Mettre en place une fonction achats efficace pour le rail : 4 conseils d’Hitachi Rail Europe

Jamie Foster, d’Hitachi Rail Europe, offre ses conseils pour la mise en place d’une nouvelle fonction achats efficace.

Créer une fonction achats à partir de zéro tout en livrant les projets existants et en facilitant la croissance est un défi de taille. Quand Jamie Foster a rejoint Hitachi Rail Europe en 2012 comme Directeur des Achats, il s’est vu confier la tâche de mettre en place une fonction achats alors que l’entreprise remportait des contrats pour construire, moderniser et assurer la maintenance de trains.

Efficio s’est associé à Foster dès le début en aidant à créer un plan complet de gestion des relations fournisseurs. Il partage ici les principales leçons qu’il en a tirées : 

1. Avoir une vision claire et mettre en place des procédures solides d’entrée de jeu

Partir d’une page blanche peut sembler un luxe pour les nombreux directeurs des achats qui luttent pour changer un système existant, mais Foster explique sans ambiguïté que la page blanche apporte ses propres difficultés.

« Il s’agissait vraiment de tout ‘construire de A à Z’ : mettre en place un système de Purchase-to-pay, la gestion des catégories, recruter tout le personnel, établir les KPIs et la baseline ainsi que les procédures pour faire fonctionner l’entreprise », explique Foster.

L’envie de bâtir une fonction achats de haute qualité est naturelle, ajoute Foster, mais cela n’a vraiment de sens que dans le bon contexte. « Où se situe votre entreprise sur sa courbe d’évolution ? Décomposez-la pour savoir ce qui est nécessaire à ce moment. Lorsque l’entreprise évolue vous évoluez avec elle, mais vous devez comprendre que vous faites partie de ce parcours. »

2. La gestion des relations fournisseurs est essentielle pour relâcher la pression sur les achats

Les achats doivent sourcer tout ce qui est lié à la construction des trains et l’infrastructure dont Hitachi a besoin au Royaume-Uni. Avec une entreprise en croissance rapide et une fonction achats complètement opérationnelle, un des défis pour Foster était de gérer les problèmes occasionnels de timing « festin ou famine », en fonction de la signature des gros contrats ou après la réalisation des commandes existantes.

Il est plus facile de faire face aux pics et aux creux en gérant les relations avec les fournisseurs de sorte que le département achats sait quels fournisseurs peuvent fournir rapidement les produits. Foster explique qu’il cherche à savoir, par exemple : « Savent-ils comment nous travaillons ? Savons-nous comment ils travaillent ? Cette entreprise est-elle un fardeau pour nous en consommant nos ressources ou bien sont-ils auto-suffisants ? Tous ces éléments peuvent nous aider à comprendre comment réduire l’impact pour nous en tant que fonction achats. »

Hitachi Rail Europe est un relativement nouvel entrant, sans un long historique avec ces fournisseurs, c’est pourquoi Foster dit que son plus gros défi stratégique est « d’avoir des processus de sélection et de gestion de la relations fournisseurs suffisamment solides pour s’assurer que la longévité de ces relations répond à nos attentes et celles du fournisseur.

Construire une supply chain durable et la bâtir sur des fondations saines est vraiment essentiel pour nous. »

3. Les achats doivent s’approprier le style, la culture et les valeurs de votre entreprise

Hitachi, une entreprise japonaise, a une identité culturelle distincte. « Cela nous permet d’avoir une vision très pragmatique sur le monde », selon Foster. « C’est évident dans nos priorités pour sélectionner les fournisseurs – la qualité du fournisseur, l’interaction, la relation, l’approche générale. Nous avons travaillé très dur pour comprendre réellement et se conformer à ce que notre style, notre culture et nos valeurs seront lorsque nous travaillerons avec la base fournisseurs et nous nous assurons que cela soit primordial dans la manière dont nous traitons les problèmes. »

Entretenir de bonnes relations avec l’organisation est tout aussi essentiel, bien sûr. Il n’est pas rare dans le secteur des biens d’équipement que l’équipe de gestion de projet prenne l’initiative avec la base fournisseurs. Mais à Hitachi Rail Europe, ce sont les achats qui gèrent la relation avec les fournisseurs clés. « Nous agissons en tant que gestionnaires de projet de cette relation. L’équipe des opérations est à l’aise avec cette structure, mais ils surveillent de près pour s’assurer que nous livrons comme promis », dit-il.

4. Les achats permettent les décisions mais ne les prennent pas

L’idée que les achats permettent les décisions mais ne les prennent pas est un facteur de succès critique dans ce genre de structures, explique Foster. « Notre travail est de nous assurer que nous donnons toutes les informations utiles à l’entreprise afin qu’ils puissent prendre une décision avisée. Et cette décision ne peut pas toujours être celle que nous estimons la bonne. Mais à condition d’être solides dans notre présentation des données, alors notre travail est de s’assurer que l’entreprise est capable de prendre une décision. Nous ne sommes pas là pour dicter quelle doit être la décision. »

Pour l’avenir, le but est simple : continuer à remplir les attentes de croissance de Hitachi Rail Europe. « C’est une organisation ambitieuse », dit-il, « et elle ne va pas rester immobile. Mais pour les achats il s’agit de ne pas prendre trop d’avance sur l’entreprise, et s’assurer que nous sommes suffisamment structurés et agiles pour pouvoir croître et avancer avec elle. »