Come generare il massimo valore attraverso il source to pay

Autore: Ben Smerin

Ottimizzando le soluzioni e i processi source to pay (S2P), le aziende possono generare un enorme impatto sul proprio utile, sapendo per cosa viene speso il denaro al momento dell’acquisto e non al momento in cui arrivano le fatture.

Sebbene i risultati siano significativi e i benefici abbiamo implicazioni profonde, molte aziende non sono dotate di un sistema S2P o, anche se lo hanno, non sono in grado di identificarne e sfruttarne i benefici. Le problematiche che le aziende prive di un sistema S2P devono affrontare includonoil difficile controllo del processo di acquisto,l’inefficiente  capacità di elaborazione delle transazioni la carente visibilità della spesa e di metodi di rendicontazione idonei a gestire la base di fornitura esterna e gli stakeholder interni. In queste circostanze le aziende possono avere difficoltà a consolidare i risparmi generati da un’attività di sourcing.

Le aziende che applicano il paradigma S2P e i processi accessori, d’altro canto, sono meglio posizionate per ottenere un vantaggio significativo sulla concorrenza. I potenziali benefici ottenibili includono l’aumento della spesa sotto controllo, una maggiore visibilità della spesa e dei comportamenti di fornitori e stakeholder interni e il controllo completo delle attività, con la conseguente riduzione di rischi o frodi. Quindi che cosa rallenta le aziende?

Un approccio collaborativo al successo

In passato le soluzioni S2P erano considerate troppo costose e complesse da attuare. Il recente consolidamento nel panorama dei fornitori di soluzioni S2P ha portato a prodotti più accessibili, modulari e relativamente semplici da adottare. Lo scenario ideale vede l’allineamento del procurement e della finanza, impegnati insieme nella selezione e applicazione di una soluzione, con il primo che si occupa della spesa interna mentre la seconda elabora le transazioni. Lo scenario più comune, tuttavia, vede la finanza impegnata a selezionare un sistema ERP o un software simile, senza necessariamente coinvolgere il procurement o altri stakeholder di primo piano. Imporre dei sistemi a un’azienda raramente porta i risultati sperati e inevitabilmente conduce a un utilizzo inadeguato.

Il percorso di adozione della soluzione S2P può essere il catalizzatore di un cambiamento interno positivo, dal momento che coinvolge la gran parte delle funzioni aziendali, dal procurement alla finanza a all’IT. Per raggiungere i risultati sperati, tuttavia, è molto importante avere un programma interno per la gestione del cambiamento. Una delle ragioni principali del fallimento di progetti di questo tipo è l’incapacità di promuovere l’utilizzo e comunicare l’importanza del sistema all’interno dell’azienda. Le aziende sono più propense ad adottare una nuova soluzione S2P se il suo uso è intuitivo e adeguatamente integrato nel tessuto aziendale.  

Inoltre, la migliore visibilità della spesa e delle azioni dei fornitori e degli stakeholder interni può servire a stimolare i risparmi, controllare i costi e creare rapporti collaborativi più complessi e innovativi con i fornitori. Le aziende dovrebbero valutare la complessità delle proprie supply chain e i requisiti in termini di interfaccia tecnologica necessaria per gestire meglio la spesa. Anche se la massima attenzione dovrebbe essere riservata ai fornitori con i quali l’azienda spende grandi quantità di denaro, non bisogna trascurare l’ampia e frammentata schiera di fornitori che generano una spesa più ridotta.

Risultati duraturi

Il processo S2P è fondamentale per il corretto funzionamento dell’azienda ma deve essere interpretato come un ciclo continuo di miglioramento. Spesso le aziende introducono dei sistemi e danno per scontato che non ci sia bisogno di fare altro; per contro, la soluzione S2P richiede una costante revisione per poter generare risultati. La tecnologia giusta, applicata correttamente, offre l’opportunità di generare enormi benefici per tutta l’azienda.

Per ulteriori informazioni:

Per sapere come introdurre un sistema S2P nella propria azienda o come ottenere di più da un sistema già in essere, siamo a disposizione all’indirizzo ben.smerin@efficioconsulting.com per valutare le opzioni disponibili.