Générer de la valeur nette pour le travail de terrain de la Police du Sud-Ouest

La Police du Sud-Ouest voulait unir les départements achats de quatre forces de police distinctes pour réaliser des économies et libérer des fonds pour le travail opérationnel. Mais toute économie devait être réalisée sans que le service de police de terrain soit compromis. 

Efficio a été engagé pour concevoir et mettre en place la nouvelle organisation des achats, et prouver son efficacité par la réalisation d’économies tangibles dès la première année – et nous avons réussi au-delà des attentes. 

La nouvelle unité achats unifiée était fonctionnelle deux mois plus tôt que prévu. Efficio a travaillé aux côtés de la nouvelle équipe pour renforcer leurs compétences et connaissances, et réaliser des économies annuelles de plus de 10%, sans conséquence sur le service rendu. Ce faisant, nous avons créé une plateforme pour générer de la valeur de manière continue pour la police de terrain du Sud-Ouest. 

La Police du Sud-Ouest est issue de la collaboration entre les forces de police de Devon & Cornwall, Wiltshire, Gloucestershire et Dorset, et a été créée afin d’améliorer l’efficacité et libérer davantage de fonds pour le travail de terrain. Avec une dépense combinée d’environ £160m répartie sur 18 catégories clés, les achats représentaient un axe de réflexion logique pour leur collaboration.

L’approche des achats n’avait jamais été gérée de manière proactive, et peu d’achats stratégiques ou collaboratifs avaient été faits. Les 20 acheteurs travaillant au sein des quatre forces de police étaient tous généralistes, achetant tout un éventail d’articles.

Efficio s’est vu confier la tâche de concevoir et construire une nouvelle organisation unifiée des achats, ce qui comprenait la définition de la nouvelle structure et des postes, la mise en place de méthodologies, processus et outils correspondant aux meilleures pratiques ainsi que le renforcement des compétences du personnel des achats afin de leur permettre d’être autonomes. Etant donné le besoin d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix, Efficio a également été chargé d’identifier et réaliser des économies importantes dans les achats pour démontrer l’intérêt d’adopter les meilleures pratiques d’achats. Les économies devaient par ailleurs couvrir l’investissement en conseil, afin que le projet ait un coût positif dès la première année. Traditionnellement, les achats n’avaient jamais réussi à modifier les façons de travailler existantes pour réaliser des économies importantes. Un des principaux défis du projet était le haut degré de cynisme vis-à-vis de ce qui pouvait être atteint. 

Approche

Efficio était chargé de conduire le processus de Sourcing stratégique, l’équipe achats de la police travaillant à nos côtés. C’est-à-dire que le personnel de police pouvait voir la nouvelle méthodologie utilisée en pratique, et bénéficier du support et de l’encadrement des consultants d’Efficio pour renforcer leurs propres compétences et connaissances. Efficio et l’équipe achats de la police ont travaillé ensemble pour collaborer avec le reste de l’institution, afin que le projet soit perçu comme étant mené par le client et non pas imposé par des consultants extérieurs. 

Efficio a travaillé étroitement avec les parties prenantes pour comprendre en détails les besoins opérationnels. Nous avons associé cette compréhension avec notre connaissance fine des catégories pour construire un business case factuel en faveur de potentielles nouvelles stratégies de sourcing. Un élément important a également consisté à tester les stratégies avec les parties prenantes pour prévenir les inquiétudes concernant leur impact sur les services de terrain.

Les économies ont été réalisées via un certain nombre d’approches innovantes telles que l’optimisation des spécifications techniques, la simplification des processus et la remise en cause de la base fournisseurs. Dans la plupart des cas, des économies importantes ont été réalisées en travaillant de façon collaborative avec les fournisseurs existants, permettant de garantir des perturbations minimales tout en renforçant les relations avec les fournisseurs.

Résultats

L’engagement d’Efficio a permis de générer un certain nombre de bénéfices pour le client, notamment :

• Des économies annualisées supérieures à 10%, équivalent à £2.3m sur une dépense totale adressable de £21.7m

• Des économies obtenues sans impact négatif sur la performance opérationnelle

• Mise en place d’une nouvelle fonction achats deux mois avant la date prévue, et remplissant tous les critères de succès préalablement définis

• L’adhésion du personnel obtenue en respectant tous les processus RH pendant la transition

• Changement de la perception des achats par l’ensemble de l’organisation ainsi que de la valeur stratégique qu’ils peuvent apporter

La Police du Sud-Ouest dispose désormais d’une équipe achats unique avec les compétences, les outils et les ressources pour continuer à créer de la valeur à la police opérationnelle à l’avenir.