Source, enregistrer et répéter

L’achat stratégique peut transformer les dépenses relatives aux composants directs pour toute entreprise. Mais comment s’assurer que ces économies soient durables? 

Les prouesses d'une entreprise constituent rarement un indicateur de son efficacité. De grands groupes de renommée mondiale peuvent être de puissantes machines affichant un chiffre d'affaires élevé, mais peuvent aussi être difficiles à gérer et inefficaces ; tandis que de petites entreprises considérées comme innovantes et réactives peuvent manquer de l’infrastructure nécessaire pour se développer.

Pratiquer l'achat stratégique – puis protéger les économies atteintes au prix de tant d'efforts – représente toujours un défi majeur pour toute entreprise quelle que soit sa taille, sa structure ou son secteur. 

Conformité

Mieux contrôler les prix est l'objectif suivant. L'entreprise à ce stade a déjà investi dans un système ERP pour stocker les informations de tarif et les contrats, et dispose donc d'un outil de gestion des dépenses lui assurant une visibilité et une conformité constantes. Les nouveaux arrangements contractuels concernant les numéros de pièce impliquent désormais que toute tentative de commande de pièces à un prix différent génère une nouvelle demande d'autorisation. Cela permet à l'entreprise non seulement de suivre les économies et la conformité mais aussi la non-conformité et d’en identifier les causes. 

Un transfert réussi de plusieurs numéros de pièce d'un fournisseur à un autre exige non seulement un soutien technologique mais aussi l'approbation des collaborateurs. Les décisions en matière d’achats requièrent une communication accrue entre les ingénieurs, les techniciens, les acheteurs et le personnel opérationnel. Les ingénieurs définissent les spécifications et le système ERP reflète désormais les bons numéros de pièces disponible pour éviter que de nouveaux produits soient conçus en utilisant d'anciennes pièces. Une fois les prix attribués, des avis de modifications techniques (AMT) sont émis informant toutes les parties prenantes des changements et de leur raison d'être.

Des devis plus intelligents

Une entreprise a souvent plusieurs façons d'évaluer le coût d'un projet mais dispose rarement d'une méthode standard d'évaluation des coûts commune à travers l'organisation. Celle-ci se base généralement sur une méthode de prix de revient majoré, un prix catalogue et les pratiques de tarification du marché, ce qui implique de comprendre les coûts réels. Or, lorsque de nouveaux prix sont négociés avec les fournisseurs, ces efforts d'approvisionnement ne sont pas toujours répercutés de manière optimale au sein de l'entreprise.

A ce moment-là, l’entreprise travaille à mettre en œuvre une méthode plus cohérente pour évaluer le coût des projets dans les différents sites d'exploitation, le premier levier étant la fixation d'un coût de référence. Cela permet de protéger la marge et de décider stratégiquement comment l'utiliser au mieux pour évaluer les projets et les opportunités.

Entreprise intermédiaire

Un autre domaine d'opportunité, souvent négligé, est ce que l'on appelle « l'entreprise intermédiaire ». Il y a des cas où une entreprise intervient en tant qu'intermédiaire dans l'achat ou la fourniture d'articles particuliers, ou transmet des dépenses associées à un service sans majorer ces coûts. 

On peut citer comme exemple les frais de transport de marchandises. S'il coûtait 100 $/livre d'expédier par bateau une pièce de A à B et que vous négociez un nouveau tarif de 80 $/livre, vous avez le choix entre garder ces économies, les transférer aux clients pour gagner des parts de marché, ou trouver une solution entre les deux. De même, si vous négociez de meilleurs tarifs sur la nourriture, l'hébergement et le voyage pour vos techniciens externes, cela signifie que vous pouvez réduire l’allocation quotidienne que vous facturez aux clients pour leurs dépenses, ou pouvez garder ces économies au sein de votre entreprise.

Avoir des prix catalogues permet aux entreprises de gérer les économies qu'elles ont si habilement réalisées. 

On ne peut pas renégocier avec toutes les entreprises intermédiaires, mais modifier les conventions dans ce cas encourage le bon type de comportement d'achat et ouvre la voie à des économies multiples. Mais il faut pour cela avoir les bonnes bases. Une fois que vous avez mis en place des systèmes et des mécanismes solides, vous avez une bonne chance de profiter de ces opportunités.

Intégrer les bonnes pratiques

Un programme d'incitation est une manière d'encourager et d'accélérer ce changement de comportement. Dans l'activité fabrication par exemple, il peut être non seulement demandé au personnel de bien faire, mais des primes peuvent être attribuées à ceux qui font un excellent travail. Les employés qui aident l'entreprise à réaliser les économies budgétées peuvent être récompenser par une prime. Tout cela revient à encourager les bons comportements.

Maximiser et pérenniser les économies signifie également reproduire les bonnes pratiques et profiter de l'élan qui a été impulsé. En réalité, l’entreprise à ce stade n'est qu'au début de son voyage. Ayant prouvé son succès dans certaines des catégories améliorées, le marché est maintenant impliqué de manière positive dans toutes les autres.

Le plan consiste donc à relier toutes ces améliorations du système avant de sélectionner les fournisseurs et de passer à l'exécution. Grâce aux premiers résultats positifs, ces changements seront reçus avec enthousiasme dans l'ensemble de l'entreprise.

Davantage de complexité est à prévoir. Des listes de fournisseurs préférés doivent être formalisées afin de mettre en place des partenariats stratégiques. Une approche plus collaborative permettra, à terme, des progrès au niveau technologique, de la conception et de l'innovation, ce qui rendra l'entreprise et sa base de fournisseurs plus aptes à faire face aux challenges à venir.

Les approches particulières peuvent varier d'une entreprise ou d'un secteur à l'autre, mais les principes restent les mêmes. La visibilité des dépenses et la capacité à gérer et contrôler ces dépenses garantit que les économies soient pérennisées et vous permet, à vous et vos fournisseurs, de vous développer ensemble.

Pour en savoir plus sur la pérennisation des économies dans votre organisation, veuillez contacter Waldo Saville en utilisant les coordonnées ci-dessous.