In 10 Schritten zu Procurement Excellence

Wie schaffte KNect365 die Transformation des Procurements von "basic" zu "best-in-class" mit 5,8 Mio. Pfund an jährlichen Einsparungen in nur sechs Monaten?

Procurement Excellence ist ein fortlaufender Prozess. KNect365 hat eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Procurement etabliert. Ein ständiger Überprüfungs- und Anpassungsprozess wurde implementiert, um sich verändernden Marktbedingungen, neuen Technologien und sich entwickelnden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren und stets Best Practices im Einkauf zu gewährleisten.

2015 bewertete Efficio die Performance des Einkaufs bei KNect365 als „basic“, was zu einer Einstufung im unteren Quartil des Vergleichrankings führte. Um von dieser Ausgangslage bis 2020 und darüber hinaus leistungsfähige Procurement Excellence zu entwickeln, folgte KNect365 diesen 10 Schritten:

1. Einkaufsstrategie: 

Es wurde eine klare Einkaufsstrategie mit Blick auf die Gesamtausgaben und messbare Ziele für die Zukunft erstellt und verfolgt. Außerdem wurde ein Warengruppenmanagement und einen strategischen Einkauf eingeführt.

2. Organisation des Procurements: 

KNect365 richtete ein „Centre of Procurement Excellence” ein, um generelle Einkaufsrichtlinien aufzusetzen und die Beschaffung bei indirekten Materialien zu leiten. Die Ausführung und Kontrolle der Richtlinien sollte über regionale Hubs ablaufen.

3. Mitarbeiter, Fähigkeiten und Weiterbildung:

Es wurden Programme durchgeführt, die der Entwicklung und dem Ausbau von Kompetenzen in den Bereichen Warengruppenplanung, strategische Beschaffung und Lieferantenmanagement dienten.

4. Warengruppenplanung:

Das Unternehmen etablierte einen jährlichen Planungsprozess, der eindeutige Einsparungen aufzeigt und realisierte Mehrwerte berücksichtigt.

5. Strategischer Einkauf:

Der strategische Einkauf wurde neu organisiert. Bereichs- und funktionsübergreifende Teams arbeiten nun über alle Warengruppen hinweg nach einer gemeinsamen, optimierten Procurement-Excellence-Methodik.

6. Lieferantenmanagement (SRM):

KNect365 definierte und implementierte eine auf Warengruppen bezogene SRM-Methodik. Umgesetzt wurde sie durch bereichsübergreifende Teams, oder (dort, wo die Ausgaben bereichsspezifisch sind) auf Bereichsebene.

7. Messen, Reporting und Nachverfolgung:

Es wurde sichergestellt, dass klar definierte und abgestimmte Metriken und Maßnahmen verfügbar sind. Dies erlaubt es die Performance und Weiterentwicklung des Procurements zu überwachen, inklusive des tatsächlichen Erzielens der Einsparungen.

8. Unterstützung, Einbindung und Change Management:

Commitment und Unterstützung auf Führungsebene und strategischem Level wurden gewonnen, um die optimale Anwendung der Prozesse zur strategischen Beschaffung zu sichern.

9. Prozess, Richtlinien und Risiko:

Um Einkaufsaktivitäten, die Leitlinien des Risikomanagements und regulatorische Anforderungen steuern zu können, definierte das Unternehmen gemeinsam Prozesse und Richtlinien.

10. Technologie und Insights: 

Es wurde abschließend dafür gesorgt, dass der gesamte Source-to-Contract-Zyklus durch entsprechende Technologie unterstützt wird. Zusätzlich wurde gesichert, dass in Echtzeit Daten zu Ausgaben und Verträgen zur Verfügung gestellt werden sowie proaktiv die Compliance gewährleistet wird.

Erfolgsfaktoren für Procurement Excellence

Der Erfolg von KNect365 bei der Erreichung der Procurement Excellence beruhte auf mehreren Faktoren. Dazu gehörten nicht nur die Implementierung der genannten 10 Schritte, sondern auch die Schaffung einer Kultur des Engagements, der Zusammenarbeit und des Verständnisses für die Bedeutung eines effizienten Einkaufs in der gesamten Organisation. Die klare Unterstützung seitens des Top-Managements, die Integration von Technologie zur Datenerfassung und Analyse sowie die fortwährende Ausbildung und Entwicklung der Mitarbeiter spielten eine entscheidende Rolle.

Procurement Excellence: Einkauf für die Zukunft

Die Strategie von Efficio hat fast unmittelbar Ergebnisse erzielt. Das neue Team hat bereits jährliche Einsparungen in Höhe von £ 5,8 Mio. erzielt, bedeutende Zukunftschancen identifiziert und sich als gut organisierter und professioneller Einkauf etabliert, der alle Erwartungen übertrifft.

Die Bedeutung von Procurement Excellence für Unternehmen

Eine ausgezeichnete Procurement-Strategie ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Effizientes Procurement ermöglicht nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine verbesserte Lieferantenbeziehung, Risikominderung und eine stärkere Positionierung in einem dynamischen Marktumfeld. KNect365 hat gezeigt, wie die richtige Herangehensweise an das Procurement nicht nur finanzielle Vorteile, sondern auch strategische Chancen für das Unternehmen eröffnen kann.

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