Ce que Neil Sedaka peut nous apprendre sur les séparations commerciales

L’article suivant a été écrit par James Cunningham, directeur d’Efficio, et a été publié dans Supply Management. 

Comment réussir une séparation commerciale?

En 2008, la crise financière mondiale figurait parmi les principaux sujets de préoccupation. Depuis, la pression sur les institutions financières pour réduire leurs opérations n'a pas cessé.

Des filiales ont été abandonnées, les banques nationalisées ont été cantonnées et une multitude d'employés du secteur de la finance ont été doucement persuadés qu’ils devaient chercher quelque chose de plus sûr.

Mais comment faire en sorte que tout ceci se produise ? Pour beaucoup, le secret d’une séparation réussie est un « nouveau départ » qui, dans la pratique, se traduit par une transformation des achats insufflée par le haut.

Ceci est dû au fait que les institutions financières sont fortement dépendantes de leur supply chain pour assurer leurs prestations de services au quotidien auprès des clients. Certaines activités sont plus visibles, comme la gestion des espèces et le marketing au point de vente, tandis que d'autres sont moins visibles, comme l’informatique et la technologie utilisées pour soutenir les activités de la banque.

Gérer la chaîne d’approvisionnement pour gérer les risques

La banque peut se retrouver face à un risque important pour ses opérations quotidiennes si la supply chain n'est pas gérée de manière proactive. Ce risque est considérablement accru lors d'une séparation commerciale car la chaîne d'approvisionnement va devoir accepter de nouvelles modalités et conditions requises par la banque. Dans certain cas, la banque peut être amenée à racheter des services de l’unité commerciale récemment vendue et cela devra être précisé dans un contrat. Autrement dit, dans ce divorce, vous pouvez vous retrouver à dire au revoir au partenaire qui a les clefs de voiture et qui paye les factures, comment alors se rendre au travail et garder la lumière allumée ?

La nécessité de coopération

Comme dans toutes les séparations, le processus est complexe et demande une contribution importante de la part de différentes équipes qui doivent travailler ensemble. Ce qui signifie que les équipes financières, l’informatique, la trésorerie, et les achats doivent se retrouver autour d’une table pendant une période particulièrement tendue. Ces équipes sont souvent soumises à une pression supplémentaire de la part des parties prenantes externes pour gérer la séparation tout en continuant les affaires courantes ou pour faciliter une vente commerciale en même temps tout en maximisant le rendement de la banque. Ce qui n’est pas une mince affaire.

Séparer les infrastructures

Outre le risque contractuel, il est souvent nécessaire de séparer également les infrastructures (par exemple, informatique et immobilier), ce qui peut être une activité très complexe et chronophage, qui présente ainsi des risques importants pour l'ensemble de l'opération si elle est mal gérée.

Le rôle des achats

Le rôle des achats est de gérer ces risques dès le début, c'est-à-dire lors des discussions stratégiques concernant la séparation : l'acquéreur potentiel a besoin d’être sûr que la supply chain existante et les contrats tiers associés assureront la continuité des services à l'entité vendue, au moins à court et à moyen terme, pendant que les entreprises se divisent.

Le rôle des achats consiste à collecter les informations contractuelles existantes, à collaborer avec le département juridique et les autres pour définir un modèle contractuel postérieur à la séparation qui permettra d’assurer la continuité du service et mener des négociations avec les fournisseurs afin de créer le paysage contractuel futur et définir la prestation de services future.

Cela commence par l'identification et la documentation de tous les contrats impactés par la séparation. Cette étape est plus difficile qu'il n'y paraît, car la base de données des contrats d'achat est rarement à jour ou manque d’informations. De nombreux contrats ont expiré et aucune extension n'a été mise en place, les copies papier sont souvent cachées dans le classeur de l'acheteur et, dans certains cas, le contrat n'est pas du tout détenu par les achats mais par l'utilisateur final dans l'entreprise.

Avec des marchés difficiles et des perspectives globales incertaines, il est de plus en plus important d'avoir un plan clair pour régler efficacement les problèmes de séparation des contrats. Ce n'est qu'alors que la continuité et la stabilité pourront être assurées, alors même que ces deux éléments sont essentiels dans le secteur des services financiers.