Il futuro della supply chain dopo il COVID-19

Il desiderio di poter contare su una supply chain affidabile non è mai stato così forte tra i membri dei vertici aziendali. Noi possiamo aiutarvi a rompere il ghiaccio.

La diffusione dell'epidemia di COVID-19 a livello mondiale ha colto molte aziende di sorpresa. Alle prime avvisaglie di arresti della produzione da parte dei fornitori asiatici, i responsabili degli acquisti e della supply chain hanno immediatamente dovuto prendere atto della vulnerabilità delle loro filiere globali. Secondo quanto riportato da Fortune, il 94% delle società Fortune 1000 ha subito interruzioni delle forniture a causa del COVID-19. Le ripercussioni non hanno riguardato soltanto le materie prime, ma anche articoli di basso valore critici per la produzione. La ricerca simultanea di soluzioni alternative da parte di tutte le aziende ha generato sui mercati delle turbolenze che non si vedevano da decenni.
 
La comunità scientifica, riunita nell' Organizzazione mondiale della sanità (OMS), è concorde nel ritenere estremamente probabile che in futuro insorgano nuovamente gravi focolai di malattie trasmissibili, come il COVID-19. Inoltre, è prevedibile che anche il cambiamento climatico e l'instabilità politica possano generare ulteriori interruzioni delle forniture.
 
Pertanto, è necessario sistematizzare e attuare nell'immediato gli insegnamenti che abbiamo appreso circa la configurazione delle nostre supply chain. Dal momento che ora i vertici aziendali sono ben consci dei rischi insiti nelle proprie catene di fornitura, i nostri messaggi e le nostre raccomandazioni chiave vi saranno di grande aiuto per incitare i dirigenti ad adoperarsi per dotare la filiera di una nuova struttura più affidabile. Efficio pubblicherà una serie di articoli di approfondimento dedicati agli insegnamenti e alle raccomandazioni fondamentali che i responsabili della supply chain devono tenere presenti.

Resilienza della base di fornitura

Il COVID-19 ha messo a nudo le debolezze dei player globali. Sebbene l'acquisto di componenti chiave e materie prime da Paesi a basso costo come la Cina, una tendenza in costante ascesa negli ultimi vent'anni, abbia generato risparmi per il settore degli approvvigionamenti, emerge ora un'eccessiva dipendenza dai fornitori di queste aree geografiche. Le aziende devono analizzare l'impronta globale della propria filiera per non correre rischi legati alla fornitura da un'unica area geografica. La crisi ha dimostrato che le aziende che avevano sviluppato e attuato la gestione dei rischi legati alla supply chain nell'ambito del proprio quadro per la gestione dei rapporti coi fornitori sono in grado di mitigare in modo più efficace l'impatto sulle attività.
 
Non si può prescindere dall'integrare queste valutazioni di rischio nella propria strategia di gestione dei rapporti coi fornitori (SRM), elaborando contestualmente dei piani di continuità aziendale. L'obiettivo non deve riguardare esclusivamente una valutazione continuativa della distribuzione geografica della propria base di fornitura globale, ma l'analisi deve vertere anche sui rischi economici e politici dei Paesi nei quali hanno sede i vostri fornitori. Inoltre, è importante soffermarsi sull'assetto della catena di fornitura, chiedendosi quanti intermediari contiene e quanto distano gli stabilimenti dei fornitori. Tutti questi aspetti, infatti, determinano la complessità della vostra supply chain.
 
Le aziende devono poter acquistare beni strategici o componenti chiave da fonti diverse per ridurre la propria dipendenza da un singolo fornitore. Questa raccomandazione, valida già prima della pandemia, è ora più fondamentale che mai. I responsabili delle supply chain e degli acquisti devono analizzare la propria spesa e ridurre la dipendenza da un solo fornitore o una singola area geografica.
 
La decisione di identificare una seconda fonte di approvvigionamento avrà probabilmente un impatto commerciale, in particolare a livello di sconti sul volume e di meccanismi di prezzi differenziati in vigore con i fornitori esistenti. A breve termine, renderà anche più complessa la vostra catena di fornitura. Tuttavia, una misura di questo tipo è determinante per garantire la continuità dell'attività aziendale e, nella maggior parte dei casi, compenserà il premio per il rischio che la vostra azienda dovrà sostenere.
 
Naturalmente, ci rendiamo conto che si tratta di una decisione multifattoriale che dipende dalla complessità tecnica della categoria e quindi dai requisiti in fatto di qualifica. Laddove non sia praticabile trovare una seconda fonte di approvvigionamento, il vostro attuale fornitore dovrebbe essere in grado di offrirvi diversi stabilimenti produttivi collocati in varie aree geografiche per mitigare i rischi logistici, quali la chiusura delle frontiere.

Un nuovo approccio alla gestione delle scorte

Il tema della gestione del magazzino e delle scorte è oggetto di continuo confronto tra gli acquisti e la produzione. Mentre l'ottimizzazione del capitale circolante è generalmente in capo alla C-suite per tutti i beni acquistati, il dipartimento operations esita solitamente a ridurre al minimo i livelli di scorte, nel timore di interruzioni degli approvvigionamenti. Come ci ha insegnato la recente epidemia di COVID-19, questa tematica va approcciata diversamente.
 
I responsabili degli acquisti e della supply chain devono passare in rassegna i propri approvvigionamenti e mettere a punto strategie più mirate per ciascun sottogruppo di materiali. Molte aziende hanno sofferto gravi conseguenze per la mancata fornitura di articoli fondamentali di basso valore, ad esempio i dispositivi di protezione personale, il cui prezzo ha recentemente subito un'impennata (come nel caso delle mascherine protettive per naso e bocca). Le aziende devono considerare questi articoli a basso valore come "beni strategici" nelle proprie valutazioni perché senza di essi la produzione non può continuare. Rinunciare all'ottimizzazione del capitale circolante per questo tipo di articoli a basso valore avrà un impatto molto limitato sui livelli di cassa, ma migliorerà significativamente l'affidabilità delle forniture.
 
Un altro tema di grande attualità in questo campo è quello delle consegne just in time. Per molti anni sono state un pilastro per i responsabili della supply chain. Tuttavia, alla luce delle recenti interruzioni delle forniture, nonché della crescente incertezza politica, potrebbe essere necessario adeguarsi alla realtà odierna per contare su una maggiore affidabilità. Non è necessario fare scorta di tutti i beni, ma disporre di consistenti giacenze di articoli di basso valore e di lunga durata può incrementare l'affidabilità della vostra supply chain e addirittura ridurre, al tempo stesso, la complessità della vostra organizzazione.

È arrivato il momento di rivalutare le strutture contrattuali

Nessuno poteva prevedere sconvolgimenti di questa portata prima del 2020. Molti contratti includevano qualche forma di clausola di forza maggiore in virtù della quale entrambe le parti potevano recedere. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, una volta arrivati al dunque il recesso o la risoluzione del contratto non rappresentano una prospettiva interessante. Infatti, è auspicabile continuare a collaborare con gli stessi fornitori prima, durante e dopo sconvolgimenti di questo tipo. Soltanto gli impegni e i requisiti dovranno essere modificati; il contratto in sé non viene messo in discussione.
 
Ci sono alcuni impegni fondamentali che i fornitori devono rispettare in circostanze straordinarie come queste ed è necessario aggiornare il proprio quadro contrattuale per tenerne conto. I dirigenti devono porsi una serie di domande e assicurarsi di tenerne conto in maniera esaustiva nei propri contratti:

• Come gestiamo i cambiamenti a breve termine (ad es. interruzioni della produzione)?
• Come facciamo a garantire la sicurezza e la priorità degli approvvigionamenti?
• Come far fronte ad eventuali cambiamenti repentini dei prezzi (ad esempio, nel caso delle mascherine)?
• Che cosa succede se i volumi sono vincolati?
• Come sono ripartiti i rischi commerciali?

Non dimenticate di considerare anche la vostra dipendenza da alcuni fornitori di piccole dimensioni e più fragili. In tal caso, dovete garantire che in tempi di crisi si applichino termini di pagamento ragionevoli. Permettere la sopravvivenza dei piccoli fornitori vi consentirà di raccogliere rapidamente i frutti in termini di stabilizzazione della vostra supply chain.
 
Non tralasciate i contratti con i vostri clienti in questa revisione; sono ugualmente importanti per capire i vostri doveri contrattuali in momenti di crisi. Non esiste una sola risposta giusta a tutte queste domande cruciali. Un approccio concertato con i vostri fornitori principali vi aiuterà a migliorare l'affidabilità della vostra catena di fornitura e a rafforzare le vostre collaborazioni strategiche.

Trattate i vostri fornitori di servizi logistici come partner

Un altro importante insegnamento della crisi attuale, in particolare dopo che il contraccolpo della chiusura delle frontiere al di fuori della Cina si è avvertito anche in Europa, è l'importanza di valutare la vostra rete logistica. La drastica riduzione del traffico aereo globale ha comportato anche un calo della capacità di trasporto merci (a fronte di un significativo aumento dei prezzi), incrinando un sistema sul quale molti attori globali fanno affidamento per i propri modelli di consegna just in time. Questo ha generato ritardi di produzione a causa della mancanza di componenti critiche, ma soprattutto ha provocato la congestione dei principali porti mondiali.
 
Per quanto riguarda il trasporto su gomma, in particolare il trasporto merci transcontinentale ha sofferto a causa della carenza di autotrasportatori timorosi di recarsi negli epicentri delle aree infette, in particolare nell'Italia del nord. Coloro che erano disposti ad accollarsi il rischio applicavano un notevole sovrapprezzo che erodeva gli esigui margini di alcuni settori. Le code alle frontiere hanno provocato ritardi e la conseguente estensione dei tempi di consegna.
 
Le aziende devono trattare i propri fornitori di servizi logistici come partner per essere certe di disporre delle capacità necessarie, e valutare percorsi alternativi per recapitare i prodotti ai propri clienti. Dopo la crisi si prevede un'impennata nella domanda di servizi logistici che potrebbe mettere a dura prova le capacità del settore. Le imprese devono attivarsi fin d'ora per assicurarsi le capacità di cui hanno bisogno.

Decisioni in materia di sourcing e di "make vs. buy"

Molte organizzazioni hanno esternalizzato parte delle proprie attivita’ produttive negli ultimi anni. Tali decisioni sono state prese per "concentrarsi sulle attività fondamentali" e generare cassa (carve out) oppure a causa della pressione del mercato (fornitori più competitivi). Ora che i vertici aziendali si rendono conto delle vulnerabilità che questo ha creato, alcune decisioni potrebbero essere rivalutate.
 
Come responsabili degli acquisti e della supply chain, il vostro ruolo consiste nel coadiuvare il processo decisionale:

• valutando il rischio di mercato per ciascun bene
• fornendo livelli di prezzi trasparenti (interni ed esterni) ai responsabili decisionali
• valutando altre opzioni per ridurre il rischio di filiera (si veda anche la sezione sulla gestione delle scorte) 

Se l'integrazione verticale può aver senso per le materie prime, per i beni indiretti, come i DPI (dispositivi di protezione individuale) sarà necessaria una strategia diversa. Una possibilità è quella di applicare l'approccio menzionato nella sezione "Gestione delle scorte"; l'alternativa, invece, è tornare agli elementi essenziali del sourcing e accertarsi che i fornitori non approfittino delle crisi, ad esempio:

• accertarsi di richiedere le specifiche giuste
• chiedere certificazioni e referenze dei clienti
• ottenere, se possibile, diversi preventivi e qualificare fornitori aggiuntivi
• capire il valore totale / la dimensione dell'azienda 

I prodotti contraffatti e a prezzi eccessivi sul mercato non sono una rarità. Al fine di approvvigionarsi rapidamente e proteggere la cassa, le aziende devono essere pronte a rifornirsi di prodotti critici da diversi fornitori in maniera rapida e scrupolosa.

Digitalizzazione della supply chain

Mentre riparte la produzione aziendale, è importante che riusciate a incrementare la visibilità della vostra supply chain:

• Concentratevi sui fornitori di primo livello: identificate i fornitori principali (a livello di spesa o di criticità per l'azienda) e progettate i KPI di rendicontazione e la governance in modo da poter tracciare in tempo reale le scorte dei fornitori e i parametri di produzione. In questo modo la vostra azienda potrà valutare la flessibilità di ogni fornitore qualora sia necessario modificare, ridurre o aumentare la produzione in qualsiasi momento.
• Aumentare la visibilità a 360°: è essenziale anche avere visibilità più a lungo raggio sulla catena di fornitura, ossia sui fornitori di secondo e terzo livello, considerato che il loro rendimento influisce sulla capacità del vostro fornitore di evadere gli ordini.

Dopo aver tracciato i KPI della vostra supply chain per un certo periodo, concordate dei parametri soglia, utilizzando un sistema a semaforo (rosso, arancione, verde), in base al quale il fornitore sia tenuto a segnalarvi eventuali problematiche per permettere un'allerta più precoce. Tali parametri devono far parte del vostro SRM nell'ambito del vostro processo continuativo di rivalutazione dei fornitori.

Anche la maturità della vostra organizzazione e del settore nel quale opera svolge un ruolo importante per determinare la vostra capacità di acquisire una piena visibilità della filiera. La mappatura oltre i fornitori di primo livello di supply chain complesse è generalmente più ardua per le piccole e medie imprese che non dispongono delle infrastrutture digitali e del know how. 

Opportunità per aumentare la visibilità degli acquisti da parte dei vertici aziendali

Le improvvise difficoltà causate dal virus COVID-19 ci impongono di ripensare l'assetto della nostra supply chain. Già oggi, gli scienziati più autorevoli pronosticano una seconda ondata nell'autunno 2020 e il ripetersi di simili epidemie nel prossimo futuro. Come responsabili degli acquisti e delle supply chain, dobbiamo immediatamente mettere in atto nelle nostre organizzazioni gli insegnamenti che abbiamo appreso, in modo da essere pronti per la prossima emergenza.
 
Nei prossimi articoli che pubblicheremo, cercheremo di approfondire varie tematiche per aiutarvi a tracciare una roadmap che vi permetta di rendere la vostra supply chain più sicura.
 
Determinate tematiche cruciali saranno più o meno rilevanti per diversi settori o aree geografiche, ma alcuni stratagemmi possono essere utili in quasi tutte le organizzazioni. È importante che i responsabili di acquisti e supply chain agiscano subito: i vertici aziendali non sono mai stati così attenti all'affidabilità delle catene di fornitura, quindi in questo momento bisogna cogliere la preziosa opportunità di mettere in atto dei cambiamenti col sostegno della direzione.