Eine Geschichte von Soft Skills im Einkauf

Im Zuge des Wandels der Funktion sind für den Erfolg des Einkaufs neue Fähigkeiten erforderlich. Sie werden vielleicht nicht in der traditionellen Einkaufsausbildung gelehrt, aber die so genannten Soft Skills werden immer wichtiger, um den Einkauf neu zu positionieren und zu transformieren.

Da sich der Einkauf weiter wandelt, ist es unvermeidlich, dass sich auch die Fähigkeiten, die für den Erfolg erforderlich sind, verändern. In leistungsstarken Einkaufsabteilungen der Zukunft wird die Digitalisierung bedeuten, dass Warengruppen- und branchenspezifisches Wissen in einer Plattform organisiert wird und nicht mehr in den Köpfen der Einkäufer verbleibt. Ein effektiver Erkenntnispfeiler des zukünftigen Operating Models wird nicht nur diese Daten als Momentaufnahme in der Zeit erfassen, sondern auch die Umstände, unter denen sie entstanden sind.

Im Laufe der Zeit werden die Mitarbeiter in die Lage versetzt, sich bei ihren Einkaufsaktivitäten effektiver von der Plattform leiten zu lassen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Das „Lernen“ detaillierter Fakten über Produkte und Märkte wird also an Bedeutung verlieren, da sich der Schwerpunkt auf die Interpretation und Anwendung dieses Wissens verlagert. 

Unsere Umfrageteilnehmer des Forschungsberichts „The Human Factor: Strategische Beschaffung und die Führungskräfte von morgen“, stimmen dem zu. Die Hälfte stuft Soft Skills als „sehr wichtig“ für Einkaufsmanager ein; weitere 28 % halten sie für „wesentlich“ (42 % der Chief Procurement Officers (CPOs) und annähernd 50 % der Einkaufsorganisationen mit höheren Ausgaben und einem Umsatz von über 1 Milliarde US-Dollar).  

Der Begriff „Soft Skills“ deckt ein breites Spektrum von Fähigkeiten ab. Ihre Gemeinsamkeit besteht darin, dass sie schwer zu messen oder zu untersuchen sind und nur selten im Rahmen einer formalen Einkaufsschulung vermittelt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht erlernt und geübt werden können. Die Vorstellung, dass manche Menschen als Kommunikatoren, Führungskräfte oder Verhandlungsführer geboren werden, ist weitgehend ein Mythos.

Soft Skills im Einkauf - welche sind am wichtigsten?

An erster Stelle der von unseren Befragten geschätzten Soft Skills steht die „Fähigkeit, Einfluss zu nehmen und zu führen“, was die Anforderungen an das Operating Model von morgen widerspiegelt. Eine stärker digital ausgerichtete, weniger hierarchische Einkaufsstruktur erfordert, paradoxerweise, eher mehr als weniger Führungskräfte, wenn ein kohärenter Wandel stattfinden soll. Und diese veränderten Anforderungen werden deutlich, wenn wir die Soft Skills im Einkauf betrachten, die am häufigsten als die drei wichtigsten genannt werden.  

Mehr als ein Drittel der Befragten (36 %) nannten unter den drei wichtigsten Fähigkeiten die „Flexibilität und Beweglichkeit zur Bewältigung laufender Veränderungen“. Der gleiche Anteil nennt auch den „Mut, konventionelles Denken in Frage zu stellen“, während 35 % „Innovation, Kreativität und Problemlösung“ schätzen. Die Erwartung ist eindeutig, dass die Einkaufsabteilung der Zukunft eine stärker projektbasierte Mentalität mit einem agilen Ansatz annehmen muss, um die Bedürfnisse des Unternehmens besser zu erfüllen.

Die Befragten nannten ganzheitliche Führung, die Einbindung von Stakeholdern und Control-Tower-Führung als die am wenigsten zugänglichen. Die Bedeutung dieser Fähigkeiten und der Einbeziehung von Stakeholdern liegt auf der Hand: Die wichtigsten Geschäfte und Verhandlungen in künftigen operativen Einkaufsmodellen werden nicht mit externen Lieferanten, sondern mit internen Nutzern, Stakeholdern und Kollegen geführt. Denn um effektiver zu werden, muss der Einkauf kundenorientiert und für die Stakeholder relevant sein.
 

Einkaufsschulung für die Zukunft

Das bedeutet, dass die künftige Ausbildung in technischen Fertigkeiten, z. B. in der Verhandlungsführung, nicht nur die Theorie, Strategien und Taktiken umfassen wird, sondern auch die Entwicklung von Fähigkeiten zur Einflussnahme, die wirksame Verwendung der gesprochenen und geschriebenen Sprache, das Verständnis der Motivationen und Handlungen von Stakeholdern und die Art und Weise, wie sie beeinflusst werden können. Dieses Training muss sich von einer primär auf Klassenräumen basierenden Ausbildung zu einer Kombination aus eLearning, systematischem Wissensaustausch und face-to-face-Lernen entwickeln.

Obwohl die Entwicklung von Soft Skills im Einkauf in Zukunft ein integraler Bestandteil des Trainings sein muss, werden sich die Praxis der Soft Skills und das Feedback zu einem kontinuierlichen Prozess in der beruflichen Entwicklung entwickeln. Dies unterscheidet sich von der Aneignung von „hartem“ Wissen, das bis zu einem gewissen Grad ein einmaliges Ereignis ist, obwohl regelmäßige Aktualisierungen und Auffrischungen unerlässlich sind.

In der Vergangenheit gab es im Einkauf eine Fülle von Personen, die in der Lage waren, einen Prozess zu steuern. Da allerdings nun viele der Einkaufsprozesse und Arbeitsabläufe in der Technologie kodifiziert sind, werden die leistungsstarken Einkaufsabteilungen der Zukunft von Menschen geleitet, die sich von diesen Prozessen zurückziehen und Wege finden können, ihre internen Kunden besser zu unterstützen.

Um zu verstehen, wie ein Kunde mehr Nutzen aus einer einkaufsbezogenen Aktivität ziehen kann, müssen Einkaufsfachleute die Bedürfnisse und Motivationen ihrer Kunden verstehen und wissen, wie sie diese beeinflussen können. Aus diesem Grund ist eine Verlagerung des Schwerpunkts von Hard Skills auf Soft Skills so wichtig.