Yorkshire Water: Steigerung von Einsparungen und Effizienz durch eine strategische Transformation des Einkaufs

Yorkshire Water sammelt, klärt und liefert täglich 1,3 Milliarden Liter Wasser an über 2,3 Millionen Kunden. Angesichts der Notwendigkeit erhebliche Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen zu erzielen, wandte sich Yorkshire Water an Efficio, um seine Einkaufsfunktion „Commercial Services“ umzugestalten.

Yorkshire Water ist ein Wasserversorgungs- und -aufbereitungsunternehmen, das einen großen Teil der Haushalte und Unternehmen in Yorkshire versorgt. Anfang 2020 sah sich Yorkshire Water mit einer erheblichen finanziellen Herausforderung seitens der Regulierungsbehörde konfrontiert, die vom Einkauf Einsparungen in Höhe von 25 Millionen Pfund bis 2022 verlangte. Daher schloss sich Yorkshire Water im Sommer 2020 mit uns zusammen, um die notwendigen Umstrukturierungen durchzuführen.

Der bestehende Einkauf war nicht in der Lage, diese Herausforderung allein zu bewältigen. Er war bisher als reaktive, administrative Funktion tätig und konzentrierte sich auf die Einhaltung der UCR-Vorschriften (Utilities Contracts Regulation), nicht auf die Erzielung von Mehrwerten. Es gab keinen Fokus auf den Aufbau einer Einsparungspipeline, um sicherzustellen, dass effektive und kontinuierliche Einsparungen erzielt werden. Darüber hinaus gab es kein zentrales Vertragsmanagement, keinen strategischen Einkauf und keine wirtschaftliche Absicherung. Der Einkauf wurde durch mühsame, nicht wertschöpfende Aufgaben und langsame Prozesse behindert. Die Abteilung Commercial Services von Yorkshire Water musste ihre Richtlinien, Prozesse, Technologien umgestalten und Mitarbeiter trainieren, um eine dauerhafte Steigerung der Fähigkeiten zur nachhaltigen Wertschöpfung zu erreichen.

Ergebnisse

In Zusammenarbeit mit Efficio erzielte das Unternehmen:

• Einsparungen von 15 % bei den adressierten Ausgaben (mehr als das Doppelte des ursprünglichen Ziels) bis zum Zieldatum im März 2022
• Bis zu 30 % kürzere durchschnittliche Laufzeiten bei strategischen Projekten dank der Einführung effizienterer Prozesse und Technologien
• Die stärkere Einbindung von Commercial Services in die strategischen Entscheidungen des Gesamtunternehmens und der Übergang zu einem neuen Operating Model, das einen nachhaltigen Mehrwert schafft

Ansatz

Gemeinsam haben Yorkshire Water und wir die folgenden Schritte unternommen, um das bestehende Team und die Praktiken im Bereich Commercial Services zu verbessern und so schnell wie möglich eine positive Wirkung zu erzielen:

• Konsolidierung aller Einkaufsdaten von Lieferanten und Bereinigung für eine bessere Ausgabentransparenz, Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten und Umgang mit Ausgaben außerhalb von Verträgen. Diese Daten wurden mit den internen Budgetinformationen verglichen, um Ausgabenüberschreitungen und potenzielle Outsourcing-Möglichkeiten zu ermitteln.
• Das Team von Yorkshire Water wurde um unsere erfahrenen Berater erweitert, die bei wichtigen Projekten beratend tätig sind und diese beschleunigen. 
• Rasche Einführung neuer strategischer Einkaufsprozesse - einschließlich einer Warengruppenstrategie, einer Warenkorbanalyse und einer Analyse der Gesamtbetriebskosten - bei gleichzeitiger intensiver Schulung des bestehenden Teams.
• Einführung von eFlow, unserer firmeneigenen Technologie- und Datenplattform, zusammen mit bestehenden Technologielösungen, um eine schnelle Bearbeitung von Angebotsanalysen auf einer detaillierteren Ebene zu ermöglichen.
• Einführung einer neuen Sparpolitik und finanzieller Genehmigungen, um die Auswirkungen auf das Endergebnis besser sichtbar zu machen. Der Einkauf und die Finanzabteilung arbeiteten proaktiv zusammen, um zum ersten Mal Budgets zu erstellen, die die Einsparungsprognosen widerspiegeln, um die Verantwortlichkeit zwischen beiden Abteilungen zu gewährleisten.
• Einrichtung einer PMO-Funktion innerhalb von Commercial Services, um Verzögerungen zu verwalten, das Team zu unterstützen und Einsparungen zu verfolgen.
• Einrichtung einer Reihe von Foren zur Einbindung von Unternehmen, um den Einkauf in die strategische Entscheidungsfindung auf Vorstandsebene einzubeziehen.
• Das kombinierte Commercial Services Team hat ein neues Operating Model entwickelt und eingeführt, das eine nachhaltige Wertschöpfung gewährleistet. Yorkshire Water nutzt externes Fachwissen und behält gleichzeitig die interne Kontrolle über seine Einkaufs- und Lieferantenbeziehungen durch ein schlankeres und besser ausgebildetes Team.

Herausforderungen

Yorkshire Water musste schnell Kosteneinsparungen erzielen, aber sein Einkauf war insgesamt zu reaktiv und administrativ, anstatt sich auf die Wertschöpfung zu konzentrieren. Anstelle einer Tendenz zu einfachen Ausschreibungen, bei denen Einsparungen nicht direkt angestrebt wurden, gab es nun große, ausgedehnte Projekte, die sich mit komplexen Einkaufsprozessen befassten. Wir führten zu Beginn Trainings durch, damit das bestehende Team die komplexen Ausschreibungen durchführen konnte. Wir unterstützten auch Gespräche mit dem Markt, um die Lieferanten für die neuen Arbeitsweisen von Yorkshire Water zu gewinnen. 

Der Einkauf und die Finanzabteilung waren gemeinsam für die Ziele verantwortlich, um die interne Akzeptanz sicherzustellen. Das bestehende Commercial Services Team war jedoch zunächst zögerlich gegenüber den Änderungen im Ansatz. Gemeinsam mit der Geschäftsführung von Yorkshire Water förderten wir eine Kultur des Feierns von Erfolgen und des offenen Gesprächs über die gewonnenen Erkenntnisse, wenn die Initiativen nicht wie geplant verliefen. Darüber hinaus führten unsere Berater Best Practices ein und coachten die leitenden Teammitglieder, um die langfristige Übernahme der Best Practices zu gewährleisten.

Die Partnerschaft zwischen Yorkshire Water und Efficio wird durch das neue Operating Model im gesamten AMP7* und im AMP8* weiterhin einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Wie Efficio Sie unterstützen kann

Wenn Sie die Entwicklung Ihrer Einkaufsfunktion und die damit verbundenen Möglichkeiten zur Wertschöpfung und Kostensenkung erkunden möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.