Wie in vielen Unternehmen der Dienstleistungsbranche hat auch Universal-Investment dem Einkauf lange wenig Beachtung geschenkt. Mit dem gestiegenen Einkaufsvolumen erreichte der Finanzdienstleister hier eine Größe, ab der sich eine Professionalisierung dieser Funktion durchaus lohnte.
Statt selbst eine zentrale Einheit aufzubauen, vergab Universal-Investment Mitte 2017 den Einkauf als Managed Services an Efficio. Der verantwortliche Geschäftsführer Frank Eggloff erklärt heute im Interview, warum er sich für diesen Schritt entschieden hat und verrät seine Lessons Learned.
Warum rückte Mitte 2017 der Einkauf in den Management-Fokus?
Wir wollten im Rahmen unserer Wachstumsstrategie wissen, an welchen Stellen man die Firma weiter verbessern kann. Dabei ist schnell die Frage aufgekommen, ob mit unserem überschaubaren Einkaufsvolumen eine Professionalisierung des Einkaufs überhaupt sinnvoll ist.
Diese Frage haben wir von Efficio im Rahmen einer Kurzdiagnostik aufarbeiten lassen. Das Ergebnis dieser Analyse war, dass wir zwar im Vergleich zu vielen anderen Industrien und Organismen ein nicht unglaublich großes Einkaufsvolumen haben, aber nichtsdestotrotz einen Punkt erreicht haben, ab dem eine Professionalisierung im Einkauf einen erheblichen Ergebnisbeitrag beisteuern kann.
Kurzporträt: Universal-Investment
Universal-Investment ist die größte unabhängige Investmentgesellschaft im deutschsprachigen Raum. Sie administriert 516 Milliarden Euro Vermögen, davon rund 390 Milliarden Euro in Retail- und institutionellen Produkten sowie 126 Milliarden Euro in Additional Services. Mehr als 750 Mitarbeiter arbeiten in Frankfurt am Main, Luxemburg und Krakau.
UND DANN MUSSTEN SIE DIE MAKE-OR-BUY-ENTSCHEIDUNG TREFFEN?
So wie wir als Organisation aufgestellt sind, stehen wir vermutlich genau an dem Punkt, ab dem die organisatorischen Komplexitäten, den Einkauf selber auf die Beine zu stellen und dauerhaft professionell zu betreiben, eher hoch sind. Daher haben wir uns dann entschieden, diesen als Managed Services nach außen zu vergeben. Auf diese Art und Weise bekommen wir eine Mischung zwischen dauerhafter Standardbetreuung und produktgruppenspezifischem Spezialwissen.
So kann man das Team auf der einen Seite im Organismus fest verankern, auf der anderen Seite regelmäßig ausgesuchte Spezialisten zu Sonderthemen wie IT, Zeitarbeit oder Marktdaten je nach Bedarf hinzuziehen. Für uns als Unternehmen mit einem relativ kleinen externen Einkaufsvolumen wäre es schwierig, am Markt den/die Einkäufer zu finden, die sich bei all diesen unterschiedlichen Warengruppen tiefer auskennen.
MIT ZWEI EFFICIO-MITARBEITERN IST DER EINKAUF NUN AUCH EINE SEHR SCHLANKE UND DAMIT AGILE EINHEIT. IST DAS AUCH EIN VORTEIL?
Auf jeden Fall: Wir haben zwei feste Efficio-Mitarbeiter, die dauerhaft den Einkauf im Auftrag der Universal-Investment-Gruppe betreuen und nehmen für Spezialthemen einen dritten oder auch vierten Experten aus dem Efficio-Netzwerk hinzu.
Diese flexible Mischung aus fester Kerntruppe und bei Bedarf Spezialisten für IT, Telefon oder für Flugreisen ist für uns enorm wichtig. Ich kann nicht für alle Themen Vollprofis einstellen. Aber Efficio kann sie uns immer einmal wochenweise überlassen. Beispielsweise verhandelt man nicht jedes Jahr einen Mietvertrag neu. Daher reicht es, wenn der Mietexperte alle drei Jahre für uns verhandelt.
WELCHE ZIELE HABEN SIE DEFINIERT?
Zum einen wollen wir einfach den Einkaufsprozess standardisieren, harmonisieren und organisieren. Natürlich wollen wir auch Einsparungen erzielen. Aber es geht um mehr als die absoluten Einsparungen.
Es geht auch um Themen wie Vertragsgestaltung, gelieferte Qualitäten und Lieferantenauswahl. Dazu zählt zudem das Verständnis für rechtliche Risiken und wie man sie vermeidet. Aber auch, dass man durch das Aufbrechen langjähriger Lieferantenbeziehungen im Gesamtbild ein besseres Ergebnis erzielt.
INWIEWEIT SPIELT COMPLIANCE HIER EINE ROLLE?
Der Einkauf ist traditionell im Hinblick auf Compliance ein Risiko. Daher wollten wir unbedingt mehr Transparenz und mehr Sensibilisierung. Das haben wir mit dem eingeführten Verhaltenskodex erreicht.
Als Verantwortlicher müssen Sie wissen: Wer bestellt was, wann, bei wem und zu welchem Preis? Sie wollen als Geschäftsleitung nicht das Risiko haben, dass Ihnen eines Tages die Revision hier Vorwürfe macht.
AUSGANGSLAGE BEI UNIVERSAL-INVESTMENT:
- Einkauf war keine Kernkompetenz von Universal-Investment
- Beschaffung war weitestgehend dezentral organisiert
- Fokus lag eher auf die zu erbringende Dienstleistung
- Strategisches Sourcing und Warengruppenmanagement nicht bzw. kaum vorhanden
FRANK EGGLOFF:
Frank Eggloff ist seit 2017 Geschäftsführer der Universal-Investment-Gesellschaft mbH. Er verantwortet als Chief Regulatory Officer sowohl Corporate Legal, Legal Fund Operations, Compliance, Internal Audit und Corporate Secretary & Governance als auch Data & Quality Management.
Vor seinem Einstieg bei Universal-Investment war er bei der State Street Bank International tätig, zuletzt als Geschäftsführer und Chief Financial Officer.
Ich bin der festen Überzeugung, dass jeder Mittelständler ab einem Einkaufsvolumen von 25 bis 30 Millionen Euro selektiv und punktuell einen professionellen Einkauf braucht.
WELCHE BEREICHE WAREN IHNEN IM EINKAUF BESONDERS WICHTIG?
Bei uns ist das naturgemäß der IT-Einkauf, weil hier die Mindestanforderungen an das Volumen am ausgeprägtesten sind. Hier zahlt man schnell den falschen Preis oder hat ungünstige vertragliche Konstrukte. In unserer Industrie ist die IT für den Tagesbetrieb die relevanteste Produktgruppe.
Es geht aber im Einkauf nicht zwingend um den absoluten Kaufpreis, sondern um eine Mischung aus Preis und Qualität. Ein Erfolg ist auch, wenn man für den Euro ein besseres Ergebnis bekommt. Daneben spielt bei Universal-Investment der Einkauf von Beratungsleistungen eine große Rolle.
ABER IHR EINKAUF HAT EINE GRÖSSENORDNUNG, BEI DER EINSPARUNGEN AUCH IM GESAMTERGEBNIS WAHRGENOMMEN WERDEN.
Durchaus.
WIE WÜRDEN SIE DEN ERFOLG DES MANAGED SERVICES BESCHREIBEN?
Wir fühlen uns sehr wohl mit dem, was wir – und auch wie – wir es gemacht haben. Sowohl in der Kosteneinsparung als auch in der Kostenvermeidung haben wir schöne Erfolge erzielt. Wir haben insbesondere mit einer Einkaufsrichtlinie im Bereich Compliance große Fortschritte gemacht, sodass wir im Gesamtbild durchgängig von sehr guten Erfahrungen berichten können.
SIE SIND AUF EXPANSIONSKURS MIT EINEM STEIGENDEN EINKAUFSVOLUMEN. WIE KONNTEN SIE DANK DES MANAGED SERVICES EINEN PROPORTIONALEN ZUWACHS DER KOSTEN VERHINDERN?
Das ist auch ein Grund gewesen, weshalb wir den Einkauf nicht selbst aufgesetzt haben. Man braucht eine Mindestausstattung für einen funktionsfähigen Einkauf. Mit Wachstum der Firma steigt auch das Einkaufsvolumen an.
Wenn ich aber bereits in t0 in gewisser Weise in Vorlage getreten bin – den Einkauf professionell aufgesetzt habe – muss ich später nicht nachinvestieren. Und dann sinken natürlich im Laufe der Zeit – Wachstum vorausgesetzt – die durchschnittlichen Kosten, die der Einkauf verursacht, bezogen auf eine Million zusätzlicher Ausgaben oder bezogen auf die Anzahl der Rechnungen.
Zu den von Efficio übernommenen Einkaufsaktivitäten im Rahmen des Managed Services zählen:
- Zentralisierung und Digitalisierung des Einkaufs
- Strategischer Einkauf & Warengruppenmanagement für ausgewählte Güter
- Unterstützung beim Aufbau einer nachhaltigen Einkaufsinfrastruktur, z. B. P2P
- Operativer Einkauf aller direkten sowie indirekten Verbrauchs- und Investitionsgüter
- Regelmäßige Verhandlungen bzw. Nachverhandlungen von bestehenden Verträgen
- Einführung neuer Einkaufsrichtlinien einschließlich Compliance-Reporting
- Lieferantenkonsolidierung, Bündelung von Bedarfen & Prozessoptimierung
Bei der Einführung des Einkaufs werden oft Fehler gemacht, weil die neue Einheit als zu bürokratisch, zu langwierig, zu umständlich abgelehnt wird.
Vorteile des Managed Services:
- Erfahrung und Kompetenz der Efficio-Berater
- Efficio-Mitarbeiter sind vor Ort und für alle ansprechbar
- Staffing ist flexibel skalierbar gemäß Bedarfe des Klienten
- Zugriff auf Efficio-Experten (SME-Netzwerk)
WAS SIND BEI UNIVERSAL-INVESTMENT DIE WICHTIGSTEN FAKTOREN FÜR DEN ERFOLG DES MANAGED SERVICES GEWESEN?
Man braucht ein klares Zielbild, man braucht Respekt vor den bestehenden Prozessen und eine ruhige Hand, um diesen Wandel sanft in das Unternehmen einzufügen. Bei der Einführung des Einkaufs werden oft Fehler gemacht, weil die neue Einheit als zu bürokratisch, zu langwierig, zu umständlich abgelehnt wird. Daher müssen Sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Absicht gut erklären und die Organisation mit gesundem Menschenverstand auf den Wandel vorbereiten.
Dabei spielen die handelnden Charaktere eine zentrale Rolle. Das hat Efficio bei uns sehr gut gemacht. Wir haben mit Efficio einen Partner gefunden, der uns fachlich vollständig überzeugt hat und das – Gott sei Dank – in einer menschlich hoch bemerkenswerten, respektablen Art und Weise im Tagesgeschäft umsetzt. Deswegen sind die Kollegen von Efficio, die bei uns täglich im Büro sind, auch als Bestandteil der Belegschaft voll umfänglich und uneingeschränkt akzeptiert.
DAS HEISST, DIESE MENSCHLICHE KOMPONENTE SPIELT FÜR DEN ERFOLG EINE SEHR GROSSE ROLL
Das ist wie so oft im Leben ganz entscheidend.
SIE SAGTEN BEREITS, DIE IMPLEMENTIERUNG IST NICHT EINFACH. WELCHE VORBEHALTE GAB ES?
Generell gab es die typischen Widerstandsargumente. ‚Brauchen wir nicht‘, ‚wir machen das schon ordentlich‘ oder ‚die können uns nicht helfen, wir verhandeln selber besser‘. Sehr gerne wird auch immer angeführt, dass der Einkauf die Prozesse verlangsamt, umständlich ist und alles so nicht funktioniert. Also insofern sind es die ganz klassischen Gesprächsbausteine, die da aufkommen.
Und tatsächlich ist es selten so, dass eine Maßnahme uneingeschränkt und zu 100 Prozent negativ oder positiv ist. So ist es eben auch beim Einkauf: Natürlich – und das ist ja auch Absicht – sind manche Prozesse dann weniger gradlinig als vorher und natürlich ist die Einführung des Vier-Augen-Prinzips eine zusätzliche Kurve im Organismus.
DENNOCH HABEN DIE VORTEILE ÜBERWOGEN?
Die Vorteile wie die Professionalisierung, die Transparenz, das Management rechtlicher Risiken und nicht zuletzt die professionellen Verhandlungen, führen immer wieder zu dem Ergebnis: Man muss auch als Mittelständler im nicht-produzierenden Gewerbe oder als klassisches Dienstleistungsunternehmen dem Einkauf eine hohe Aufmerksamkeit zugestehen.
WIE HABEN SIE DIE WIDERSTÄNDE ABGEBAUT?
Zuerst muss man die Führungsmannschaft aufklären: Was ist der Einkauf, wozu brauchen wir ihn? Warum ist das aus budgetärer Sicht, aus Sicht von Compliance sinnvoll? Gut ist es dann, in einigen Pilotprojekten die ersten Einsparungen zu generieren. Das hilft bei der Überzeugungsarbeit.
Danach kommt die Prozessveränderung in der Fläche. Wir haben eine Einkaufsrichtlinie geschrieben und diese auch in Übergangszeiten live geschaltet. Wir haben den gesamten Prozess von A bis Z nach rund neun Monaten umgestellt. Das war ein ziemlich gutes Ergebnis, auch weil das geräuschlos und friedlich vonstattengegangen ist.
Das ist auch ein ganz beachtlicher Erfolg von den Kollegen bei Efficio. Sie haben es hochgradig unaufgeregt, professionell, ohne große Konflikte und ohne das übliche Theater hinbekommen, den Einkauf als festen Bestandteil in der Prozesskette zu etablieren.
Ich kann nicht für alle Themen Vollprofis einstellen. Aber Efficio kann sie uns immer einmal wochenweise überlassen. Beispielsweise verhandelt man nicht jedes Jahr einen Mietvertrag neu. Daher reicht es, wenn der Mietexperte alle drei Jahre für uns verhandelt.
WIE WICHTIG WAR ES, DASS DIE EFFICIO-KOLLEGEN DAUERHAFT VOR ORT WAREN?
Das war eine Grundvoraussetzung. Wir haben den Punkt erreicht, an dem die Kollegen – obwohl sie nicht bei uns angestellt sind – als Teil der Belegschaft empfunden werden. Das ist auch ganz wichtig. Es war uns immer eine Herzensangelegenheit, dass wir eine personelle Stabilität im Team haben.
Wir haben also keine permanenten Rotationen. Das dient natürlich der Vertrauensbildung und verhindert redundante Diskussionen. Wenn neben der personellen Stabilität auch noch eine kulturelle Konsistenz da ist – wenn die Kollegen von Efficio sich ganz ähnlich verhalten in vergleichbaren Situationen – dann macht es das wirklich deutlich leichter.
WAS WÜRDEN SIE BEIM NÄCHSTEN MAL ANDERS MACHEN?
Wir würden das Projekt vermutlich weitestgehend gleich oder ähnlich wieder so auflegen. Wichtig ist Folgendes: Es braucht einen klaren Entschluss aus der Ebene der Geschäftsführung. Sie brauchen einen klaren Willen – organisiert, sauber, transparent, sparsam.
Sie brauchen dann eine Phase in der man in Ruhe der Belegschaft erklärt, warum es Sinn macht, die Einkaufstätigkeit zu zentralisieren und professionalisieren. Man braucht dann eine saubere, breitflächig abgestimmte schriftlich fixierte Ordnung, Prozessbeschreibung der Einkaufsrichtlinie, Genehmigungsrahmen etc.
IHR BEST-PRACTICE-RAT?
Man muss dem Einkauf auch die Zeit geben, ohne allzu großen finanziellen und zeitlichen Druck, Wurzeln zu ziehen. Der Einkauf braucht Zeit, um sich einzufinden und um mit den Menschen zu arbeiten, die bisher dezentral bestellt haben. Wenn er dann als Entlastung empfunden wird – und zwar als Entlastung sowohl für die GuV als auch für die jeweils betroffenen Abteilungen und handelnden Personen – dann hat der Einkauf eine ganz wunderbare Chance, sich als Organisationseinheit zu präsentieren, die dem Unternehmen hilft.
SIE SAGEN: „MAN MUSS DEM EINKAUF ZEIT GEBEN, UM WURZELN ZU ZIEHEN“. DAS WIDERSPRICHT DEM BESTREBEN, MÖGLICHST SCHNELL MESSBARE ERFOLGE VORZUWEISEN.
Zwischen Säen und Ernten vergeht oft mehr als eine Nacht. Wer glaubt, dass er Freitag den Einkauf liveschalten und Montag oder Dienstag schon unglaubliche betriebswirtschaftliche Erfolge feiern kann, ist natürlich auf dem Holzweg. Zwischen Säen und Ernten muss man vernünftigerweise sechs bis neun Monate ansetzen.
Man muss natürlich unterscheiden, ob ich einen Einkauf in einem Organismus etabliere, der betriebswirtschaftlich an der Klippe steht und ums Überleben kämpft. Dann muss der Einkauf anders agieren als in unserer Situation, dann spielen auch die Emotionen eine andere Rolle. Wenn Sie aber einen ordentlich aufgestellten Organismus auf Wachstumskurs haben, und Sie wollen den Einkauf langfristig erfolgreich ausrichten, braucht es einfach einen Vorlauf von sechs bis neun Monaten.
Bisherige Erfolge:
- (Über-) Erfüllung der Einsparziele in den vergangenen 3 Jahren
- Signifikante Prozessoptimierung
- Reduzierung des Transaktions-Volumens (weniger Rechnungen)
- Optimierung des Cashflows durch Verlängerung der Zahlungsziele
- Verringerung der Lieferantenbasis
- Hohe Akzeptanz im Unternehmen
Ich bin der festen Überzeugung, dass jeder Mittelständler ab einem Einkaufsvolumen von 25 bis 30 Millionen Euro selektiv und punktuell einen professionellen Einkauf braucht.
WAS SIND BEI UNIVERSAL-INVESTMENT DIE WICHTIGSTEN FAKTOREN FÜR DEN ERFOLG DES MANAGED SERVICES GEWESEN?
Man braucht ein klares Zielbild, man braucht Respekt vor den bestehenden Prozessen und eine ruhige Hand, um diesen Wandel sanft in das Unternehmen einzufügen. Bei der Einführung des Einkaufs werden oft Fehler gemacht, weil die neue Einheit als zu bürokratisch, zu langwierig, zu umständlich abgelehnt wird. Daher müssen Sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Absicht gut erklären und die Organisation mit gesundem Menschenverstand auf den Wandel vorbereiten.
Dabei spielen die handelnden Charaktere eine zentrale Rolle. Das hat Efficio bei uns sehr gut gemacht. Wir haben mit Efficio einen Partner gefunden, der uns fachlich vollständig überzeugt hat und das – Gott sei Dank – in einer menschlich hoch bemerkenswerten, respektablen Art und Weise im Tagesgeschäft umsetzt. Deswegen sind die Kollegen von Efficio, die bei uns täglich im Büro sind, auch als Bestandteil der Belegschaft voll umfänglich und uneingeschränkt akzeptiert.
DAS HEISST, DIESE MENSCHLICHE KOMPONENTE SPIELT FÜR DEN ERFOLG EINE SEHR GROSSE ROLL
Das ist wie so oft im Leben ganz entscheidend.
SIE SAGTEN BEREITS, DIE IMPLEMENTIERUNG IST NICHT EINFACH. WELCHE VORBEHALTE GAB ES?
Generell gab es die typischen Widerstandsargumente. ‚Brauchen wir nicht‘, ‚wir machen das schon ordentlich‘ oder ‚die können uns nicht helfen, wir verhandeln selber besser‘. Sehr gerne wird auch immer angeführt, dass der Einkauf die Prozesse verlangsamt, umständlich ist und alles so nicht funktioniert. Also insofern sind es die ganz klassischen Gesprächsbausteine, die da aufkommen.
Und tatsächlich ist es selten so, dass eine Maßnahme uneingeschränkt und zu 100 Prozent negativ oder positiv ist. So ist es eben auch beim Einkauf: Natürlich – und das ist ja auch Absicht – sind manche Prozesse dann weniger gradlinig als vorher und natürlich ist die Einführung des Vier-Augen-Prinzips eine zusätzliche Kurve im Organismus.
DENNOCH HABEN DIE VORTEILE ÜBERWOGEN?
Die Vorteile wie die Professionalisierung, die Transparenz, das Management rechtlicher Risiken und nicht zuletzt die professionellen Verhandlungen, führen immer wieder zu dem Ergebnis: Man muss auch als Mittelständler im nicht-produzierenden Gewerbe oder als klassisches Dienstleistungsunternehmen dem Einkauf eine hohe Aufmerksamkeit zugestehen.
WIE HABEN SIE DIE WIDERSTÄNDE ABGEBAUT?
Zuerst muss man die Führungsmannschaft aufklären: Was ist der Einkauf, wozu brauchen wir ihn? Warum ist das aus budgetärer Sicht, aus Sicht von Compliance sinnvoll? Gut ist es dann, in einigen Pilotprojekten die ersten Einsparungen zu generieren. Das hilft bei der Überzeugungsarbeit.
Danach kommt die Prozessveränderung in der Fläche. Wir haben eine Einkaufsrichtlinie geschrieben und diese auch in Übergangszeiten live geschaltet. Wir haben den gesamten Prozess von A bis Z nach rund neun Monaten umgestellt. Das war ein ziemlich gutes Ergebnis, auch weil das geräuschlos und friedlich vonstattengegangen ist.
Das ist auch ein ganz beachtlicher Erfolg von den Kollegen bei Efficio. Sie haben es hochgradig unaufgeregt, professionell, ohne große Konflikte und ohne das übliche Theater hinbekommen, den Einkauf als festen Bestandteil in der Prozesskette zu etablieren.
Broschüre: Managed Services im Einkauf