Transformer le processus achats pour Arkopharma

Objectifs de réduction des coûts dépassés et transformation du processus achats pour Arkopharma

Suite à leur acquisition par une entreprise de private equity, Arkopharma cherchait à réduire de manière importante leur dépense externe. Efficio a été engagé pour contribuer à atteindre les ambitieux objectifs d’économie et améliorer le système d’achats.

Efficio a identifié des opportunités d’amélioration majeures et a introduit plusieurs levers d’achats qui étaient absents dans l’approche existante. Nous avons également créé et mis en place une série d’outils et de modèles pour les achats, qui ont permis de réduire de manière importante le temps et les efforts.

Le projet a permis de réaliser des économies de coûts de €2.1m – 31% au-dessus de l’objectif de €1.6m. Il a aussi laissé un héritage bien plus durable : un processus achat plus simple, plus rapide et plus efficace.

Contexte

Arkopharma est une entreprise pharmaceutique européenne leader, spécialisée dans la phytothérapie, la médecine naturelle et les compléments alimentaires. Basé en France, Arkopharma a des filiales dans six pays européens, est présent dans plus de soixante pays dans le monde et son chiffre d’affaire consolidé est supérieur à €200m.

Le processus achats d’Arkopharma était entravé par l’absence d’approche structurée du sourcing. Chaque filiale travaillait de manière largement isolée, avec peu de coordination entre elles et la compagnie mère française. Une fonction achats spécialisée existait au siège de l’entreprise, mais les responsables des catégories dans les filiales préféraient souvent garder le contrôle sur leurs processus. Par conséquent, il y avait peu de consolidation des besoins et une faible visibilité de la dépense dans l’organisation.

Bien que l’équipe centrale des achats eût mis en place quelques améliorations, de nombreux leviers d’achats (tels que les accords de long terme et les remises) étaient encore sous-utilisés. De plus, le processus achats était souvent chronophage et fastidieux. Le manque de communication entre les achats et le reste de l’organisation résultait en des opportunités manquées, et l’équipe achats était souvent insuffisamment impliquée dans des domaines de dépense élevée.

Arkopharma a engagé Efficio pour améliorer et rationnaliser leur fonction achats, tout en réalisant des économies importantes dans la dépense extérieure. La première étape consistait à construire un arbre des dépenses au niveau européen. Cela a permis à Efficio d’identifier les meilleures opportunités d’améliorations, et de prioriser les initiatives pour les réaliser.

Approche

Efficio a créé une série d’initiatives basées sur l’utilisation de leviers particuliers pour améliorer le processus d’achats existant. Cela comprenait :

• Des accords de long terme

• Des remises sur la dépense

• La consolidation des volumes entre les sites

• Des mécanismes d’indexation

Efficio a aussi introduit une série d’outils et de modèles pour améliorer l’efficacité du processus achats. Cela incluait le développement d’un outil de tarification personnalisé qui calculait automatiquement les prix pour les commandes individuelles en se basant sur la comparaison des éléments de coûts de différents fournisseurs. En plus de réduire les coûts, cet outil a permis de réduire drastiquement le temps et les efforts pour passer une commande.

Des équipes projets composées de personnel du client et d’Efficio ont été constituées pour diriger chaque initiative, ce qui a permis le transfert de connaissances vers le personnel d’Arkopharma. La gouvernance était assurée par un comité de pilotage de haut niveau, intégrant des représentants des principales filiales, ce qui a permis de renforcer l’acceptation et l’adhésion par toutes les parties prenantes. Cela a aussi permis aux filiales de partager les bonnes idées au sein du groupe, de sorte que le projet a été perçu comme un effort conjoint plutôt qu’étant imposé par l’équipe centrale.

Résultats

Efficio a réussi à atteindre – et à dépasser – les attentes d’Arkopharma.

• L’objectif de réduction des coûts de €1.6m a été dépassé de 50%, avec la réalisation de €2.1m en deux vagues

• Le processus d’achats a été rationalisé et simplifié. Par exemple, le besoin de passer régulièrement des appels d’offres a été limité de manière importante, et le nombre de fournisseurs a été largement réduit.

• Le personnel d’Arkopharma a été formé à des techniques et concepts importants des achats

• Des ateliers réguliers impliquant les principales parties prenantes du groupe ont permis d’améliorer la communication et la coordination entre l’équipe achats, les filiales et les autres départements au sein du groupe. Pour cela, des chaines de responsabilités claires ont été mises en place entre le département achats centralisé et les filiales, et qui n’existaient pas auparavant.  

En plus de dépasser l’objectif immédiat de réduire les coûts, le projet a créé une fonction achats plus robuste et posé les fondements pour des améliorations continues.