Demand Management: Der übersehene Schlüssel für einen nachhaltigen Beitrag für Kosteneinsparungen

Stellen Sie sich vor: Ein großer multinationaler Konzern mit mehreren Zehntausend Mitarbeitenden erlebt ein schwieriges Quartal. Die Konzernleitung verlangt deshalb von den Abteilungen, den Gürtel enger zu schnallen - und zwar schnell. 

Selbst profitable Unternehmen waren in den letzten von Unsicherheit geprägten Jahren mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert. Zwar gibt es für diese Herausforderungen unterschiedliche Gründe, aber die Reaktion ist meist die gleiche: Umfassende unternehmensweite Kostensenkungen, wobei von jedem Abteilungsleiter festgelegt wird, was oder wer verzichtbar ist. Nur allzu oft besteht Uneinigkeit darüber, wie die von der Geschäftsführung verlangten Einsparungsziele erreicht werden sollen - allen voran seitens der Finanzteams. 

Es gibt allerdings eine effektivere, aber oft ungenutzte Methode für Kosteneinsparungen und Leistungssteigerung: das Demand Management.

Demand Management ist eine ergebnisorientierte Planungsmethode, die das richtige Produkt zum richtigen Empfänger bringt, wo und wann es gebraucht wird, und zwar zu den bestmöglichen Kosten. Wir stellen im Rahmen des Demand Managements Business Cases in denen die Ausgaben gegenüber dem Budget geprüft und genehmigt werden, anstatt lediglich ein Beschaffungsverfahren durchzuspielen, um Einsparungen zu erzielen.

Der strategische Einkauf ist als traditioneller Ansatz für das Einkaufsmanagement unerlässlich. Doch die Nutzung unserer umfassenden Prognosemethoden und die Analyse der potenziellen Renditen aus indirekten Ausgaben können Kostensenkungsmöglichkeiten von bis zu 40% aufdecken - ein Ansatz, der im Rahmen des Demand Managements besonders effektiv ist. Wir empfehlen deshalb ein ganzheitliches Verfahren für den strategischen Einkauf. Es umfasst Ausgabenanalyse, Kapazitätsplanung, Ausschreibungserstellung und Empfehlungen zur Verbesserung von Prozessen.

Was ist der Schlüssel? Es geht darum, Ausgaben durch intensive Vorarbeit einzuschränken. Das bedeutet, die Ausgaben sowohl vor als auch während der Finanzplanung zu berücksichtigen, um effektive Beschaffungsverfahren durchzuführen. Und zwar vorausschauend, und nicht reaktiv. Mit der richtigen Planung lassen sich zusätzlich 5 bis 10% einsparen.

Einbeziehung der Finanzabteilung zur Optimierung des Budgets 

Zunächst benötigen Sie eine Zielvorgabe für die Einsparungen, die Sie erzielen möchten. Auf ein vorab gestecktes Ziel können Sie hinarbeiten. Und wir helfen Unternehmen, dies zu erreichen, anstatt zuzusehen, wie der Prozess in der Finanzabteilung stecken bleibt. 

Um den Erfolg von Initiativen zu gewährleisten, ist eine starke Unterstützung der Unternehmensführung und idealerweise die Einbeziehung des Einkaufs in die Budgetierungs- und Planungsphase erforderlich. Dies ermöglicht dem Einkauf eine aktive Rolle, besonders im Kontext des Demand Managements. Wir empfehlen die Einrichtung eines Steering Committees, das die Ausgaben beobachtet und mit dem Budget abgleicht. Dadurch kann der Einkauf eine aktive Rolle übernehmen. Dabei sollte unbedingt auf das Tempo, die Kommunikation und die Unterstützung durch die Geschäftsführung für das Steering Committee geachtet werden.

Während der Haushaltsplanung arbeitet die Finanzabteilung unternehmensweit an der Erstellung und Festlegung des Haushalts für das Folgejahr mit. Der Einkauf kann den Budgetierungsprozess effektiv unterstützen, indem er Ausgabentrends und Vertragsverpflichtungen aus den Vorjahren mitteilt und gemeinsam mit dem Unternehmen festlegt, was für das kommende Jahr neu ist. Dazu gehören Initiativen zur Kostensenkung, Entscheidungen darüber, welche Waren/Dienstleistungen nicht mehr benötigt werden, und die Abstimmung mit der Finanzabteilung, um das Budget vor Beginn des Geschäftsjahres zu senken.

Aber die nachfragebasierte Beschaffung ist noch viel mehr...

Als nächstes erstellt der Einkauf eine Liste mit den bevorzugten Lieferanten für die externe Beschaffung und legt fest, welche Projekte intern abgewickelt werden können. Fundierte Kenntnisse der historischen und aktuellen Markttrends sind erforderlich, um realistische Einsparungsziele festzulegen, die frühzeitige Kosteneinsparungen ermöglichen und die Erfolgsaussichten erhöhen. 

Verglichen mit herkömmlichen Beschaffungsprojekten erfordern nachfragebasierte Initiativen mehr Daten, eine stärkere Konzentration auf die Implementierung und mehr Spielraum für unterschiedliche Lieferanten, um alternative Ansätze anzubieten.

• Mehr Daten - Sie geben einen Einblick in die Nachfrage nach Waren und/oder Dienstleistungen, die Sie benötigen. Diese Kenntnisse sind wiederum entscheidend, um festzulegen, ob eine Ausschreibung erforderlich ist, und um erfolgreiche Verhandlungen mit den Lieferanten zu führen. 
• Konzentration auf die Umsetzung - Die erfolgreiche Implementierung ist der Schlüssel zu einem Großteil der Einsparungen. Das bedeutet, dass die Ziele realistisch, zuverlässig und wiederholbar sein müssen. Sie müssen zielgenau sein.
• Mehr Spielraum für Lieferanten - Geben Sie Ihren Lieferanten Raum, damit sie ihre Kreativität ausspielen können, gleichzeitig aber Ihre Ziele im Fokus haben. So kann ein Lieferant beispielsweise eine alternative Lösung anbieten, an die Sie noch gar nicht gedacht haben.

Es zahlt sich aus!

An dieser Stelle zahlt sich Ihre Analyse zur Antizipation verschiedener Einsparungs- und Umsetzungsszenarien wirklich aus. Da sich die umfangreiche Datenerfassung und die Konzentration auf einen Umsetzungsplan in den Fragen an Ihre Lieferanten widerspiegeln, werden Ihre Antworten einen vollständigen Überblick darüber geben, wie realistisch die Einsparungen sind. Dann können Sie die anfallenden Implementierungskosten, die Umsetzungsprobleme, die Kosten und den Zeitaufwand vergleichen. Alle Szenarien werden berücksichtigt, einschließlich der Alternativen, die zusätzliche Einsparungen und/oder Produktverbesserungen ermöglichen. 

Jetzt kennen Sie Ihr langfristiges Einsparungspotenzial. Und durch die Berücksichtigung dieser Vorgaben werden Einsparungen wiederholbar und nachhaltig.

Unsere Klienten haben durch das strategische Implementieren von Demand Management bereits gute Ergebnisse erzielt und ihre Erfolgsgeschichten mit uns geteilt.

Durch Nachfrageprognosen lassen sich bei Permanent TSB Einsparungen von € 12 Mio. erzielen

Laut Rachel Dolan, Head of Procurement and Supplier Relationship Management bei Permanent TSB, einer der ältesten Banken Irlands, half die Nutzung der Nachfrageprognosen und anderer Analysetools von Efficio dem Unternehmen, Führungskräfte von der Richtigkeit einer frühzeitigen Einbeziehung des Einkaufsteams in die Budgeterstellung zu überzeugen. 

„Früher hat eigentlich niemand mit dem Einkauf geredet, weil seine Mitarbeiter als „Spaßbremsen“ galten und deshalb von allen gemieden wurden,“ so Rachel Dolan. „Das ist ein ganz neuer Weg. Der CFO brachte sich umfassend ein. Gerade diese Unterstützung durch die Unternehmensspitze macht den Unterschied. So war klar, dass der Einkauf eine echte treibende Kraft für unsere Kosten-Agenda sein kann.“

Laut Rachel Dolan sind Leute, die im Einkauf arbeiten, gute Projektleiter, weil die Kostenoptimierung eine wichtige Rolle im Betrieb eines großen Unternehmens spielt. 

„Sie müssen sich ständig anpassen, weil sie täglich mit anderen Ansprechpartnern zu tun haben,“ so Rachel Dolan. „Wenn ich mit unserem Führungsteam spreche und es ist zufrieden - weil die Zahlen sprechen für sich -, dann feiern alle und schütteln sich die Hände, weil die Arbeit richtig Spaß macht. Der Einkauf ist der Wegbereiter für das Unternehmen. Und wenn man Super-Deals für das Unternehmen abschließt und alle zufrieden sind, dann ist das ideal.“

Und Rachel Dolan weiter: „Das Demand Management ist die treibende Kraft. Dabei geht es aber nicht nur um Kosten und Wertschöpfung, sondern auch um strategische Partnerschaften und Innovation durch das Unternehmen bei seinen Lieferanten. Wir konzentrieren uns dabei vor allem auf die Risiken - und zwar nicht nur die Risiken der Bank, sondern auch die Risikoprofile unserer Lieferanten.

Das ist nichts, was man einfach so kaufen kann und was dann wie von Zauberhand geschieht - es ist eine echte Teamleistung. Die Einkaufsberater erledigen nicht einfach die Arbeit und lassen dann die Magie im Unternehmen walten. Das ist harte Arbeit.“

12% jährliche Einsparungen bei den Treibstoffkosten durch eine auf Demand Management ausgerichtete Beschaffungsstrategie

Ein wichtiger nordamerikanischer Klient für Umweltdienste verzeichnete zwischen 2019 und 2022 ein rasantes organisches Wachstum und etliche Zukäufe. Durch die neuen Geschäftseinheiten wurde die Beschaffung zwischen den USA und Kanada fragmentierter, was zu höheren Treibstoffkosten führte. Während 40% des Treibstoffes bei bevorzugten Lieferanten gekauft wurden, wurden 25% mit Treibstoffkarten gekauft und 35% verteilten sich auf über 100 sporadisch genutzte Lieferanten. Trotz interner Bemühungen, verstärkt bevorzugte Lieferanten zu nutzen, entwickelte sich das Wachstum schneller als die Umsetzung und die Kosten stiegen rasant. 

Wir wurden damit beauftragt, Einsparungen zu erzielen, die sich unmittelbar auf den Gewinn auswirken. Direkte Verhandlungen waren dabei ein erster wichtiger Schritt. Der Treibstoffmarkt war zum Zeitpunkt der Verhandlungen extrem volatil und die Dieselpreise erreichten Rekordwerte. Aufgrund früherer Probleme bei der Umsetzung waren die etablierten Lieferanten skeptisch, dass neue Mengen umgestellt werden würden, und boten daher keine wesentlichen Rabatte an. 

Danach haben wir analysiert, wie jede Geschäftseinheit Treibstoff einkauft, um Möglichkeiten für eine Optimierung der Einkaufsgewohnheiten zu finden. Bald stellten wir fest, dass sie insgesamt bis zu 20% Aufschlag für Einzelhandelskäufe zahlten, obwohl die jährlichen Mengen Großeinkäufe oder Vor-Ort-Betankungsanlagen (OSR) rechtfertigten. Danach erstellten wir ein Modell, um die optimale Treibstoffliefermethode auf Standortebene festzulegen, ausgehend von der jährlichen Menge, der Zahl der LKWs/Fahrer, den Kapitalkosten für Tankanlagen, den Arbeitskosten usw. Davon ausgehend legten wir die Vorgaben für die Geschäftseinheiten fest, um von Einzel- auf Großhandelspreise oder OSR-Service umzusteigen. Und es ergab sich eine Alternative für niedrigere Kosten als die bestehenden Optionen A, B oder C des Unternehmens. 

Dieser umsichtige Ansatz bei der Nachfrageoptimierung, verknüpft mit direkten Verhandlungen, ermöglichte Einsparungen von 4 Mio. USD und jährliche Einsparungen von 12% für unseren Klienten.

Demand Management: Ihr Partner für Einkauf und Supply Chain Management

Das Demand Management spielt eine Schlüsselrolle für den Erfolg im Einkauf und Supply Chain Management. Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie unser Expertenteam Ihr Unternehmen dabei unterstützen kann, durch gezielte Verbesserungen im Demand Management Kosteneinsparungen zu maximieren und Risiken zu verringern.