Il mio bilancio riflette i risparmi generati attraverso il procurement?

Da tempo la mancanza di sistemi efficaci per registrare e monitorare le riduzioni dei costi di approvvigionamento è fonte di frustrazione per le società di private equity. Una risposta possibile è investire in una piattaforma tecnologica in grado di monitorare le performance singole e a livello di portafoglio, sostiene Declan Feeney di Efficio.

Trovare un modo per ridurre i costi e aumentare la redditività delle società nel proprio portafoglio è un elemento di estremo interesse per le società di private equity, per questo molte di esse sfruttano il procurement per raggiungere i propri obiettivi a livello di risparmi.
 
La spesa per il procurement rappresenta fino al 70% del fatturato nelle aziende manifatturiere e circa il 30% nelle società di servizi. Ciononostante, spesso questa funzione non è perfettamente ottimizzata all’interno della struttura societaria. Di conseguenza i gruppi di private equity vedono importanti opportunità di riduzione dei costi. Identificare le opportunità è relativamente facile, tuttavia assicurarsi che tali risparmi si riflettano nel margine operativo lordo può essere più complesso. Per questa ragione i CEO, i CFO e le società di private equity si concentrano sempre di più sul monitoraggio delle riduzioni di spesa per renderle visibili a bilancio.

Dove sono finiti i miei risparmi?

Secondo uno scenario molto comune, la valutazione delle opportunità permette di evidenziare dei potenziali risparmi e di delineare una strategia al fine di tradurli in realtà. Tutto questo conduce alla definizione di un piano, alla firma dei relativi contratti e all’attuazione del piano stesso, il quale può includere esercizi di razionalizzazione o sostituzione dei fornitori, appalti, negoziati, specifiche nuove o riviste e altro ancora.
 
Alla fine dell’esercizio, però, non è inconsueto registrare un disallineamento tra i risparmi identificati e quelli risultanti dal conto economico. Non è chiaro se i risparmi siano stati raggiunti ma non siano facili da identificare o se non proprio non siano mai esistiti. In entrambi i casi, la frustrazione è evidente sia per la società in portafoglio che per la società di private equity che la detiene.
 
In ultima analisi, i CFO devono essere nella posizione adeguata a estrapolare i risparmi dai budget in modo da aumentare la redditività. Prima di farlo, però, devono essere sicuri del fatto che tali risparmi siano stati effettivamente generati.

Com’è potuto succedere?

Ci sono molte ragioni per le quali i risparmi attesi non trovano effettivamente riscontro nel bilancio. Tra le più comuni, si evidenziano la mancanza del coinvolgimento e del sostegno di tutta l’azienda, l’attuazione inadeguata del piano e la mancanza di compliance da parte dell’azienda. Tutto questo si può tradurre in una “emorragia” che nel tempo erode i risparmi previsti. Se aggiungiamo la mancanza di sistemi efficaci per registrare e monitorare i risparmi, il quadro appare decisamente complesso.
 
È spesso impossibile ottenere uno spaccato unico e preciso dell’efficacia delle iniziative introdotte, della funzione stessa del procurement e dei risparmi eventualmente generati.  Tuttavia, senza tali informazioni è molto difficile prendere provvedimenti tempestivi per fermare questa emorragia e riportare l'azienda sui binari giusti.

Perché i risparmi generati dal procurement sono così difficili da monitorare?

Fino a poco tempo fa il valore strategico apportato dal procurement veniva in ampia misura trascurato. Per questo c’era una grave carenza di soluzioni tecnologiche mirate a monitorare e gestire le iniziative introdotte da tale funzione.
 
Le aziende dovevano invece affidarsi a processi manuali e off-line che richiedevano tanto tempo e tante risorse per sviluppare e aggiornare complessi fogli di calcolo. Di conseguenza, i dati risultavano frammentati, inaffidabili e non molto dettagliati, senza alcuna informazione sui rischi di progetto e sulle iniziative introdotte. In questo contesto era molto difficile quantificare i risparmi e misurare il valore generato dal procurement.
 
I software di project management sono generalmente troppo costosi e complessi per questa finalità. Inoltre, ad oggi esistono pochissime soluzioni sviluppate appositamente per il procurement.
 
Noi di Efficio abbiamo ottenuto risultati importanti grazie a Pulse, un componente autonomo della nostra piattaforma tecnologica eFlow. 

Il beneficio principale delle piattaforme di procurement è probabilmente il livello di visibilità che consentono. Per la prima volta i CEO, i CFO e le società di private equity possono osservare in modo centralizzato tutte le iniziative di procurement lungo l’intero ciclo di vita. Si tratta di un’unica fonte di dati accessibile da un unico luogo.

In tal modo i CFO e le società di private equity hanno una prova del valore generato dalla strategia di procurement e possono verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi in termini di risparmi. Grazie a questo strumento l’azienda ha gli elementi per estrarre i risparmi dai budget in modo sicuro, in modo tale che tali risparmi si riflettano negli utili.

Dal punto di vista del management, ciò permette di identificare tempestivamente i rischi. Ad esempio, la mancanza di conformità in seno all’azienda può mettere a repentaglio gli obiettivi in termini di risparmi. Se il problema viene ignorato, continuerà a erodere i risparmi. Al contrario, un approccio tempestivo permette di affrontare il problema e garantire risparmi sostenibili sul lungo termine. Inoltre, aiuta la dirigenza a capire rapidamente quali iniziative permettono di generare il massimo valore e, di conseguenza, definire le risorse prioritarie. Non ultimo, in questo modo è possibile migliorare il coinvolgimento degli stakeholder. Grazie alla migliore visibilità dei risultati, gli stakeholder possono capire meglio l’impatto di un’iniziativa di procurement e il proprio ruolo in essa, per contribuire ulteriormente a garantire la generazione dei risparmi previsti.

La possibilità del procurement di aggiungere valore strategico e in termini di utili a beneficio dell’azienda è sempre più evidente agli occhi di molti. La capacità, tuttavia, di realizzare tale potenziale è spesso ostacolata dalla mancanza di strumenti efficaci per assicurare che i benefici abbiano un effetto sul margine operativo lordo.

Questo ostacolo è stato abbattuto grazie allo sviluppo di piattaforme di monitoraggio del procurement, applicate con successo da aziende dei più diversi settori. Tali piattaforme stanno trasformando la capacità di molte aziende di monitorare e gestire le principali iniziative di procurement e convertire i risparmi previsti in benefici visibili a livello di margine operativo lordo.