Mes réductions de coût dans les achats améliorent-elles mon résultat net?

L'absence de systèmes permettant de gérer efficacement l’enregistrement et le suivi des réductions de coût dans les achats représente depuis longtemps une source de frustration pour les responsables de sociétés en capital-investissement. Pour Declan Feeney, du cabinet de conseil international en achats Efficio, une solution possible consiste à investir dans une plateforme technologique capable de surveiller la performance des sociétés individuellement ou à l'échelle d’un portefeuille.

Rechercher de moyens permettant de réduire les coûts et d'accroître la rentabilité des sociétés d’un portefeuille d’investissement est un objectif prioritaire pour les groupes de capital-investissement. On comprend, dès lors, pourquoi ces derniers s'appuient si souvent sur les Achats pour réaliser leurs objectifs de d'économies.
 
Les dépenses achats représentent généralement jusqu'à 70% du chiffre d'affaires dans le cas d'une entreprise industrielle, et avoisinent les 30% pour les sociétés de services. Or, il arrive souvent que les Achats ne soient pas pleinement optimisés au sein d'une organisation, d'où d'importantes opportunités de réduction des coûts pour les groupes de capital-investissement. Qui plus est, même lorsque l'identification d'opportunités d'économies est possible, il n’y a aucune assurance de les retrouver au bas du compte de résultat. En conséquence, de plus en plus de dirigeants de société, de directeurs financiers et de sociétés de capital-investissement cherchent un moyen de tracer l’impact de ces réductions de coûts dans le résultat net.
 

Où sont passées mes réductions de coûts?

Une situation pour le moins classique est celle dans laquelle une évaluation des opportunités a lieu, d'importantes possibilités d'économies sont identifiées et une stratégie est mise au point pour les réaliser. Un plan de mise en œuvre est convenu, les contrats sont signés et le programme est mis en place, qui peut inclure la rationalisation ou le remplacement de certains fournisseurs, des appels d'offres et des négociations, des spécifications nouvelles ou révisées, et bien d'autres dispositions encore.
 
Pourtant, au terme de l'exercice financier, il n'est pas rare de constater une incohérence entre les économies identifiées et ce qui reste dans le compte de résultat. Rien ne permet de déterminer clairement si ces économies ont bien été réalisées mais ne sont pas aisément identifiables, ou si elles n’ont tout simplement pas été réalisées. Dans tous les cas, il peut en résulter une formidable source d’irritation tant pour la société détenue que pour le propriétaire de capital-investissement.
 
Finalement, les directeurs financiers doivent pouvoir exclure de leurs budgets les économies réalisées sur les achats afin d’augmenter le bénéfice de la société. Mais avant d’en arriver là, encore faut-il avoir la certitude que ces économies ont été réalisées.
 

Comment en est-on arrivé là?

Il y a de multiples raisons pour lesquelles les réductions de coûts planifiées ne se retrouvent pas dans le résultat net. Les causes les plus communes sont, entre autres, l'absence d'engagement et de soutien de la part des acteurs dans l'entreprise, une mauvaise mise en œuvre des nouveaux accords négociés, ou encore le non-respect desdits accords ; autant de facteurs qui peuvent entraîner une « évaporation » des économies planifiées au fil du temps. Si l'on ajoute à cela le manque de systèmes efficaces pour enregistrer et suivre ces réductions de coûts, le défi devient évident.
 
Il est souvent impossible d'obtenir une vision précise et unifiée des performances réalisées par les initiatives achats, voire par la fonction Achats elle-même dans son ensemble, et de déterminer si ces économies sont une réalité effective. Or, sans ces informations, la capacité à prendre rapidement des mesures pour mettre fin aux dérives et rétablir le cours normal des choses est fortement remise en question.

Pourquoi le suivi des économies sur les achats est-il si problématique?

Jusqu'à une période relativement récente, la valeur stratégique pouvant être dégagée par la fonction Achats était dans une large mesure ignorée. Il n'existait donc aucune solution technologique permettant de suivre et gérer efficacement les initiatives achats.
 
Au lieu de cela, les entreprises devaient s'en remettre à des procédures manuelles hors ligne, et consacrer un temps et des efforts considérables à développer et maintenir des tableaux de suivi des réductions de coûts. Il en résultait des données fragmentaires, peu exploitables et d'une fiabilité aléatoire, ne comportant que peu, voire pas du tout d'informations sur les risques liés aux projets ou aux activités. Il devenait alors difficile de quantifier les économies ou de mesurer la valeur dégagée par les Achats.
 
De surcroît, les logiciels de gestion de projet se révèlent généralement trop coûteux et complexes pour ce genre de tâche, et quasiment aucun d'entre eux n'est conçu spécifiquement pour la fonction Achats jusqu’à maintenant.
 
Chez Efficio nous avons observé le résultat transformateur produit par Pulse, un composant autonome de notre plateforme technologique eFlow. 

L'avantage peut-être le plus important d'une plateforme achats réside dans la visibilité qu'elle apporte. Pour la première fois, les dirigeants d'entreprise, directeurs financiers et gestionnaires de capital-investissement disposent d'une vision centralisée et complète des initiatives achats tout au long de leur cycle de vie, qui repose sur une source unique et fiable, accessible via une interface unique.

Cette facilité procure aux directeurs financiers et gestionnaires de capital-investissement une preuve de la valeur dégagée par la stratégie d'achats et d'attester que les économies visées ont bien vu le jour. En retour, elle leur donne la confiance nécessaire pour réduire en proportion les budgets, ce qui constitue une étape décisive pour la réintégration de celles-ci dans le résultat net.

Pour la direction, ceci permet l’identification des risques dès le départ. Supposons, par exemple, que le manque de conformité des activités avec les engagements pris mette en péril les objectifs d'économies. Si rien n'est fait, la situation continuera de provoquer l'amenuisement des gains. Alors que si un système d'alerte précoce est en place, des mesures pourront être prises afin de traiter le problème et garantir le maintien des gains sur le long terme. Les cadres dirigeants peuvent ainsi accéder d'un seul coup d'œil aux initiatives qui apporteront le plus de valeur, afin d’allouer leurs ressources en conséquence. Plus important encore, cette amélioration favorise la qualité de l'engagement auprès des parties prenantes : en bénéficiant d'une meilleure visibilité sur les résultats, les intervenants perçoivent avec plus d'acuité l'impact potentiel d'une initiative achats et le rôle qu'ils peuvent jouer dans ce processus, d'où la réalisation d'économies encore plus pérennes.

Le potentiel des achats d'ajouter une véritable valeur stratégique et de réellement contribuer au résultat net des entreprises est de mieux en mieux compris. Toutefois, la capacité à réaliser ce potentiel a souvent été entravée jusqu'ici par l'absence d'outils efficaces pour garantir la réinjection des bénéfices au bas du compte de résultat.

Cet obstacle a été supprimé avec l'avènement de plateformes de suivi des achats déployées avec succès dans des entreprises venant de divers secteurs et branches d'activité. Ces outils transforment la capacité des entreprises à suivre et gérer leurs initiatives d'achats stratégiques et à convertir les économies achats planifiées en bénéfices pour le compte de résultat.

Cet article a paru à l'origine dans le PEI Operational Excellence Special 2018 publié par PEI en octobre 2018.