Vos solutions technologiques achats sont-elles adaptées à vos besoins ?

Développer une solution technologique sur mesure est plus réalisable que jamais grâce à la baisse des coûts de développement technique.

L’utilisation de solutions technologiques fait partie du quotidien dans les achats. Mais les solutions – telles que les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou des outils d’appels d’offres spécifiques aux achats – peuvent apporter des bienfaits discutables. Des fonctionnalités puissantes ou la standardisation s’accompagnent souvent d’un manque de maniabilité ou de granularité.

Voici les trois compromis traditionnellement associés aux solutions technologiques.

1. Des systèmes rigides

Une étude récente conduite chez un client par Efficio a montré que les membres des équipes achats passent jusqu’à 40% de leur temps à gérer les systèmes – pour entrer ou extraire des données et s’assurer de leur conformité. Une part importante de ce temps est dépensé parce que « le système le requérait » plutôt que pour générer le moindre bénéfice. Cela est souvent dû à la rigidité des systèmes, à tel point que le besoin initial de l’entreprise est oublié ou négligé.

2. Des solutions universelles

Les entreprises de technologie sont souvent focalisées sur le produit. Des quantités énormes de temps, d’argent et d’efforts sont engloutis par le développement et le redéveloppement de leurs solutions. L’argumentaire de vente a beau souligner le fait que les outils sont configurables, l’accent est mis sur la manière dont une organisation peut s’adapter à un outil ou un produit et non pas comment un outil ou un produit peut s’adapter à l’organisation.

3. Des capacités de reporting limitées

Les outils technologiques hautement structurés, conçus pour s’intégrer à un système ERP ou peer-to-peer (P2P), se concentrent souvent sur la procédure et la gouvernance. Ils collectent aussi souvent les données dans le format requis par le département financier.

Bien que cela soit valide et nécessaire, cela peut impliquer que les capacités de reporting et l’utilité opérationnelle de l’outil pour la prise de décision peuvent être limités. Les décisions d’achats nécessitent des données à un niveau de détail différent des finances. Pour permettre une meilleure prise de décision, les données doivent être disponible immédiatement, et non pas à des échéances dictées par le cycle des rapports financiers.

Pour contourner ce problème, les directeurs achats se détournent souvent des rapports fournis par le système. Ils demandent à leurs équipes de trouver des solutions, ou de construire des feuilles de calcul complexes et une pléthore de présentations PowerPoint. Néanmoins cela amène d’autres défis :

• Excel est local – souvent stocké sur les ordinateurs ou sur un dossier partagé mal tenu – et il est difficile d’avoir plusieurs personnes qui contribuent sur la même feuille de calcul, ce qui rend son utilisation pour un reporting en direct difficile.

• PowerPoint est un excellent outil pour les présentations, mais représente un « instant T ». Les données changent rapidement et la présentation devient obsolète, ce qui signifie que la prise de décision est compromise ou bien que beaucoup de temps est perdu pour mettre à jour les rapports périodiquement.

Solutions sur-mesure

Malgré les trois défis mentionnés ci-dessus, les solutions technologiques sur-mesure deviennent de plus en plus courantes.

Ces dernières années, les logiciels open-source, les nouvelles approches de développement et la montée du cloud computing ont fait chuter les coûts de développement des solutions technologiques. Les applications web et les outils en ligne qui étaient autrefois excessivement chers pour les budgets des départements achats sont désormais tout à fait accessibles.

Cela signifie que les équipes achats peuvent accéder à des solutions sur mesure ou fortement personnalisées qui répondent précisément à leurs besoins, plutôt que d’aménager coûteusement une solution universelle.

Efficio a récemment aidé des clients à mettre en place des applications de gestion des contrats complexes, des outils d’appels d’offres en ligne plus simples et des tableaux de bords d’analyse automatisés. L’approche peut également être appliquée pour suivre les mesures de performance, comprendre les dépenses, ou structurer la gestion des fournisseurs.
Les entreprises qui sont réticentes à approuver une dépense pour un nouveau logiciel doivent garder à l’esprit que les biens et services externes peuvent représenter les deux tiers des coûts de l’entreprise. Un investissement modéré dans la bonne technologie et les processus d’accompagnement peuvent offrir des retours sur investissements très élevés.

Auteurs : Dan Peck, Manager à Efficio