Sous la pression extrême et les défis communs des 18 derniers mois, les secteurs public, privé et universitaire se sont alliés pour faire face à une myriade de défis très complexes en matière d’achats.
Depuis la nécessité de fournir des EPI dans des délais très serrés, en passant par la mise en place d’un système de test et de traçabilité et jusqu’à l’urgence de mettre en œuvre un programme national de vaccination, des champions du secteur public se sont mobilisés et ont collaboré afin d’offrir les meilleures solutions possibles à un public inquiet, aux responsables politiques et aux dirigeants du monde entier lesquels réclamaient des informations, des fournitures ... et des résultats.
Nous nous sommes entretenus avec trois de ces leaders du secteur public. Ils ont tous trois travaillé sur des projets vitaux avec des déploiements à grande échelle et des délais d’exécution extrêmement serrés. Ces entretiens nous montrent comme le secteur public s’est mobilisé pour relever le défi. Chacune de ces trois initiatives a permis de dégager des enseignements clés que les équipes chargées des achats devraient s’efforcer d’intégrer et dont elles devraient s’inspirer pour l’avenir, tant en termes de défis que de succès.
Parmi ces leaders figurent Gary Horsfield, CCO, en charge des EPI pour le département Santé et services sociaux du NHS ; Jacqui Rock, CCO pour le projet Test and Trace du NHS ; et Ruth Todd, décorée de l’Ordre de l’Empire britannique (CBE), ancienne directrice du programme UK Vaccine Taskforce (VTF).
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MAÎTRISER UNE CRISE DES EPI GRÂCE À UNE SOLIDE GESTION DES CATÉGORIES
L’un des premiers défis auxquels le secteur public a été confronté en 2020 a été l’acquisition et la distribution d’équipements de protection individuelle (EPI) pour le secteur sanitaire et social. Depuis le début de la pandémie, 32 milliards d’articles EPI ont été achetés et 8 milliards ont été livrés sur 58 000 sites du Royaume-Uni.
La logistique à elle seule représentait un défi de taille. "À l’époque, la plupart des approvisionnements se faisaient sur le marché mondial," explique Gary Horsfield. Les pénuries étaient inévitables et les relations tendues. Le secteur public s’est engagé à créer, au sein du Royaume-Uni, des capacités de fabrication à hauteur de 70 % des besoins d’ici la fin de l’année. Il s’agissait d’un objectif ambitieux, dans la mesure où le Royaume-Uni en assurait jusqu’à présent moins de 1 %.
L’approche adoptée par le secteur public pour créer une capacité de fabrication d’EPI à partir de rien est tout simplement stupéfiante. C’est aussi un cours magistral en termes de gestion efficace des catégories. En segmentant les dépenses estimées en catégories de produits connexes, les équipes ont pu se concentrer sur les opportunités nationales permettant de consolider et d’optimiser la fourniture d’EPI au Royaume-Uni, créant ainsi environ 2 500 emplois.
Les équipes des achats peuvent s’inspirer de ce succès en affinant leur stratégie de gestion des catégories , ce qui leur permettra de négocier à leur avantage et de gérer les fournisseurs en fonction des objectifs généraux de l’entreprise. Jacqui Rock, du programme NHS Test and Trace, souligne également l’importance de continuer à alimenter en permanence la gestion des catégories. Elle précise : "Au Royaume-Uni, nous avons beaucoup appris du parcours de la supply chain des EPI, notamment en ce qui concerne les exigences, la modélisation, les prévisions et le stockage. Plus important, nous avons dû développer un haut niveau de confiance avec nos fournisseurs, dans le cadre d’un projet qui évoluait 24 heures sur 24. Nous devions nous assurer que les équipes nous faisaient confiance et que la collaboration était au rendez-vous. J’ai veillé à ce que tous ces enseignements soient intégrés à nos stratégies de catégories."
L'une des choses dont je suis le plus fier c'est la façon dont nous avons réussi à réunir tous ces groupes différents
"Un modèle opérationnel a été mis en place en deux semaines ; dans des circonstances normales, cela prend généralement un an, mais cela montre à quel point il est possible d'accomplir rapidement l'inimaginable en temps de crise.
TEST AND TRACE : CONSTRUIRE UNE ORGANISATION DE LA TAILLE DE SAINSBURY’S EN QUATRE MOIS
Les données et la confiance sont des éléments essentiels du travail de toute équipe d’achats. Celle-ci s’efforce de démontrer la valeur et de réaliser des économies dans toutes les fonctions de l’organisation. Dans le contexte de la pandémie, il est devenu encore plus important de pouvoir justifier les dépenses et les décisions relatives aux fournisseurs.
"Il est de ma responsabilité de m’assurer que chaque centime de dépense publique est comptabilisé, justifié, a obtenu la bonne voie d’accès au marché et a été utilisé de manière conforme", explique Jacqui Rock, du programme NHS Test and Trace. "Il ne s’agit pas uniquement d’une intervention du gouvernement - chaque fournisseur doit être engagé et avoir de bons contrats, tout doit être acheté et les contrats sont essentiels pour que chacun comprenne son rôle." Les équipes des achats doivent prêter une attention particulière aux données dont elles disposent sur les fournisseurs afin de comprendre exactement comment leur argent est dépensé.
Jacqui souligne l’importance de comprendre les données et de travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs en développant un modèle opérationnel robuste. Avec seulement quatre mois pour construire une organisation similaire en taille et en complexité à celle de Sainsbury’s (grande chaine de supermarché britannique, NDLR), il y avait forcément des obstacles importants.
Lors d’une rapide montée en puissance, il est essentiel d’examiner les données pour éclairer les décisions sur le mode de fonctionnement de l’organisation et le modèle à adopter. Pour Jacqui, il était important de consulter les données pour savoir ce qui avait été dépensé, avec quels fournisseurs et pour quelle voie d’accès au marché. "Nous avons utilisé les données pour justifier chaque étape du projet", commente Jacqui.
"Un modèle opérationnel a été mis en place en deux semaines. En temps normal, un tel travail prend généralement un an. Cela montre à quel point il est possible d’accomplir l’inimaginable en temps de crise", constate Jacqui.
GÉRER LES RISQUES LORSQUE LA SANTÉ EST EN JEU
La gestion des risques revêt une toute nouvelle importance pour les équipes chargées des achats lorsqu’il s’agit de projets où des vies sont en jeu - en particulier à un moment où des facteurs externes influent sur les perturbations de la supply chain. Cette réalité s’est avérée particulièrement évidente lors de la recherche de vaccins viables et d’une garantie d’approvisionnement suffisant. L’identification et la gestion des risques, avant qu’ils ne représentent une menace, ont constitué une partie essentielle du travail entrepris par Ruth Todd dans le cadre du groupe de travail britannique sur les vaccins (VTF).
Ruth souligne qu’au moment de la création des contrats, les vaccins n’avaient pas encore fait la preuve de leur efficacité. L’équipe des achats du VTF a dû à la fois évaluer l’efficacité des différents fournisseurs de vaccins et gérer les complexités propres aux achats, telles que les règlementations et l’approvisionnement.
"Nous avons réuni un groupe de scientifiques, de spécialistes de l’industrie et d’universitaires. Ils ont examiné chacun des ensembles de données qui arrivaient, pour chacune des plateformes de vaccins et pour les fournisseurs qui les développaient", explique Ruth. Cette diligence raisonnable a été cruciale lors de la phase initiale des contrats à l’été 2020. "Nous avons pris de l’avance ; notre tactique consistait à mettre en place le contrat, mais ce n’est pas parce que vous mettez un contrat en place que vous obtenez un vaccin. Nous avions une équipe vraiment performante pour travailler en collaboration avec la supply chain. "
En ce qui concerne les risques de la supply chain, " nous avons réalisé un gros travail de gestion des risques", précise Ruth. "Nous avons appris à cartographier les chaînes d’approvisionnement afin d’anticiper les pénuries. Ensuite, nous avons étudié toutes les solutions possibles, qu’elles soient ministérielles, diplomatiques ou qu’elles passent par nos contrats avec le secteur pharmaceutique." La planification de tous les scénarios a permis à l’équipe des achats de mettre en évidence les points de blocage de la supply chain et de trouver des solutions, afin que la mise en œuvre se déroule le mieux possible.
Aujourd’hui, Ruth attribue la réussite du projet aux connaissances de l’équipe du VTF, composée de représentants de l’industrie pharmaceutique, du gouvernement, d’entrepreneurs et de scientifiques, mais aussi à la réactivité de leur supply chain. "Nous avons travaillé en collaboration, dirigé cette supply chain, établi des relations et résolu les problèmes ensemble, mais ce sont les fournisseurs qui en fin de compte ont réellement fait en sorte que tout se passe bien", constate Ruth.
"Le résultat que nous avons réussi à obtenir au Royaume-Uni est le fruit du travail de tous ces fournisseurs. Tous les efforts de ces personnes au sein de l’industrie pharmaceutique et au sein du groupe de travail ont abouti au résultat très humain de voir nos mères et nos pères se faire vacciner. "
Pour établir ces relations et ces supply chains, l’équipe du VTF a dû instaurer la confiance à chaque étape du processus, en donnant aux fournisseurs confiance en eux et en la capacité du gouvernement britannique à assurer les vaccinations. Et tout ceci a découlé d’une mission et d’une vision claires, ainsi que de la transparence de la collaboration. "La clarté de l’objectif était essentielle, de même que la responsabilisation. Chacun savait exactement ce qu’il devait faire. Aucune supervision n’était nécessaire."
La planification de chaque scénario a permis à l'équipe chargée des achats de mettre en évidence les points de blocage de la supply chain et de trouver des solutions, afin que la mise en œuvre se déroule le mieux possible.
MOBILISATION DU SECTEUR PUBLIC : CONSTITUER UNE ÉQUIPE DE REPRÉSENTANTS DU GOUVERNEMENT ET DE L’INDUSTRIE
L’élément le plus crucial de ces 18 derniers mois pour le secteur public a été la transparence et la collaboration avec les secteurs privé et universitaire pour obtenir des résultats probants. La pandémie a exigé que "tout le monde soit sur le pont" pour trouver des solutions. Il y a eu une collaboration entre les différents secteurs d’activité, ce qui a été déterminant pour la réussite de ces initiatives. " L’une des choses dont je suis le plus fier... est la façon dont nous avons rassemblé les différents groupes", précise Gary Horsfield, en référence au programme des EPI. "Nous avons eu des gens du gouvernement central et du NHS (système de santé britannique, NLDR), du DHSC, de différentes sociétés de conseil. L’une des choses que nous avons faites a été d’obtenir le meilleur de chacun d’eux. "
Jacqui Rock souligne quant à elle l’ampleur de la collaboration requise pour le projet Test and Trace. 'Si l’on considère toutes les personnes impliquées, de moi-même aux personnes présentes dans les centres de test, en passant par les personnes qui travaillent dans les laboratoires et les techniciens qui créent l’application, cinquante mille personnes travaillent pour Test and Trace, ce qui est beaucoup." Pour collaborer efficacement, Jacqui souligne l’importance de développer continuellement la confiance et d’établir des partenariats productifs avec les principaux fournisseurs.
La collaboration a également permis à d’autres programmes, tels que Test and Trace et VTF qui se sont concentrés sur le défi monumental du sourcing d’un tout nouveau vaccin pour des millions de gens, de tirer les leçons de ces succès et de ces défis. "Il n’y a aucun héroïsme à réinventer la roue », estime Gary. « L’accomplissement réside dans l’obtention de résultats, et si quelqu’un vous a déjà montré comment faire, il n’est pas nécessaire de faire différemment."
À titre d’exemple, pour le VTF, Ruth Todd explique le défi que représentaient les différents éléments du déploiement. "Nous avons été actifs, parallèlement au développement des vaccins, pour déterminer où nous avions des capacités", explique Ruth. " La différence pour le VTF est que, comme nous étions une équipe diversifiée, si nous voulions un ensemble de compétences, nous devions le trouver dans l’équipe. Soit en travaillant directement, soit en travaillant en partenariat avec d’autres entreprises extérieures. Quel que soit ce que nous devions faire, nous avons trouvé un moyen de le faire, et nous avons été proactifs dans nos achats."
FOURNIR DES SOLUTIONS QUI CHANGENT LA VIE GRÂCE À LA FONCTION ACHATS
Il ne fait aucun doute que la fonction achats a connu une période sans précédent, mais il a également été encourageant de voir comment, au Royaume-Uni, les organisations du secteur public se sont associées pour mettre en œuvre des programmes qui ont changé et sauvé des vies.
À partir de cette réponse du secteur public, quelles leçons, applicables à leurs opérations quotidiennes, les équipes des achats peuvent-elles tirer ?
Soyez ouvert à la collaboration avec des personnes extérieures à votre secteur d’activité
Les projets du secteur public de ces deux dernières années ont montré que travailler avec une équipe large et variée permet d’obtenir de meilleurs résultats, que ce soit avec vos fournisseurs ou en développant des relations de collaboration avec d’autres fonctions au sein de l’entreprise.
Dans le cas du VTF, le succès du projet est dû au niveau de collaboration de ce que Ruth Todd appelle une "équipe arc-en-ciel". Comme le dit Ruth, "nous avions des industriels, des consultants, des entrepreneurs, des fonctionnaires. Si nous voulions un ensemble de compétences, nous les intégrions à l’équipe, soit en travaillant directement, soit en partenariat avec des entreprises externes. C’est assez inédit dans les projets du secteur public. Quel que soit ce que nous devions faire, nous avons trouvé un moyen de le faire, et nous avons été proactifs dans nos achats"
Soyez agile et apprenez à travailler rapidement
Travailler avec des équipes diversifiées apporte un ensemble de compétences plus large dans les projets, ce qui permet de pivoter rapidement lorsque des facteurs externes l’exigent. Tous les projets présentés dans cet article sont caractérisés par l’urgence, ce qui est inhabituel dans le secteur public. Comme le souligne Jacqui Rock, la rapidité a été le facteur clé pour faire décoller le programme Test and Trace en moins de quatre mois. Pour y parvenir, il fallait un plan basé sur des connaissances et un réseau de partenaires de confiance.
Développer la confiance grâce aux données
Pour instaurer la confiance au sein de votre réseau de partenaires, vous devez utiliser les données afin d’orienter les décisions d’achat. Une approche axée sur les données vous aide à établir des relations productives et de confiance avec vos fournisseurs, mais aussi à justifier les processus de prise de décision auprès de l’ensemble de l’organisation.
Affinez votre gestion des catégories
Une compréhension globale des dépenses réalisées auprès des différents fournisseurs, segmentées par similarité ou pertinence, vous permet de mieux négocier et, le cas échéant, de regrouper les dépenses.
Cartographier les risques de la supply chain
La gestion des risques est une responsabilité essentielle pour toute équipe chargée des achats. La réponse du secteur public britannique nous a appris comment identifier les risques de manière proactive et préparer des solutions avant que les risques ne se transforment en menaces.