Les responsables achats se sentiraient-ils abandonnés par la technologie?

Une grande majorité de directeurs des achats estiment qu'un meilleur usage des technologies d'achats numériques existantes constitue une étape clé dans le passage au numérique de leur activité, selon notre étude "Fonction achats 2025: la transformation numérique améliore-t-elle l'efficacité des achats ?", que nous avons menée en collaboration avec l'Université de Cranfield.

De notre point de vue, cette volonté de mobiliser pleinement les technologies numériques existantes au lieu d'en acquérir de nouvelles, résulte de l'incapacité des entreprises à engranger les bénéfices promis par la génération de technologies précédente de la manière initialement prévue.

Contexte

Nous avons sondé 225 responsables des achats à travers le monde sur les programmes de numérisation de leur fonction achats à un horizon de cinq ans.

Un nombre non négligeable d'entre eux, à savoir 4 personnes sur 5 (82 %) se disent désireux de faire un meilleur usage des outils numériques qu'ils possèdent déjà dans leurs suites technologiques. Ce sentiment suggère que les investissements consentis jusqu'à ce jour dans le cadre de leur transformation numérique ont sans doute été en deçà de leurs attentes. Dans le même sondage, toutefois, il ressort que la capacité des technologies actuelles est le facteur jugé le moins défavorable à l'obtention des résultats escomptés, avec seulement 37 % des répondants jugeant qu'il y a là un problème.

Dans ce cas, d'où vient cette impression que les responsables des achats se sentent abandonnés par la technologie ?

Comment définir la réussite?

Le premier défi en matière de numérisation de la fonction achats consiste pour de nombreuses organisations à définir exactement en quoi consiste la réussite. Si une fonction achats souhaite une meilleure transparence de ses dépenses, il peut envisager d'investir dans un outil analytique spécialisé dans ce domaine. Mais avant cela, il doit réfléchir soigneusement aux résultats qu'il souhaite obtenir une fois cette amélioration de la transparence atteinte, sous peine de voir tous les bénéfices de son investissement anéantis.

Par exemple, un gain de transparence n'a de valeur que s'il génère de meilleurs aperçus de la situation par le biais de l'outil exécuté, tels que les catégories à mettre en priorité à travers d’exercices de sourcing ou de réponses a des dépenses hors contrat. Si ces objectifs ont été bien définis au départ, il est clair qu'une suite logicielle d'analyse de dépenses ne saurait être qu'une partie de la solution. La poursuite d'améliorations continues en termes de qualité des données et l'emploi d'individus capables d'interpréter les données et d'exécuter une analyse sophistiquée, impliquent des dépenses supplémentaires incontournables pour obtenir les résultats souhaités.

Limitations des outils logiciels

Une trop grande confiance est souvent placée dans les capacités des logiciels, ce qui conduit invariablement à des désillusions. Le rôle des logiciels est généralement dévolu à la gestion et au contrôle des flux de travail, ainsi qu'à la collecte des données - toutes deux étant des tâches résolument importantes. Les logiciels peuvent également servir à exécuter des analyses préprogrammées, bien qu’il existe un nombre infini d'analyses applicables aux données capturées qui ne sont pas programmables à l'avance. Trouver des manières alternatives d’exécuter ces analyses aidera alors les professionnels des achats à faire un meilleur usage de leurs logiciels.

Prenons le cas d'une plateforme d'achats qui permet à une entreprise d'exécuter des appels d'offres concurrentiels à partir d'une suite analytique intégrée afin d'automatiser l'évaluation des soumissionnements de fournisseurs et faciliter la sélection des prestataires. Selon la catégorie sourcée, le profil de l'entreprise et le paysage du marché, il y a probablement un certain nombre de scénarios personnalisés qui devront être exécutés pour choisir le fournisseur idéal. Si l'appel d'offres a été correctement mis en place, les données sur lesquelles s'appuieront cette décision seront bien interceptées par l'outil, mais elles nécessiteront l'intervention de personnes possédant des niveaux de compétences spécifiques pour exécuter la puissance analytique requise, souvent à l'aide d'un outil de veille économique additionnel permettant de les visualiser, tel que Tableau ou Qlikview.

En l'absence de ce jeu de compétences complémentaires, les services achats courent le risque de continuer à se sentir frustrés par leurs investissements technologiques.

De mauvaises décisions en matière d'achats de technologies

Un professionnel des achats n'a généralement pas une grande expérience des technologies. Dès lors, lorsqu'il acquiert ce type de solution, il est moins susceptible de savoir, par exemple, comment celle-ci fonctionne ou en quoi elle est la mieux adaptée pour répondre à ses besoins. En revanche, il risque d'être plus facilement influencé par une image de marque et des arguments marketing, notamment en se laissant convaincre qu'il vaut mieux se fournir auprès d'un développeur de logiciels ayant commercialement déjà une position établie sur le marché. Or, la réalité est qu'une grande partie de l'innovation dans le domaine des technologies d'achats est souvent le fruit de jeunes entreprises agiles beaucoup moins connues.

Savoir construire son parcours étape par étape

Pour tirer pleinement parti des technologies existantes, la règle d'or est la patience. Une nouvelle solution a peu de chances de se montrer immédiatement profitable, mais sans cela, les gens risquent de ne pas avoir envie de l'utiliser et de changer leurs méthodes de travail. Ceci implique de la part des professionnels des achats la capacité à s'abstraire des défis quotidiens et réfléchir à ce que leur fonction pourrait être demain, ainsi qu'aux moyens de s'adapter pour faire progresser leurs objectifs.

Un outil de gestion contractuelle, par exemple, peut aider les entreprises à réaliser des économies considérables durant tout le cycle de vie du contrat. Une fois que l'on sait exploiter l'outil correctement et que les bénéfices sont clairs pour tout le monde, il se produit un effet d'aspiration. Toutefois, avant de parvenir à ce stade, il convient de consacrer un temps significatif à mettre les métadonnées en correspondance, en veillant à les recueillir dans chaque contrat, exécuter les analyses permettant de gérer les performances des fournisseurs, anticiper les renouvellements, maximiser la couverture des contrats, etc.

Sachez mettre les technologies à votre service

Avec le déferlement constant de nouvelles technologies sur le marché et le large éventail de fournisseurs proposant des initiatives de marketing et de branding intelligentes, il n'est guère surprenant que de nombreuses entreprises aient été conduites à faire des investissements technologiques dont le rendement ne leur paraît pas encore manifeste.

Quel que soit son rôle ou son ancienneté, chacun a la responsabilité de mettre à niveau ses connaissances face au monde numérique et de comprendre la manière dont les systèmes sont susceptibles de transformer les méthodes de travail. En faisant preuve de la curiosité qui s'impose, en améliorant sa connaissance de « l'art des possibles » et en comprenant mieux la disruption annoncée, il devient possible de prendre de meilleures décisions. Cette perspective s'offre à tout professionnel d'un service achats qui souhaite faire en sorte que la technologie fonctionne mieux pour lui. Lisez du leadership éclairé en la matière, assistez à des débats et dotez-vous de nouvelles compétences en ligne ou dans une salle de classe.

Article initialement publié par CPO Strategy