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CFO-Strategien zur Maximierung von Einsparungen durch den Einkauf

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Insight
Summary

Die Autoren: Lucrezia Bassano, Alex Gooch, Murray Matheson

Die externe Kostenoptimierung steht nach wie vor ganz oben auf der Agenda der Unternehmensvorstände, wobei die Finanz- und Einkaufsteams bei der Identifizierung und Einholung von Einsparpotenzialen eine führende Rolle spielen. Häufig wird jedoch die Rolle des CFO und seiner Kollegen in der Geschäftsleitung unterschätzt, wenn es darum geht, den Grundstein für erfolgreiche Kostensenkungsprogramme zu legen.

 

Dieser Artikel behandelt die folgenden Themen:

  1. Die organisatorischen Vorbereitungen, die ein CFO treffen sollte, bevor er ein Programm zur Identifizierung von Kosteneinsparungen startet
  2. Wie das Beste aus den verfügbaren Daten herausgeholt werden kann
  3. Wie ein CFO beurteilen sollte, ob sein Unternehmen bereit ist, die identifizierten Einsparungen zu realisieren

In der Regel sind die Einkaufsteams für die technischen Aspekte der Identifizierung von Kostensenkungspotenzialen verantwortlich. Es ist jedoch Aufgabe des Managements, das Unternehmen sowohl auf die Bewertung als auch auf die anschließende Umsetzung der identifizierten Möglichkeiten vorzubereiten.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Erfolgsquote um 40% steigt, wenn die Potenzialanalyse effektiv gemanagt und vom Management voll unterstützt wird.

Die Weichen für den Erfolg stellen: Ehrgeiz und Vorbereitung

Bei der Potenzialanalyse sollten Führungskräfte die folgenden kritischen Maßnahmen berücksichtigen:
 

  • Definieren Sie den Umfang und die Ziele: Der Umfang der Potenzialanalyse muss klar definiert werden, sei es für den gesamten Ausgabenbereich, für bestimmte Bereiche wie den indirekten Einkauf oder für zusätzliche Ziele wie das Working Capital. Legen Sie Parameter wie Zeitrahmen und konkrete Ziele mit den erwarteten Ergebnissen und dem ROI fest. Ohne einen klaren Fokus kann die Bewertung keine aussagekräftigen Ergebnisse liefern.
     
  • Sichern Sie sich die Zeit und das Engagement des Managements: Die Zustimmung und das Verantwortungsbewusstsein des Managements sind entscheidend, um die Dynamik zu erzeugen, die für erfolgreiche Programme erforderlich ist. Wenn ihre Beteiligung an anderen dringenden Initiativen bedeutet, dass sie nicht verfügbar sind, kann es sich lohnen, den Zeitpunkt oder den Umfang der Analyse zu überdenken.
     
  • Schaffen Sie Raum für "Blue Sky"-Thinking: Ermutigen Sie zu einem offenen Ansatz, bei dem alle Ideen auf den Tisch kommen. Dazu gehört auch das Überdenken bereits verworfener Ideen und die Bewertung von Ideen, die Investitionen erfordern, um Einsparungen zu erzielen. Schaffen Sie von Anfang an Raum für Ideen, die nicht durch vorhandene Kapazitäten oder Fähigkeiten begrenzt sind. Diese können später verfeinert werden.
     
  • Etablieren Sie solide Governance- und Entscheidungsprozesse: Richten Sie eine solide Governance ein, um sicherzustellen, dass die identifizierten Chancen in einem offenen Forum geprüft werden, in dem Entscheidungen auf der Grundlage eines soliden Geschäftsszenarios getroffen werden können, anstatt sie zu früh und ohne angemessene Bewertung zu verwerfen.

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    Timing und Kontext sind der Schlüssel zur Effizienz

    Typische Szenarien, in denen eine Potenzialanalyse besonders vorteilhaft sein kann, sind unter anderem:

    • Budgetplanung: Die Abstimmung der Potenzialanalyse mit Ihrem Budgetierungsprozess ermöglicht eine nahtlose Integration der identifizierten Potenziale in die Finanzplanung.

    • Marktveränderungen: Inflationsdruck kann ein zusätzlicher Anreiz sein, Lieferantenbeziehungen zu hinterfragen, um vereinbarte Margen beizubehalten oder zu senken.

    • Unternehmensleistung: Wenn die Kosten von Jahr zu Jahr weiter steigen, kann eine Potenzialanalyse angebracht sein, um die Ursachen zu verstehen und Defizite anzugehen.

    • Veränderungen im Unternehmen: Eine Potenzialanalyse kann Unternehmen helfen, sich auf eine Übernahme, einen privaten Verkauf oder einen Börsengang vorzubereiten.

    Maximale Nutzung von Daten zur Umsetzung von Einsparinitiativen

    Mangelnde Ausgabentransparenz führt zu einer Fokussierung auf Budgets und schränkt damit die Fähigkeit eines Unternehmens ein, funktionsübergreifende Ausgaben zu bündeln und ihren Wert zu maximieren.

    Hier können und sollten CFOs eine Führungsrolle übernehmen, um die Interessen der funktionalen Abteilungen zu vereinen und Synergien zu finden, um die Wirkung von Ausgaben zu maximieren.

    Der Aufbau eines vollständigen, unternehmensweiten Spend Cubes mit klarer Kostentransparenz über alle Geschäftsbereiche und Warengruppen hinweg hilft CFOs, die richtigen Fragen zu stellen und die Bewertung auf eine realistische Sicht der aktuellen Abläufe zu stützen.

     

    Pläne in die Tat umsetzen: Realisierung von Einsparungen aus der Potenzialanalyse

    Das Erkennen von Einsparinitiativen ist nur der erste Schritt. Um diese Erkenntnisse umzusetzen, müssen CFOs und Führungskräfte sicherstellen, dass das notwendige Engagement, die Ressourcen und die Fähigkeiten vorhanden sind. Die folgenden Maßnahmen sind von entscheidender Bedeutung:

    Konzentration auf die richtigen Initiativen

    Geschwindigkeit ist entscheidend. Konzentrieren Sie sich auf eine Gruppe von Kerninitiativen, die den verfügbaren Ressourcen und den Zielen des Unternehmens entsprechen. Oft ist es besser, die Dynamik durch die Umsetzung zu erhöhen, als ein zu umfangreiches Programm zu starten.

    Einbindung des gesamten Führungsteams

    Das Erreichen der ehrgeizigen Ziele erfordert einen erheblichen Zeitaufwand und die Bereitschaft zu Veränderungen in verschiedenen Teilen der Organisation. Die Sensibilisierung der Führungskräfte und die Sicherstellung der Unterstützung durch die oberste Führungsebene sind der Schlüssel zur Realisierung der identifizierten Einsparungen. In der Praxis kann dies von Gesprächen auf hoher Ebene bis hin zur Festlegung expliziter Ziele in den Budgets reichen, die mit den entwickelten Initiativen übereinstimmen.

    Bewertung der Fähigkeit des Einkaufs zur Erzielung nachhaltiger Ergebnisse

    Bewerten Sie, ob Ihre Einkaufsabteilung gut positioniert ist, um ermittelte Einsparpotenziale zu schöpfen.

    Bedenken Sie Folgendes:

    • Deckt der Aufgabenbereich des Einkaufs die Gesamtheit der Ausgaben ab, auf die das Programm abzielt?

    • Verfügt der Einkauf derzeit über die Fähigkeiten und Kapazitäten, um Ergebnisse zu erzielen?

    • Ist der Einkauf gut positioniert, um zu den wichtigsten Unternehmenszielen beizutragen?

    • Können Sie Mitarbeiter weiterqualifizieren, oder könnten zeitlich befristete Ressourcen die Lösung sein, um einen bestimmten Bedarf zu decken?

    • Sollte das Unternehmen weitere Einkaufsmanager für die Transformation einstellen?

    Führen Sie eine Kompetenzbewertung durch und beziehen Sie andere Teams ein, die mit der Einkaufsabteilung zusammenarbeiten. So erfahren Sie, wie die Einkaufsabteilung und ihre Fähigkeit, Veränderungen im Unternehmen herbeizuführen, wahrgenommen werden.

    Ist Ihr Unternehmen bereit für eine Potenzialanalyse?

    Wenn sich Ihr Unternehmen einem Budgetierungszyklus nähert, unter Kostendruck steht oder sich auf eine größere Veränderung vorbereitet, kann eine Potenzialanalyse der Katalysator für sinnvolle Veränderungen sein. CFOs und Führungskräfte, die eine Potenzialanalyse in Erwägung ziehen, sollten sich folgende Fragen stellen:

    • Steht Ihnen ein neuer Budgetzyklus bevor, haben Sie das Gefühl, dass es Einsparpotenziale gibt, wissen aber nicht, wie Sie diese quantifizieren können?

    • Bereiten Sie sich auf ein wichtiges finanzielles oder strategisches Ereignis vor?

    • Stehen Sie unter Marktdruck, der eine Neubewertung Ihrer Kostenstruktur erforderlich macht?

    Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten können, ist es vielleicht an der Zeit zu prüfen, wie eine Potenzialanalyse Ihnen helfen kann, Werte zu erschließen.