Yorkshire Water : un défi de 25 millions de livres sterling pour la transformation de la fonction Achats

Yorkshire Water collecte, traite et fournit 1,3 milliard de litres d'eau par jour à plus de 2,3 millions d’usagers. Devant réaliser des économies significatives en termes de coûts et d'efficacité, Yorkshire Water s'est adressé a fait recours à Efficio pour l'aider à transformer ses services commerciaux et sa fonction Achats.

Yorkshire Water est une entreprise de distribution et de traitement des eaux qui approvisionne une grande partie des foyers et des entreprises de la région du Yorkshire au Royaume-Uni. Début 2020, elle a été confrontée à un défi de taille. Son autorité de régulation a exigé de ses services commerciaux qu'ils réalisent 25 millions de livres sterling d'économies d'ici à 2022. Yorkshire Water s'est donc associé à Efficio pendant l'été 2020 pour réaliser les transformations nécessaires.

Les services commerciaux existants n'étaient pas en mesure de relever seuls ce défi. Ils ne représentaient qu’une fonction administrative et réactive, axée sur la conformité avec l’UCR (Utilities Contracts Regulation), l’autorité de règlementation britannique des contrats des services publics. Ils n’étaient absolument pas axés sur la création de valeur. Aucune attention n’était accordée à la mise en place possible d'un système qui permettrait de garantir l’obtention d’économies importantes de manière efficace et continue. La gestion des contrats, le sourcing stratégique et la gestion des risques n'étaient pas centralisés, ou n'existaient tout simplement pas. Le sourcing était enlisé dans des processus lents et des tâches ardues, sans valeur ajoutée. Afin d’améliorer de façon permanente leur capacité à fournir une valeur ajoutée durable, les services commerciaux de Yorkshire Water devaient transformer leurs politiques internes, leurs processus, leur technologie et leur personnel.

Résultats

En partenariat avec Efficio, la société a obtenu les résultats suivants:

•   Des économies de 29,4 millions de livres sterling à l'été 2021 et de 54,1 millions de livres sterling (plus du double de l'objectif initial) à la date butoir de mars 2022 ;
•  Jusqu'à 30 % de réduction du délai moyen de réalisation des projets stratégiques, grâce à la mise en place de processus et de technologies plus efficaces ;
•  L'inclusion accrue des services commerciaux dans les décisions stratégiques de l'ensemble de l'entreprise et la transition vers un nouveau modèle opérationnel apportant une valeur ajoutée durable.

Approche

Ensemble, Efficio et Yorkshire Water ont pris les mesures suivantes pour booster l'équipe des services commerciaux et leurs pratiques, et avoir le plus rapidement possible un impact sur les résultats le plus rapidement possible.

• Consolidation et nettoyage de toutes les données des achats et fournisseurs pour une meilleure visibilité des sur les dépenses, l’identification des possibilités d'économies et le contrôle des dépenses hors contrat. Ces mesures ont été complétées par des informations budgétaires internes afin d'identifier les dépassements de budget et les possibilités d'externalisation.
• Enrichissement de Ll'équipe de Yorkshire Water avec s'est enrichie des spécialistes de la fonction Achats d'Efficio afin d’obtenir des conseils et d'accélérer les projets clés.
• Mise en œuvre rapide de nouveaux processus de sourcing stratégique (stratégie de catégories, analyse des paniers, analyse du coût total de possession, etc.) assortie d'une formation intensive de l'équipe existante.
•  Mise en œuvre d'eFlow, la technologie propriétaire d'Efficio et sa plateforme de données, en parallèle aux solutions technologiques déjà en place, afin d’assurer une exécution plus rapide de l’analyse des offres, avec un plus grand niveau de détail. 
• Mise en place d'une nouvelle politique d'économies et d'approbation financière pour une meilleure visibilité de l'impact sur les résultats de l’entreprise. Les services commerciaux et financiers ont collaboré de manière proactive pour la première fois, afin de produire créer des budgets qui reflètent reflétant les prévisions d'économies et depour définir leurs responsabilités respectives.
•  Mise en place d'une fonction de coordination de projet (PMO) au sein des services commerciaux afin de gérer les délaisretards, de soutenir l'équipe et d’assurer le suivi des économies.
• Création d'une série de forums d'engagement métier afin d'impliquer les services commerciaux dans les prises de décisions plus stratégiques au niveau de la direction.
•  L'équipe des services commerciaux a conçu et adopté un nouveau modèle opérationnel qui garantit une valeur ajoutée durable. Yorkshire Water a fait appel à l'expertise externe tout en conservant le contrôle interne de ses achats et de ses relations avec sles fournisseurs grâce à une équipe plus légère agile et plus qualifiée.

Challenges

Yorkshire Water devait rapidement réaliser des économies, mais ses services commerciaux étaient, dans l'ensemble, trop réactifs et administratifs et n’étaient absolument pas axés sur la création de valeur. À la placeAu lieu d’appels d'offres simples, avec des économies non indirectement ciblées, ils devaient dorénavantmaintenant gérer de vastes projets impliquant des processus de sourcing complexes. Efficio a mis en place une formation dès le début de son partenariat avec

Yorkshire Water afin d'améliorer les compétences de l'équipe existante et pour lui permettre de gérer ces appels d'offres complexes. Efficio a également communiqué échangé avec les fournisseurs de Yorkshire Water pour les amener à adhérer à ses nouvelles méthodes de travail. 

Les services commerciaux et financiers se sont partagé les objectifscibles des projets pourvisant à assurer l'adhésion leur soutien interne, avec un processus de transition complet pour garantirssant un l’alignement entre les équipes. L'équipe commerciale en place a tout d'abord hésité à changer d'approche. Les dirigeants directions d'Efficio et de Yorkshire Water ont encouragé une culture de mise en valeurvalorisation des succès et de communication discussion ouverte sur les enseignements tirés lorsque les des initiatives qui ne se déroulaient pas comme prévu. Les consultants d'Efficio ont mis en place les meilleures pratiques et encadré les principaux membres de l'équipe afin d'assurer leur adoption sur le long terme.

Le partenariat Yorkshire Water-Efficio continuera à apporter de la valeur à l'entreprise grâce au nouveau modèle opérationnel, tout au long des périodes AMP7* et AMP8*.

• L’AMP ou période de gestion des actifs (Asset Management Period) fait référence aux cycles d'investissement pour lesquels toutes les compagnies des eaux britanniques définissent les objectifs et les budgets de leur business plan, en conformité avec les objectifs du gouvernement et des organismes de règlementation.

Nous sommes là pour vous aider

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