Indirekter Einkauf: Ein oft unterschätztes Potenzial für Kosteneffizienz und EBIT-Steigerung

Autoren: Valeri Dick, Verena Oppermann

In vielen Unternehmen hat sich der Einkauf in den letzten Jahren als strategische Funktion etabliert, die maßgeblich zur Kostenoptimierung und Wertschöpfung beiträgt. Dabei stehen jedoch häufig die direkten Warengruppen im Fokus, während der indirekte Einkauf – trotz seines erheblichen Potenzials – oft vernachlässigt wird. Dieser Artikel beleuchtet die Unterschiede zwischen direktem und indirektem Einkauf, typische Herausforderungen und bewährte Ansätze zur Optimierung, um Unternehmen langfristig effizienter und profitabler aufzustellen.

Differenzierung: Direkter vs. indirekter Einkauf

Der Unterschied zwischen direktem und indirektem Einkauf liegt nicht nur in der Art der beschafften Güter und Dienstleistungen, sondern auch in den Prozessen und Strukturen, die diese Bereiche prägen:

Im direkten Einkauf stehen Materialien und Produkte im Fokus, die unmittelbar in die Produktion einfließen – etwa Rohstoffe wie Chemikalien, Metalle oder Kunststoff. Für diese Warengruppen gibt es meist dedizierte Einkaufsressourcen, eine klare Ausgabentransparenz durch Warenwirtschaftssysteme sowie strategische Lieferantenbeziehungen, die durch vertragliche Vereinbarungen und gezieltes Risikomanagement abgesichert sind.

Der indirekte Einkauf umfasst Dienstleistungen und Produkte, die nicht direkt in die Wertschöpfungskette eines Unternehmens einfließen. Dazu gehören beispielsweise IT-Dienstleistungen, Dienstleistungen im Rahmen des Gebäudemanagements oder Beratungsleistungen. Oft erfolgt die Beschaffung dieser Leistungen dezentral durch Fachabteilungen, häufig ohne Einbindung des Einkaufs. Dies führt dazu, dass standardisierte Prozesse fehlen, die Transparenz der Ausgaben eingeschränkt ist und ein systematisches Lieferantenmanagement selten umgesetzt wird. Die Ausgabenstruktur im indirekten Einkauf ist in der Regel kleinteilig und heterogen, was strategische Optimierungen erschwert.

Typische Herausforderungen im indirekten Einkauf

Der indirekte Einkauf kann Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen stellen, die dazu führen, dass sein Potenzial nicht vollständig ausgeschöpft wird. Eine der zentralen Herausforderungen liegt in der fehlenden Ausgabentransparenz. Ohne den Einsatz geeigneter Systeme und IT-Tools können Ausgaben oft nur über Rechnungsdaten nachvollzogen werden, was strategische Analysen erschweren kann.

Eine weitere Herausforderung ist das Fehlen eines Einkaufsmandats und damit ein höherer Grad an individuellen Prozessen. Fachabteilungen wie IT oder Gebäudemanagement agieren häufig eigenständig und nutzen so weder Synergien noch strategische Ansätze, die durch eine zentrale Einkaufssteuerung möglich wären. Eine dezentrale Organisationsstruktur kann zudem die Lieferantenvielfalt verstärken, was zu Effizienzverlusten und einer reduzierten Verhandlungsmacht führt.

Hinzu kommt ein möglicher Mangel an Fachexpertise in komplexen Bereichen wie Versicherungen, Cloud-Lösungen oder Cyber-Security. Häufig fehlt es den Unternehmen intern an spezifischen Know-how bzgl. Lieferanten, Märkten, aktuellen Trends und Verhandlungshebel, um fundierte Beschaffungsentscheidungen treffen zu können. Diese Herausforderung wird noch verstärkt, wenn die Nachfrage unregelmäßig und schwer vorhersehbar ist, z.B. bei Dienstleistungen wie Marketing oder Beratung.

Darüber hinaus wird der indirekte Einkauf häufig mit begrenzten personellen Ressourcen betrieben. Dies kann die Umsetzung notwendiger Optimierungsmaßnahmen hemmen und dazu führen, dass Einsparpotenziale ungenutzt bleiben.

Bewährte Vorgehensweise zur Optimierung des indirekten Einkaufs

Um die Herausforderungen im indirekten Einkauf zu bewältigen, bedarf es eines strukturierten Ansatzes:

1. Transparenz schaffen

Ein zentraler Schritt zur Bewältigung der Herausforderungen im indirekten Einkauf ist die Schaffung von Transparenz. Mithilfe moderner KI-gestützter Tools können große Datenmengen effizient analysiert werden. Diese Tools konsolidieren Informationen aus verschiedenen Quellen, wie Rechnungen, Verträgen oder ERP-Systemen, und generieren eine aussagekräftige Übersicht. Unternehmen erhalten so einen Überblick über ihre Ausgabenstruktur, identifizieren versteckte Kostentreiber und können fundierte Entscheidungen treffen. Darüber hinaus ermöglichen diese Analysen die Identifikation von Konsolidierungsmöglichkeiten oder den Einsatz von standardisierten Prozessen.

2. Warengruppenanalyse

Eine detaillierte Analyse der Warengruppen ist der Schlüssel zur Identifikation von Einsparpotenzialen. Experten betrachten dabei nicht nur die Ausgabenhöhe, sondern auch die Marktbedingungen, aktuelle Vertragsmodelle und spezifische Anforderungen der Fachabteilungen. Insbesondere bei heterogenen Warengruppen wie Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO) oder IT sind spezialisierte Kenntnisse essenziell, um Best Practices und Markttrends zu berücksichtigen. Aus diesen Erkenntnissen können gezielte Initiativen abgeleitet werden, wie z. B. interne Spezifikationsoptimierung, Bündelung von Bedarfen, Ausschreibungen oder Verhandlungen, die eine signifikante Kostenreduktion ermöglichen.

3. Organisatorische Einbindung

Die Einbindung der relevanten Stakeholder und Abteilungen ist entscheidend für die Akzeptanz und den Erfolg von Initiativen. Eine klare Governance-Struktur definiert Verantwortlichkeiten und sorgt für einheitliche Entscheidungswege. Workshops und regelmäßige Abstimmungen mit den Fachabteilungen helfen, Verständnis für die Einkaufsstrategie zu schaffen und Widerstände abzubauen. Zudem unterstützt eine enge Zusammenarbeit mit dem Management, eine gemeinsame Zielsetzung zu verfolgen und den Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu verdeutlichen.

4. Programmdefinition

Ein langfristig erfolgreiches Einkaufsprogramm erfordert eine klare Roadmap, die alle notwendigen Schritte strukturiert darstellt. Pilotprojekte sind ein bewährter Ansatz, um schnell

erste Erfolge sichtbar zu machen und Erkenntnisse für eine unternehmensweite Umsetzung zu generieren. Eine solide Programmdefinition umfasst zudem Meilensteine, Erfolgskriterien und die Definition von Rollen. Durch ein iteratives Vorgehen können Programme flexibel an veränderte Bedingungen angepasst werden, um eine nachhaltige Wirkung zu erzielen.

5. Nachhaltige Umsetzung und Monitoring

Nach der Implementierung der Maßnahmen ist ein kontinuierliches Monitoring essenziell. Dies umfasst die Überprüfung der Ergebnisse anhand von KPIs sowie die Anpassung von Initiativen bei Abweichungen. Regelmäßige Berichte und Feedback-Schleifen gewährleisten, dass die Einsparpotenziale auch langfristig realisiert werden. Darüber hinaus ermöglicht ein zentralisiertes Reporting den Vergleich von Standorten oder Abteilungen und die Schaffung von Benchmarks, die die Performance weiter optimieren.

Die Vorteile von Efficio

Als führende Beratung im Bereich Einkauf bietet Efficio umfassende Expertise und maßgeschneiderte Lösungen, um den indirekten Einkauf in Ihrem Unternehmen zu transformieren:

Schnelle Erkenntnisse: Unsere Experten analysieren Ihre Lieferantenstruktur und identifizieren Optimierungsmöglichkeiten – selbst in komplexen Warengruppen.

Strategische Hebel: Durch die Kombination aus Markt- und Nachfrageseite entwickeln wir Ansätze, die Ihre Anforderungen bestmöglich abdecken und den EBIT-Beitrag maximieren.

Fachexpertise und Benchmarks: Dank unserer Erfahrung aus zahlreichen Projekten können wir auf ein breites Netzwerk und bewährte Benchmarks zurückgreifen.

Individuelle Beratung: Unsere Lösungen werden exakt auf Ihre Unternehmensbedürfnisse abgestimmt, um langfristigen Erfolg zu sichern.

Fazit

Der indirekte Einkauf bietet Unternehmen erhebliches Potenzial, das weit über reine Kosteneinsparungen hinausgeht. Mit einem durchdachten Ansatz, der Transparenz, strategische Planung und organisatorische Integration vereint, lässt sich dieser Bereich zu einem entscheidenden Treiber für Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit entwickeln. Efficio unterstützt Sie dabei, die Chancen im indirekten Einkauf voll auszuschöpfen – für nachhaltigen Erfolg und eine starke EBIT-Steigerung.