10 étapes pour un service achats hors pair

Comment la société KNect365 est-elle parvenue, en six mois seulement, à passer d'une performance achats basique à 5,8 millions de livre sterling d'économies annuelles ?

En 2015, Efficio évaluait la performance achats de KNect365 comme "basique" et la positionnait dans le dernier quartile de son classement. Pour parvenir à une ascension aussi vertigineuse à l'horizon 2018 et au-delà, la société s'est engagée à respecter les 10 étapes suivantes :

1. Stratégie :

Mener une stratégie d'achats claire tenant compte des dépenses totales, d’objectifs mesurables futurs, de l'adoption d'une planification et d’un approvisionnement stratégique par catégorie.

2. Organisation :

Créer un Centre d'Excellence Achats pour élaborer des règles directrices, diriger la stratégie des achats indirects, et déléguer l'exécution et la gestion à des pôles régionaux.

3. Personnel, compétences et formation :

Mener un programme de développement et de perfectionnement des compétences en matière de planification catégorielle, d’approvisionnement stratégique et de gestion de la relation fournisseurs (SRM).

4. Planification catégorielle :

Adopter un processus de planification annuel faisant état d'un plan d'économies et de création de valeur précis.

5. Approvisionnement stratégique :

Mettre en place des équipes transversales et transfonctionnelles avec une méthodologie améliorée et commune dans toutes les catégories.

6. Gestion de la relation fournisseurs (SRM) :

Définir et mettre en œuvre une méthodologie SRM applicable au niveau des catégories, et exécutée par des équipes transversales ou transfonctionnelles (en rattachant les dépenses aux départements concernés).

7. Mesure, comptes-rendus et suivi :

Mettre en place un ensemble bien défini et convenu d'indicateurs et de mesures pour suivre la performance et les progrès du service achats, y compris la réalisation des économies.

8. Gestion de l'engagement et du changement :

Obtenir l'implication des ressources au niveau managérial et stratégique de la société pour assurer la bonne application du processus d’approvisionnement stratégique.

9. Procédures, politiques et gestion du risque :

Définir conjointement des processus et politiques pour régir les activités d'achats, et des lignes directrices en matière de gestion des risques et des exigences obligatoires.

10. Technologie et connaissance :

S'assurer que le cycle complet, de l’approvisionnement à la contractualisation, soit supporté par des technologies, et soit capable d'apporter une visibilité exacte et en temps réel des dépenses et conditions contractuelles, ainsi que de proactivement gérer le niveau de conformité.

Services achats : perspectives d'avenir

La stratégie mise en place par Efficio a commencé à porter ses fruits presque immédiatement. La nouvelle équipe a déjà enregistré 5,8 millions de livre sterling d'économies annuelles, a identifié des opportunités futures significatives, et s'est positionnée comme un service achats bien organisé, professionnel, et encore plus efficace et performant qu'escompté.