Réalisation d’un changement radical des compétences et capacités achats pour Thames Water

Efficio a aidé Thames Water à créer un nouveau modèle opérationnel, un mélange de conseil classique et de sous-traitance ayant permis de réaliser un excellent retour sur investissement (ROI) et de surpasser largement les objectifs commerciaux du client.

Le projet a permis de réaliser des économies plus de quatre fois supérieures aux objectifs initiaux de Thames Water (d’une valeur additionnelle de £69m) et un ROI de 6 :1 en comparant les coûts supplémentaires aux bénéfices.

Contexte

Thames Water est le plus grand fournisseur d’eau et de services d’assainissement du Royaume-Uni, réalise le plus grand programme de rénovation des infrastructures du secteur, et fournit plus de 13 millions de clients à Londres et dans la vallée de la Tamise, pompant chaque jour 5 milliards de litres circulant à travers 140,000 kilomètres de réseau souterrain et plus de 2,000 usines.

En tant que service public régulé, les revenus du client sont déterminés tous les cinq ans par le régulateur Ofwat – faisant de la maîtrise des coûts un élément critique. Une analyse des risques du business plan quinquennal a identifié les achats comme étant un domaine présentant des risques importants :

• Demande accrue en effectifs pour les achats, avec des tâches de plus en plus complexes et nécessitant des niveaux de compétences plus élevés

• La fonction achat manquait de flexibilité pour s’adapter aux nouvelles exigences commerciales

• Le recrutement était frustré en raison des pressions budgétaires sur les effectifs et des résultats de recrutement décevants

• Un risque de rétention dans l’équipe existante en raison de la pression élevée, et des perspectives de carrière limitées au sein d’une structure horizontale

C’est pourquoi le COO et CFO ont financé un projet pour réaliser une Transformation Accélérée des Achats avec les objectifs suivants :

• Réduire les risques et dépasser les économies prévues dans le business plan

• Franchir immédiatement un palier pour les compétences, les capacités et l’agilité de l’équipe achats

• Fournir un service d’excellence aux parties prenantes – flexibilité pour répondre à leurs besoins commerciaux

• Développer une solution durable préservant la connaissance du business et les relations étroites avec les parties prenantes

Approche

Efficio a proposé un modèle commercial / d’exécution, encadrant de manière flexible l’équipe principale du client par des consultants, en transférant le personnel, le management et les risques d’exécution vers Efficio dans le cadre d’un contrat de cinq ans. Les étapes clés pour la réussite du programme comprenaient :

• Transférer 22 employés client dans une équipe intégrée unique, soutenue par 19 consultants, dès le premier mois. Cela a permis une mise en œuvre accélérée du business plan

• Réaliser une étude d’opportunités complète et replanifier le business plan pour prendre en compte toutes les exigences du client et s’assurer que les promesses d’économies faites dans l’offre seraient réalisées

• Travailler en équipes soudées avec le personnel transféré pendant les six premiers mois pour accélérer la mise en œuvre du projet, remettre en question les façons de penser existantes et garantir un apprentissage par la pratique pour augmenter les plans de formation. 

• Mettre en place une nouvelle structure organisationnelle et recruter des employés permanents pour renforcer les compétences de l’équipe principale

• Mettre en place de nouveaux processus de participation des parties prenantes pour s’assurer que le département achats est consulté en amont du développement d’une stratégie commerciale, permettant au client de remettre en question et d’influencer la façon de penser de manière proactive.

Résultats

L’engagement d’Efficio a contribué à obtenir un certain nombre d’avantages pour le client, notamment :

• Flexibilité totale – les effectifs ont doublé en l’espace de cinq semaines avec le déploiement de 19 consultants, répondant à tous les besoins de l’entreprise en matière de support

• Economies – allant bien au-delà de l’objectif contractuel, qui était quatre fois supérieur au plan d’origine de Thames Water (d’une valeur additionnelle de £69m), obtenues en replanifiant les projets, en affectant des consultants supplémentaires, par une amélioration du sourcing et des processus et outils d’analyse

• Retour sur investissement (ROI) de 6 :1 – en comparant les coûts supplémentaires aux bénéfices générés et une réduction de 29% des effectifs

• Qualité – excellent niveau de satisfaction client, avec une moyenne de 4,2 sur 5 (5 = excellent) sur les 230 évaluations réalisées

• Solution durable – nous avons investi pour recruter 14 nouveaux employés permanents de haut niveau. Le moral des équipes transférées par le client est excellent, avec des plans de formation individuelle et un support et des outils optimaux pour atteindre les objectifs

• Renforcement de l’attrait des services achats et de l’implication précoce du département – ayant accès à des ressources de conseil de haute qualité, le périmètre du département achats a augmenté, tiré par la demande émanant des parties prenantes. Le département achats est désormais impliqué plus tôt dans les projets stratégiques et la planification commerciale, garantissant ainsi que les enjeux commerciaux sont considérés en amont.

• Disponibilité pour les parties prenantes – dégagé des lourdes responsabilités hiérarchiques directes, le reste de l’équipe de direction des achats de Thames Water a pu augmenter le temps consacré aux parties prenantes internes

• Investissement dans des nouvelles technologies, notamment des solutions dans le cloud pour l’analyse des dépenses, le sourcing, la gestion des contrats et la formation en ligne afin d’augmenter l’efficacité au sein de notre équipe

Le projet a créé un nouveau modèle opérationnel, un mélange de conseil classique et de sous-traitance. Cela a offert au client une flexibilité totale en termes d’effectifs – avec un accès illimité à des effectifs de consultants de qualité garantie entièrement payé par les résultats qu’ils ont réalisés. En prenant en charge le contrôle managérial du client, nous avons pu mettre en œuvre des changements de manière plus rapide et développer leurs compétences à long terme. Ce nouveau modèle a également été une expérience positive pour l’équipe transférée grâce à un excellent programme de formation utilisant la large offre de formation d’Efficio.