Warum eSourcing technologisch aufholen muss

Einkaufsmanager benötigen ein eSourcing-Tool, das ihnen die notwendige Flexibilität und die Analysemöglichkeiten bietet, um dauerhaft das beste Verhältnis aus Wertschöpfung und Ausgaben zu realisieren.

Eine Woche mag in der Politik eine lange Zeit sein – im eSourcing-Bereich ist es kaum mehr als ein Wimpernschlag. Die wichtigsten eSourcing-Tool-Anbieter holen auf und sind langsam dort angekommen, wo sie sein sollten. Das bedeutet: Vollständige Cloud- und Modul-Integration, welche den gesamten Prozess vom Einkauf bis zur Bezahlung abdeckt sowie umfassende Kompatibilität für Analysen und Visualisierung. 

Aber die Welt dreht sich weiter und es ist offensichtlich geworden, dass bestehende eSourcing-Software nicht immer in der Lage ist, den Einkauf wirklich zu verbessern. Dafür gibt es drei wichtige Gründe.

• Heutzutage werden Analysen benötigt, die so komplex und multidimensional sind, dass sie von existierenden eSourcing-Tools, die auf deutlich einfacheren Metriken basieren, schlicht nicht abgebildet werden können.
• Ein faktenbasierter Verhandlungsansatz mit Fokus auf Erläuterungen und Feedback erfordert viele Durchläufe und Testszenarien, um die besten Lösungen zu finden – diese Funktionalität ist nicht immer in eSourcing-Software vorhanden.
• Klar strukturierte Prozesse mit zugeschnittenen Regeln und Herangehensweisen werden benötigt – diese können bei Standard-eSourcing-Software von der Stange oftmals nicht vollständig abgebildet werden.

Diese Vision einer optimalen eSourcing-Technologie stützt sich auf sechs Säulen:

1.    Eine flexible Anwendung

Eine einzige Anwendung, die den gesamten Einkaufs-Lebenszyklus abdeckt, aber auch flexibel genug ist, einen Prozess mittendrin zu starten – denn nicht jede Einkaufsaktivität läuft immer von A bis Z. Beispielsweise beginnt nicht jeder Beschaffungsprozess mit einer Potenzial- oder Ausgabenanalyse. Viele wichtige Aktivitäten können stattdessen im Lieferantenmanagement oder in der Vertragsmanagement-Phase angestoßen werden. Es ist deshalb wichtig, ein System zu haben, welches diese Art von Flexibilität unterstützt.

2.    Unterstützung für multidimensionale Ausschreibungsstrukturen

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die zu Grunde liegende Datenstruktur sinnvoll ist – was auch beinhaltet, multidimensionale Ausschreibungsstrukturen („Request for …“) zu unterstützen. Hier lassen sich einige allgemeingültige Themen identifizieren:

• Zum einen gibt es das, was man vielleicht als „Excel-Symptom“ bezeichnen könnte – die Flexibilität, das Format individuell anzupassen, was die Sache für den Nutzer sehr einfach, aus Perspektive des Systems aber komplex macht. 
• Zweitens sind insbesondere direkte Ausgaben zu berücksichtigen, denn häufig wird viel Zeit für direkte, auf Rohmaterialien basierende Warengruppen und Outsourcing aufgewendet. 
• Drittens werden viele Warengruppen in der Regel bereits effizient beschafft, so dass neue Systeme in der Lage sein müssen, darüber hinaus weitere (und nachhaltige) Vorteile zu erbringen.

3.    Vollständige OJEU/ABI-Integration

Neue, noch restriktivere Regelungen sind in Kraft getreten und machen den Einkauf noch schwieriger. Dies betrifft nicht nur den öffentlichen Sektor, sondern auch diejenigen Unternehmen, die unter die sogenannte „Sektorenrichtlinie für Versorger“ fallen. In der Lage zu sein, OJEU-Benachrichtigungen (Official Journal of the European Union) zu veröffentlichen, bietet Lieferanten nicht nur einen einfachen, standardisierten Weg, ihr Interesse zu bekunden, sondern ermöglicht ihnen auch sehr schnell über das Ausfüllen eines PQQ-Dokuments (Pre-Qualification Questionnaire) herauszufinden, ob sie über die passende Qualifizierung verfügen. Die Hauptunterschiede zwischen OJEU und nicht auf OJEU bezogene Vorgänge sind:

• Gewichtungs-Transparenz
• Strukturen der Losgrößen
• Lieferantenregistrierung und fortlaufende Aktualisierungen
• Bewertungsmethodik

Der Aspekt der Gewichtungs-Transparenz verdient besondere Aufmerksamkeit. Die Entwicklung einer Lösung mit klarerer Gewichtungs-Transparenz verbessert die Beziehung zwischen Lieferanten und Klienten nicht nur während des Ausschreibungsprozesses, sondern auch in Zukunft.

4.    Moderne, automatisierte Analysen

Die Datenanalyse ist ein Bereich, der schon seit langem überfällig für eine Revolution ist – für den Einkauf gibt es deutlich geeignetere Möglichkeiten als Microsoft Excel. Entsprechende Technologie kann die Analyse revolutionieren und gerade im Bereich eScourcing ist es nicht unüblich, die eingereichten Antworten und Informationen der Lieferanten zum Vergleich mehrfach neu zu analysieren, was dazu führt, dass ein großer Zeitaufwand für Analysen entsteht.

Bislang wurden konventionelle Ansätze ohne eSourcing-Tool hauptsächlich deshalb bevorzugt, weil es sich am Ende oft nicht wirklich ausgezahlt hat, vorab zusätzlichen Aufwand zu betreiben. Rund 80 % der Analysen in den Warengruppen sind standardisiert, aber da die Daten selbst in nicht-standardisierten Excel-Dateien erfasst werden, kann die Analyse nicht automatisiert werden. Durch die Erfassung der Daten in einem einheitlichen Format können die Informationen im Anschluss umfassend weiterverarbeitet werden – eine grundlegende Veränderung für alle Ausschreibungs-, Verhandlungs- und Lieferantenauswahl-Prozesse.

5.    Beschleunigtes Feedback für Lieferanten

Moderne Analyse-Technologien tragen auch deutlich zur weiteren Automatisierung des Lieferanten-Feedbacks bei. Da sich größere Datenmengen in kürzerer Zeit analysieren lassen, kann dieser Prozess so beschleunigt werden, dass zwischen Antwortzyklen nicht mehr Wochen oder gar Monate, sondern nur noch Tage liegen.

6.    Aufbewahrung und Wiederverwendung von Daten

Früher wurde ein Teil des Wissens aus Projekten meist zentral gesammelt, aber in der Regel nur relativ oberflächlich. Jetzt ist es möglich, Daten auf Artikelebene von jedem Lieferanten und in jeder Warengruppe zu erfassen. Big Data ist im Einkauf wirklich angekommen und ebnet den Weg für ganz neue Potenziale im Benchmarking und Wissensmanagement – Datensilos einzelner Projekte sind damit endlich überholt.

Die Vision für die optimale eSourcing-Software nutzt die Leistungsfähigkeit von Big Data, um fundamental neu zu definieren, wie der Einkauf wahrgenommen, ausgeführt und bewertet wird. Und das Beste ist, dass all dies auf konsistente Weise, hochgradig anpassbar und kundenfreundlich umgesetzt werden kann. Dadurch lässt sich eSourcing fachgerecht einsetzen, um genau das zu leisten, was es soll.