Crescono le aspettative rispetto alla funzione Procurement

Non aspettate il nuovo esercizio finanziario per dare avvio al vostro programma di risparmio.

L′inizio di un nuovo esercizio finanziario può sembrare a molti il momento ideale per avviare un programma di risparmio nell′ambito degli approvvigionamenti, perché rappresenta una data chiara dalla quale è facile calcolare i risparmi conseguiti. Tuttavia, non è facile sincronizzare esattamente questo tipo di progetti con l′esercizio finanziario e spesso è comunque consigliabile cominciare prima possibile.

Chi ha tempo non aspetti tempo

In media, ci vogliono almeno due o tre mesi perché si concretizzino i primi risparmi con questo tipo di programma. Realisticamente, potrebbero volerci addirittura da sei a nove mesi prima che tutti i processi siano stati completati e i risparmi siano visibili. Pertanto, per massimizzare i risparmi annui, il programma dovrebbe cominciare idealmente sei mesi prima dell′inizio dell′esercizio finanziario.

L′importanza di una costante pianificazione delle categorie

Similmente, l′iniziale pianificazione delle categorie dovrebbe cominciare ben prima dell′inizio dell′esercizio finanziario e dovrebbe essere rivista costantemente durante il programma. In questo modo il processo di pianificazione delle categorie smette di essere un′attività della durata di un mese e diventa un processo continuativo nel quale la funzione Procurement può essere flessibile e ritoccare la propria strategia, adattando le azioni richieste durante il programma.

La Brexit e il risultato delle recenti elezioni americane hanno dimostrato ancora una volta la crescente volatilità dei mercati. Inoltre, è ormai risaputo che i rapidi sviluppi informatici possono essere d′aiuto alle aziende, in particolare a quelle del settore dei servizi finanziari. L′impatto di questi sviluppi sulla supply chain è significativo e le aziende devono adattarsi a questi cambiamenti quando si verificano; questo significa che la pianificazione delle categorie deve essere agile ed evolvere in base alle modifiche dei requisiti commerciali.

Disporre di uno strumento di analisi della spesa costantemente aggiornato è il modo migliore per garantire che le funzioni Procurement siano in grado di far fronte a questi cambiamenti. Inoltre, i category manager e i supplier relationship manager dovrebbero monitorare attentamente gli sviluppi del mercato, oltre alla performance dei fornitori attualmente utilizzati, e il loro panorama contrattuale per tenerne debitamente conto nei propri piani per ciascuna categoria.

Monitorare e tracciare i risparmi è fondamentale per avere successo

La maniera migliore per assicurare il successo di un programma di risparmio, oltre a rimanere fedeli ai piani per le categorie, è tracciare i risparmi conseguiti. Se i risparmi non vengono monitorati, si corre il rischio che non vengano riconosciuti ed esiste la possibilità concreta che la funzione Procurement sia incolpata di questo. La funzione Finanza pone sempre la massima attenzione all′impatto del programma sugli utili e questo incoraggia la diffusa tendenza di tracciare i risparmi mensilmente, sulla base di ogni singola transazione.

Il mio consiglio è: non aspettate a dare avvio al vostro programma di risparmio sugli approvvigionamenti. Assicuratevi, però, che i vostri processi di elaborazione della strategia e di pianificazione delle categorie possano adattarsi all′ambiente esterno in costante cambiamento, mentre voi tenete traccia di ogni singolo centesimo che avete permesso all′azienda di risparmiare.

Crescono le aspettative riguardo alla funzione Procurement.

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