Jährliche Kostenoptimierung: Wie der Einkauf dauerhaft strategischen Mehrwert schaffen kann

Ein wirkungsvoller Einkauf ist ein entscheidender Faktor, um steigendem Kostendruck standzuhalten. Für Einkaufsteams, die mit alltäglichen Aktivitäten beschäftigt sind, kann es jedoch eine Herausforderung sein, einen strategischen Ansatz zu verfolgen, der Wirkung zeigt. Wir haben festgestellt, dass eine jährliche Planung von Kostenreduktions-Initiativen unseren Klienten hilft, eine solide Grundlage für einen höheren Wertbeitrag des Einkaufs zu schaffen. Im Folgenden erläutern wir, wie die jährliche Wertschöpfungsplanung des Einkaufs dazu beitragen kann, die strategische Positionierung des Einkaufs innerhalb des Unternehmens zu verbessern - was dem Einkauf wiederum ermöglicht eine bessere Kostenoptimierung umzusetzen - und wie ein effektiver Plan erstellt werden kann.

Welche allgemeinen Probleme können Einkaufsteams mit jährlichen Wertschöpfungsplänen lösen? 

• Nicht mehr nur als reaktive Funktion wahrgenommen zu werden, die den Fortschritt behindert
• Als Kostenstelle statt als Werttreiber angesehen werden 
• Als „Compliance-Polizei“ zu agieren, anstatt sich als Geschäftspartner auf Augenhöhe auf die Wertschöpfung zu konzentrieren
• Fehlende Kapazitäten, die es erschweren, eine strategische Rolle zu übernehmen 

Die jährliche Wertschöpfungsplanung kann eine positive Veränderung in der Positionierung und Effektivität des Einkaufs bewirken, obwohl sie relativ simpel ist. „Ein wichtiger Teil des Wandels ist die Umstellung von reaktiv auf proaktiv, vom Dienstleister zum gleichberechtigten Partner. Es geht darum, nicht mehr nur auf das Geschäft zu reagieren, sondern die Agenda zu bestimmen“, sagt Andy Clark, Head of Commercial Services bei Yorkshire Water. In Zusammenarbeit mit Efficio erzielte die kaufmännische Abteilung von Yorkshire Water innerhalb von zwei Jahren Einsparungen in Höhe von 54,1 Millionen Pfund - mehr als das Doppelte des ursprünglichen Ziels. 

Was macht einen effektiven jährlichen Wertschöpfungsplan aus? 

Ein jährlicher Wertschöpfungsplan sollte eine detaillierte Liste der Einkaufsaktivitäten des kommenden Jahres sein - aber ein effektiver Plan ist mehr als nur eine Liste. Um den Einkauf in die Lage zu versetzen, langfristigen Wert liefern zu können, sollte ein Plan zusätzlich die folgenden Punkte berücksichtigen: 

• Der Plan sollte zielgerichtet sein, um den Wert zu maximieren. Achten Sie darauf, dass Entscheidungen über Einkaufsaktivitäten auf Werttreibern basieren, sei es unter dem Gesichtspunkt von Einsparungen, ESG oder betrieblichen Verbesserungen. 
• In Verantwortung des gesamten Unternehmens stehend. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter der Funktionsabteilungen Ihren Plan unterstützen, basierend auf dem gemeinsamen Verständnis, dass der Einkauf keine alleinstehende Funktion ist. Vermitteln Sie zudem, dass das gesamte Unternehmen eine wichtige Rolle bei der Erzielung von Einsparungen spielt (z. B. Neubewertung der Produktspezifikationen).
• Integriert in die jährlichen Budgetierungszyklen. Stimmen Sie die Zeitpläne auf die Jahresplanung des Unternehmens ab, um zu gewährleisten, dass einkaufsbezogene Kosten und Werte in die Budgets aufgenommen werden und so die Relevanz des Einkaufs zu erhöhen. 

Wie kann ein stichhaltiger Plan für die Zukunft erstellt werden?

Zur Strukturierung des jährlichen Wertschöpfungsplans empfehlen wir diesen Prozess:

• Datenerhebung: Sammeln und Prüfen Sie die verfügbaren Daten (z. B. auslaufende Verträge, Rechnungsdaten, bestehende Einkaufspläne). 
• Ideenfindung: Befragen Sie die relevanten Parteien innerhalb des Unternehmens und des Einkaufs. Kombinieren Sie dieses Wissen mit den Daten aus dem vorangegangenen Schritt, um eine Longlist von Einkaufschancen zu erstellen. 
• Nutzendimensionierung: Schätzen Sie den Aufwand für den Einkauf und das Unternehmen (z. B. die Anzahl der Tage), der notwendig ist, um die aufgelisteten Potenziale und ihren erwarteten Nutzen (z. B. Einsparungen, Nachhaltigkeitsvorteile, Verbesserungen der betrieblichen Effizienz) zu realisieren.
• Chancenpriorisierung: Organisieren Sie die Longlist auf Grundlage der Ergebnisse der Nutzenbewertung, um einen endgültigen Plan mit einem optimierten Return-on-Investment zu erstellen. Warten Sie nicht darauf, dass das Unternehmen bestehende Planungsmethoden in Frage stellt. Dies zeigt, dass der Einkauf eine effektive, sich selbst überprüfende Funktion ist.  
• Verankerung: Teilen Sie den Plan mit Ihrem Unternehmen. So können Sie die Sinnhaftigkeit des Wandels verdeutlichen und die Führungsrolle des Einkaufs bei der Förderung von organisatorischen Verbesserungen demonstrieren. Zusätzlich etablieren Sie damit und eine Beziehung mit Ihrem Unternehmen, in der Verantwortlichkeit im Vordergrund steht. 

Dieser Prozess fördert eine proaktive Herangehensweise an den Einkauf und führt die Teams von einem alltäglichen vertrags- und zyklusorientierten Mindset zu einer langfristigen sowie strategischen Denkweise.   

Wir sind für Sie da  

Wenn Sie die Entwicklung Ihrer Einkaufsabteilung und die damit verbundenen Möglichkeiten zur Kostenoptimierung und Wertschöpfung erkunden möchten, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.