di accedere a soluzioni su misura o estremamente personalizzate per soddisfare ogni minimo requisito, invece di propendere per una soluzione unica per tutti.

Recentemente Efficio ha collaborato all'implementazione di complesse applicazioni per la gestione contrattuale, semplici strumenti di eTendering e dashboard di analisi automatica. L'approccio è applicabile anche per tenere traccia dei parametri di misurazione della performance, comprendere la spesa o strutturare la gestione dei fornitori.

I business che non vedono di buon occhio l'approvazione di nuove spese per software dovrebbero ricordare che i servizi e i beni esterni possono rappresentare anche due terzi dei costi di un'azienda. Un investimento moderato nella tecnologia giusta e i processi che ne derivano possono offrire rendimenti sostanziali.

Di: Dan Peck, Manager di Efficio