Optimisez la valeur générée par votre solution S2P (Source-to-Pay)

WORDS: Ben Smerin

Grâce à l'optimisation complète de leur solution et de leurs processus Source-to-Pay (S2P), les entreprises peuvent doper considérablement leur chiffre d'affaires en sachant à quoi elles consacrent leurs dépenses au moment de l'achat, et non à la réception de leur facture. Les résultats sont significatifs et les bénéfices, d'une portée immense. Pourtant, de nombreuses entreprises ne disposent pas de système S2P ou, si c'est le cas, elles ne parviennent pas à en optimiser les avantages. 

Les défis auxquels sont confrontées les entreprises non équipées d'une solution S2P efficace sont de diverses natures : difficulté à maîtriser le processus d'achat, profonde inefficacité des capacités de traitement des transactions, ou absence de visibilité et de méthodes de consignation des dépenses qui permettraient de gérer la base d'approvisionnement externe et les parties prenantes internes. Dans pareille situation, les organisations sont susceptibles d'éprouver des difficultés à réaliser des économies à la suite d'une activité d'achat.

À l'inverse, les entreprises qui mettent en œuvre un système S2P assorti de procédures d'accompagnement ont de meilleures chances d'acquérir un avantage significatif sur leurs concurrentes. La mise sous contrôle accrue des dépenses, la visibilité renforcée sur les dépenses et les agissements des fournisseurs et parties prenantes internes, ou encore la vérification des activités de bout en bout visant à réduire les risques et les fraudes, figurent parmi les nombreux avantages potentiels de cette offre. Alors, quel frein empêche encore les entreprises de franchir le pas ?

Une approche collaborative de la réussite

Les solutions S2P étaient auparavant jugées coûteuses et complexes à mettre en œuvre. Pourtant, la consolidation récente qui a eu lieu dans le paysage des fournisseurs S2P permet aujourd'hui l'adoption de solutions accessibles, modulaires et relativement maniables. Le scénario est idéal lorsque les services des achats et des finances s'accordent afin de sélectionner et mettre en place conjointement une solution : le service Achats est responsable des dépenses externes, alors que le service financier s'occupe de traiter les transactions. Toute semble très logique. Or, la situation la plus fréquente demeure celle où le service financier opte pour un système d’ERP ou un logiciel similaire sans nécessairement impliquer le service Achats ou les autres parties prenantes décisionnaires. Le fait d'imposer des systèmes au sein d'une entreprise permet rarement d'obtenir les résultats escomptés, et se traduit invariablement par de faibles taux d'adoption.

La transition vers une solution S2P peut, au contraire, être le catalyseur d'un changement positif en interne, dans la mesure où elle concerne la plupart des fonctions d'une organisation, depuis la fonction Achats jusqu'au service financier en passant par les opérations et le département informatique. Dans tous les cas, il est crucial, pour obtenir les résultats requis, de mettre en place un programme de gestion du changement en interne. Souvent, l'échec de ce type d'initiative s'explique principalement par l'incapacité à promouvoir l'utilisation et l'importance d'un tel système au sein de l'organisation. Les individus sont en effet davantage enclins à adopter une nouvelle solution S2P si son usage se révèle intuitif et qu'elle s'intègre bien au reste de l'activité. 

Une meilleure supervision des dépenses, des fournisseurs et des intervenants internes peut, parallèlement, stimuler la réalisation d'économies, la maîtrise des coûts et l'établissement de relations de partenariat plus étoffées et innovantes avec les fournisseurs. Il importe pour les entreprises de réfléchir à la complexité qui caractérise leur chaîne d'approvisionnement et l'interface technologique dont elles ont besoin pour conserver la mainmise sur leurs budgets. Si les efforts doivent principalement porter sur les fournisseurs auprès desquels les organisations dépensent d'importantes sommes d'argent, la chaîne des plus petits fournisseurs, plus morcelée, ne doit pas pour autant être négligée.

Visez des résultats durables

Le processus S2P est certes indispensable au fonctionnement efficace de toutes les organisations, mais il doit être envisagé comme un cycle d'amélioration permanent. Souvent, les entreprises mettent des systèmes en œuvre, puis partent du principe que le processus est en place et fonctionne tout seul. Il n'en est rien : un processus S2P doit être révisé en permanence pour en tirer pleinement profit. La mise en œuvre appropriée d'une solution technologique adéquate offre à toutes les organisations l'opportunité de réaliser des avantage potentiels extraordinaires. 

Pour plus d'informations :

si vous envisagez de doter votre organisation d'un système S2P, ou estimez que votre solution existante dispose de ressources lui permettant d'aller plus loin, veuillez contacter ben.smerin@efficioconsulting.com afin de bénéficier d'un entretien approfondi à ce sujet.