Repositionnement de la fonction achats: Avoir un impact

Outre sa capacité à générer des gains rapides pour l'entreprise, un nouveau responsable des achats doit instaurer les fondements d'un succès à long terme dès son arrivée en poste.

Tout directeur des achats fraîchement nommé se doit de produire un impact immédiat. La méthode employée dépend des priorités de l'entreprise et de toutes les mesures précises qui ont été adoptées par le passé. Dans la majorité des cas, elle consiste à combiner la réalisation d'économies immédiates et la prise de mesures rapides visant à garantir le succès à long terme de la fonction achats.

Repositionnement de la fonction achats

La première chose à faire pour un nouveau responsable des achats est d'évaluer la qualité de l'interface entre le service achats et le reste de l'entreprise, et de s'assurer que la structure de l'équipe reflète l'activité desservie. Dans la pratique, cela consiste à bien appréhender le positionnement des principaux centres d'activité et à structurer l'équipe responsable des achats pour qu'elle y trouve sa place.

L'objectif est de fournir aux principaux intervenants un point de contact unique lorsqu'ils ont besoin d'aide en matière d'achats. Si la fonction achats est considérée comme facilement abordable, il y a de meilleures chances que les autres parties prenantes s'adressent à elle. 

Il peut être intéressant de sonder les autres parties de l'entreprise pour évaluer la façon dont la fonction achats est perçue à un instant T. Si l'impression ressentie est favorable, l'accent peut être mis sur la compréhension des plans actuels et futurs. Dans le cas contraire, mieux vaudra sans doute miser sur l'alignement des attentes. 

Dans le cadre du repositionnement de la fonction achats par le CPO au cours de ses premiers jours de présence, une étape cruciale consiste à rencontrer individuellement tous les membres de la direction. Même si certaines de ces réunions sont courtes, elles peuvent servir à définir des orientations, pour vous-même et pour votre fonction, en montrant votre capacité à vous impliquer dès le départ dans un projet d'avenir, de manière à insuffler une dynamique. Pour aller encore plus loin dans ce sens, il est de bonne pratique pour le responsable des achats, ou pour les membres de son équipe, d'assister aux réunions de la direction opérationnelle afin d'identifier et de présenter la manière dont la fonction achats est susceptible de s'impliquer.

Un jeu d'équipe

La destinée de tout responsable des achats est intimement liée à la qualité de son équipe. Compte tenu du temps nécessaire à la composition d'une équipe de taille et de capacité adéquates, certaines mesures doivent être adoptées le plus tôt possible. Un long délai (pouvant aller jusqu'à 12 mois) est souvent nécessaire pour améliorer les rendements faibles, recruter et intégrer de nouveaux talents, ou former et reclasser les individus. Tout retard dans ce domaine ne fera que différer le moment où vous serez susceptible d'observer un retour sur ces activités.

L'une des premières tâches consistera à déterminer qui, dans l'équipe actuelle, est à même d'ajouter de la valeur sur le long terme. Pour les personnes qui ne répondent pas à ce profil, il est essentiel de débuter et gérer la phase de reclassement aussi rapidement que possible. Si vous avez besoin de recruter de nouveaux collaborateurs, définissez clairement les exigences du poste et organisez l'embauche au plus tôt. Envisagez également des moyens d'accélérer la procédure d'intégration des nouveaux employés afin qu'ils produisent rapidement leurs talents au sein de l'équipe.

Il est, de même, tout aussi important de veiller à ce que l'action de l'équipe soit en phase avec une stratégie commune. Il faut exprimer clairement les priorités, qu'il s'agisse de réduire les coûts, d'accroître la valeur ou de réduire au minimum les risques fournisseurs, et orienter les objectifs personnels des individus de sorte qu'ils soutiennent cette stratégie. Si leur mission consiste à réaliser des économies, il convient de rémunérer leurs efforts en conséquence.

Tout au long de cette progression, il est essentiel d'informer l'équipe de ce qui se passe et pourquoi, afin d'éviter qu'une période de changement ne se traduise par des incertitudes et de la négativité. La tenue d'une réunion hebdomadaire au cours de laquelle l'équipe peut prendre connaissance des plans et exprimer ses réserves est un bon moyen d'assurer que tout le monde reste soudé, au lieu de se fier à des rumeurs. 

Visibilité

L'un des moyens par lesquels un directeur de achats peut obtenir de façon relativement aisée des gains rapides consiste à se positionner en tant que source d'informations et de connaissances approfondies pour l'entreprise. Une première étape évidente est d'assurer la visibilité des dépenses : déterminer les sommes dépensées par la partie commerciale, identifier les fournisseurs associés à chaque domaine et établir un pipeline des contrats pour anticiper ceux qui arrivent à échéance. Les responsables des achats et les commerciaux pourront ainsi focaliser leur action sur les domaines vitaux, ou ceux qui génèrent le plus d'économies, en redéployant les ressources en conséquence. 

Une autre manière d'établir sa crédibilité dès le départ est de bâtir un pipeline d'initiatives par catégorie comportant des estimations des dépenses et des économies, si possible pour chaque unité d'activité, et en incluant d'autres domaines tels que la nature de la dépense (par exemple, les dépenses de fonctionnement par rapport aux dépenses en capitaux). Cette procédure doit aller de pair avec la mise en place d'un ensemble d'indicateurs de performance clés plus étendu en matière d'achats, qui prenne en compte les objectifs dévolus à la fonction achats et les méthodes envisagées pour y parvenir. Cette transparence implique une responsabilisation plus grande de la fonction, qui peut se traduire par une demande accrue et plus rapide en faveur de ses services, mais aussi une plus grande confiance de la part des dirigeants. 

Génération d'économies

Pour autant, le progrès le plus rapidement visible de la part d'un nouveau directeur des achats CPO dépend de sa capacité à dégager des économies. Un moyen facile de débuter ce travail est d'examiner la demande en cours. Cette étape ne nécessite d'ailleurs même pas de mobiliser les fournisseurs : le simple calcul du nombre de licences logicielles que vous possédez est un bon exemple de poste comptable souvent négligé lors des réductions d'effectifs. 

Une autre étape consiste à mettre en place un bureau responsable des achats chargé de contrôler l'origine des dépenses, en exigeant que toute acquisition de catégories indirectes transite par le service achats et soit assujettie à une liste de fournisseurs agréés. Outre le fait que ce bureau pourra certifier la conformité et contrôler les exceptions éventuelles, il aura pour prérogative immédiate de réduire les dépenses imprévues.

Ce sera également une bonne occasion de réfléchir aux avantages pouvant être obtenus de la part des fournisseurs attitrés. À titre d'exemple, certains fournisseurs implantés dans des zones où le coût du capital est élevé seront souvent disposés à proposer des remises en échange de paiements anticipés, ce qui est tout à fait concevable si l'entreprise ne rencontre aucun problème de trésorerie. Il est également intéressant de s'intéresser de près aux remises en volume. Certains contrats les mentionnent, mais il arrive occasionnellement qu'elles ne soient pas perçues.

En identifiant leur existence et en déterminant si elles ont été réglées ou non, il devient possible de dégager un revenu significatif en se contentant de réclamer ce qui est contractuellement dû.

Il existe encore d'autres domaines dans lesquels les CPO peuvent rechercher des économies sans causer de disruptions trop importantes. Prenons le cas de l'audit de facturation. Certaines entreprises peuvent venir vérifier, souvent sous un arrangement « sans gains, sans frais » que les fournisseurs ont facturé les bons montants, et leur réclamer les manques à gagner éventuels. Un autre axe de recherche concerne l'existence possible de contrats multiples avec un même fournisseur. Dans certains cas, notamment lorsque la croissance d'une entreprise résulte d'une acquisition, il peut exister plusieurs contrats pour des produits et services similaires, ce qui signifie que l'entreprise ne bénéficie pas pleinement de son pouvoir d'achat. Certaines entreprises choisissent au contraire d'incorporer l'intégralité de leurs exigences au sein d'un accord étendu unique. 
 

Communiquez avec vos fournisseurs

En dernier lieu, il faudra convoquer les plus importants fournisseurs et réfléchir avec eux aux moyens d'éliminer les coûts dans la relation. Il se peut qu'ils trouvent des voies encore inexplorées pour livrer leurs produits ou services plus efficacement, en débouchant au final sur une baisse du prix d'achat côté client. Ces discussions permettront par ailleurs de vérifier que les fournisseurs sont informés de la présence d'un nouveau point de contact, et préparera le terrain pour les futures négociations de collaboration bipartite. 

La connaissance qu'a un responsable des achats des étapes nécessaires pour prendre un bon départ peut ouvrir la voie de la réussite future, grâce à la mise en place d'une structure d'approvisionnement qui positionne le service achats au cœur de l'activité, tout en produisant des économies dès la phase initiale.