Comment changer la perception de la fonction achats

Dans une série de trois articles publiés sur son site américain, le cabinet mondial de conseil en services achats Efficio évoque la problématique de « collaboration avec la fonction achats », notamment au travers des avantages liés à l'utilisation des technologies du point de vue à la fois des fournisseurs, des clients et des autres parties prenantes impliquées.

Lors d'une récente enquête intitulée « Fonction achats 2025 : la transformation numérique améliore-t-elle l'efficacité des achats ? », menée par Efficio en collaboration avec l'Université de Cranfield, 225 responsables des achats professionnels à travers le monde ont été invités à exprimer leur opinion sur la numérisation du secteur achats et l'impact de celle-ci sur leur entreprise. Parmi les réponses recueillies, certaines indiquent globalement que si les technologies autorisent une prise de décisions en matière de gestion des achats davantage axées sur les données, les plus importants obstacles à la mise en œuvre complète de ces initiatives sont la pénurie de talents et le faible soutien de la part des fournisseurs. Les résultats suggèrent également que les entreprises n'ont pas l'impression de retirer pleinement les bénéfices des technologies existantes, et préfèrent en améliorer l'usage plutôt que d'investir dans de nouvelles solutions.

En guise de réponse, les trois articles d'Efficio expliquent comment garantir un retour positif sur l'investissement technologique, exploiter les outils pour établir des relations stratégiques avec les fournisseurs et, au bout du compte, créer une expérience plus positive dans les interactions avec la fonction achats.

Les technologies ne peuvent pas résoudre le problème à elles seules

Le sondage montre que l'objectif le plus populaire dans le domaine de la fonction achats en 2018 concerne la transformation des processus par des moyens technologiques, mais il révèle également que 82 % des entreprises interrogées souhaitent davantage faire un meilleur usage des technologies existantes qu'en acquérir de nouvelles. Il semblerait donc que les technologies n'aient tenu leurs promesses ni dans leur réponse aux attentes, ni en termes de retour sur investissement.

L'article énonce les suggestions faites par Efficio aux organisations pour aborder cette question. Il insiste sur le fait que la technologie ne saurait, à elle seule, venir à bout de toutes les problématiques rencontrées par une entreprise : « Les entreprises ont souvent tendance à s'imaginer que la technologie est capable à elle seule de résoudre tous leurs problèmes, sans se préoccuper des autres changements qui s'imposent en parallèle pour atteindre un résultat optimal ».

En fait, bien que l'enquête confirme la capacité des nouvelles technologies à générer une intense activité en termes de numérisation et ce, indépendamment de la présence ou non de procédures adéquates en ce sens, Efficio conseille de commencer par évaluer les processus qui seront nécessaires pour transformer vos technologies en source d'avantages. Il est donc important que vous consacriez un peu de temps en amont à la définition claire de vos attentes.

Par ailleurs, posez-vous cette question : quelles vont être les compétences nécessaires pour mettre en place ces technologies ? Près des trois quarts (72 %) des participants estiment en effet que le manque de compétences est le principal inhibiteur de la capacité des technologies à répondre aux attentes. Là encore, Efficio insiste sur l'importance d'anticiper la mutation des rôles que joueront vos employés après la mise en œuvre des nouvelles technologies, et de procéder aux recrutements ou mises à niveau qui s'imposent, en prenant également en compte la génération de valeur à plus longue échéance.

Une partie de cette valeur réside dans la capacité à impliquer les fournisseurs dans la résolution des problèmes. « Les fonctions achats passent souvent à côté de la valeur produite par les technologies, tout simplement parce qu'elles tentent de concevoir les outils par elles-mêmes au lieu de puiser dans l'énorme champ d'innovation qui inonde le marché jour après jour, le plus souvent à la faveur de petites start-ups », avance Efficio. Pour consulter l'ensemble de l'étude, cliquez ici. Dans la deuxième partie,

Exploitation des technologies au profit des relations avec les fournisseurs stratégiques

Efficio examine les raisons pour lesquelles les deux tiers (64 %) des responsables interrogés estiment que les relations avec les fournisseurs stratégiques gagneront en importance à mesure que les entreprises chercheront à atteindre leurs objectifs futurs, alors que seulement la moitié (52 %) d'entre elles ont officiellement désigné ces fournisseurs.

Ce décalage, explique l'article, indique qu'en dépit du consensus sur la valeur de la relation avec les fournisseurs stratégiques, de nombreuses entreprises n'ont pas encore déterminé à quoi s'apparentait ce type de fournisseur pour leur organisation, et encore moins dans quelle mesure les technologies pouvaient contribuer à développer de telles relations. L'article décrit les caractéristiques de ce à quoi un partenariat stratégique pourrait ressembler, puis les compare aux résultats de l'enquête. Il explique ensuite la manière dont une entreprise peut faciliter la circulation de l'information en interne et avec ses fournisseurs, et comment exploiter les technologies pour améliorer les relations avec les fournisseurs stratégiques, afin de mieux les armer pour commercer avec vous. Vous pourrez prendre connaissance de tous les détails ici.

Enfin, la discussion se penche sur le sacro-sainte question de savoir :

Comment mettre la technologie au service d'une expérience plus positive dans les interactions avec la fonction achats

Les responsables de service achats citent souvent le manque d'engagement de la part des autres branches de l'entreprise comme l'un des principaux obstacles à la création de valeur au sein de leur organisation. L'article évoque les raisons pour lesquelles certains responsables adoptent cette attitude et engagent des relations et des discussions avec les fournisseurs sans impliquer le service achats.

À la question de savoir quelles seront leurs priorités stratégiques pour les cinq années à venir, les responsables des achats citent en premier lieu l'amélioration de l'expérience client, deux répondants sur cinq (40 %) classant par ailleurs cet enjeu parmi leurs trois priorités. À cet égard, le sondage n'a rien de surprenant. Efficio s'intéresse donc davantage aux raisons pour lesquelles les services achats peinent encore à offrir la même facilité d'utilisation et la même expérience personnalisée que les achats domestiques. La conclusion est que parmi les orientations visant à améliorer l'expérience utilisateur dans le domaine des achats, le renforcement de la capacité de libre-service au sein de l'entreprise permettrait de mieux répondre aux besoins rencontrés par cette fonction. Lisez l'argumentaire complet ici.

Ces trois publications examinent la fonction achats depuis une perspective extérieure, en ce sens qu'elles invitent à abandonner la vision classique qu'ont les parties prenantes de cette activité pour la considérer davantage comme une source de connaissances approfondies.