Réaliser une amélioration durable des coûts et de la performance pour une compagnie d’assurance mondiale

Efficio a aidé une compagnie d’assurance multinationale à négocier l’externalisation de sa fonction RH opérationnelle. Efficio a été engagé après que le client ait sélectionné son partenaire.

En plus de sécuriser les bénéfices déjà identifiés comme objectifs, Efficio a réussi à obtenir des économies de coûts supplémentaires par l’augmentation des niveaux de service de 10% et une flexibilité accrue pour le client – malgré le fait que nous disposions de peu de leviers de négociation. Le succès de ce projet a également permis de créer un modèle éprouvé qui a pu être déployé à travers le reste des opérations du groupe à l’international.

Contexte

Notre client, une compagnie d’assurance mondiale, cherchait à réaliser des économies et des améliorations de la performance en délocalisant et externalisant les éléments opérationnels de son département Ressources Humaines et Formation. Opérant dans 28 pays, avec plus de 17 millions de clients dans le monde, les gains potentiels pour le client étaient importants – mais les réaliser supposait d’établir un modèle de sous-traitance permettant d’atteindre les objectifs.

Avec des coûts annuels dépassant les £12m pour l’administration RH, la gestion des feuilles de paie, et les services de formation et développement, le Royaume-Uni a été choisi comme le premier pays pour externaliser ces éléments. La réussite de ce projet signifierait qu’un modèle similaire pouvait être déployé dans les autres pays.

Efficio a été engagé pour superviser les négociations finales et fournir un avis extérieur pour déterminer si la proposition commerciale obtenue constituait une opportunité durable, viable et intéressante pour le client. 

Approche

Efficio a travaillé avec l’équipe du client pour systématiquement traiter et résoudre les problèmes liés à l’ensemble du contrat de sous-traitance. En nous appuyant sur notre expertise et notre connaissance approfondie du marché, Efficio a aidé avec succès l’équipe à : 

• Remettre en cause les parties prenantes pour obtenir les spécifications techniques et opérationnelles les plus optimisées possibles

• Réaliser un exercice de benchmarking robuste, factuel, pour négocier les taux et prix proposés par le fournisseur de services

• Développer une stratégie de négociation détaillée avec des objectifs clairs (y compris obtenir l’adhésion pour la création de leviers de négociation nouveaux et efficaces)

• Communiquer la position de négociation de manière claire et cohérente au sous-traitant

• Construire un ensemble d’indicateurs de service et commerciaux à intégrer dans l’accord

• Entreprendre des discussions avec l’équipe juridique du sous-traitant pour proposer un contrat commercial sûr au client

• Questionner les présomptions autour de l’accord pour éliminer les primes de risque dans le prix et éviter les mauvaises interprétations une fois le service lancé

Résultats

L’engagement d’Efficio a contribué à obtenir de nombreux gains pour le client, notamment :

• Une confiance accrue du client par la réalisation d’économies ciblées et préalablement identifiées

• Réalisation d’économies supplémentaires, 10% au-delà de l’objectif de £2m, à travers des négociations factuelles

• Environ 2-3% d’économies supplémentaires grâce à une meilleure position vis-à-vis du risque de change et l’indexation

• De meilleurs niveaux de service via un régime de performance doté d’incitations adaptées pour le fournisseur de service

• La transparence des prix à travers un modèle tarifaire détaillé, offrant la possibilité de prendre en compte les changements futurs de la demande

• Une plus grande flexibilité des prix à travers le développement d’une feuille de route pour une tarification à la consommation plus tard dans le contrat

• Des positions favorables (au niveau du marché ou meilleures) pour les termes contractuels clés tels que les responsabilités, la résiliation et les normes de service

• Des responsabilités claires à la fois pour le client et le fournisseur de service, pour la phase de transition et au-delà

De plus, le projet a établi les meilleurs pratiques pour le travail entre les achats et les RH. Et ce qui est peut-être encore plus important, le projet a établi un ensemble de principes commerciaux clés pour assurer les meilleurs résultats possibles pour le client, ainsi qu’un modèle éprouvé pour les accords de sous-traitance futurs à travers le groupe.