Wie ein globaler Hersteller durch strategische Beschaffung Kosteneinsparungen und mehr erzielte

Unser Klient, ein Verpackungshersteller im Besitz einer führenden Private-Equity-Gesellschaft, stand unter Druck, seine Ergebnisse zu verbessern. Die strategische Beschaffung war für sie die Antwort. Während des Transformationsprozesses entdeckte unser Klient, wie die Optimierung des Einkaufs ein Katalysator für zusätzliche Wertsteigerungen über Kosteneinsparungen hinaus sein kann.

Kostensenkungen sind in jedem Umfeld eine Herausforderung, insbesondere aber in Branchen wie der Verpackungsindustrie, in der Unternehmen mit Inflationsdruck, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und steigenden Nachhaltigkeitsanforderungen seitens der Verbraucher konfrontiert sind. Die zusätzliche Komplexität eines multinationalen Unternehmens, das in circa 20 Ländern und an fast 50 Standorten tätig ist, stellte unseren Klienten vor besondere Herausforderungen.

Unser Klient erkannte die Notwendigkeit eines effektiveren Ansatzes, um Kosten zu senken und die betriebliche Komplexität zu managen und wandte sich an uns, um Unterstützung zu erhalten. Unsere Partnerschaft bot eine Kombination aus lokalem Fachwissen und Sprachkenntnissen. Dies verschaffte unserem Klienten einen zusätzlichen Vorteil, um sein strategisches Beschaffungsprogramm zu beschleunigen.

Ohne Transparenz gibt es keine Chance

Wie bei vielen global operierenden Unternehmen nutzten die einzelnen Produktionsstandorte des Klienten unterschiedliche Datenmanagementsysteme. Zusätzlich waren die Methoden zur Datenklassifizierung oft nicht kompatibel. Darüber hinaus waren einige Datensätze veraltet, was bedeutete, dass die verfügbaren Daten hinsichtlich ihrer Relevanz und Genauigkeit validiert werden mussten.

Die Verbesserung der Datentransparenz war für das Unternehmen ein entscheidender nächster Schritt, um Chancen zu erkennen und Strategien zu entwickeln, die an allen Standorten weltweit Mehrwert schaffen können. Entscheidend für den Erfolg war die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten, von den Einkaufsverantwortlichen über die Betriebsleiter bis hin zu unseren Experten. Dazu gehörten die gemeinsame Entwicklung von Strategien, Ausschreibungsunterlagen und Implementierungsplänen sowie regelmäßige Treffen, um Vereinbarungen zu treffen, wichtige Änderungen zu kommunizieren und den Beteiligten Empfehlungen und Vorteile zu präsentieren. Das Ergebnis: Aus einer Vielzahl von Excel-Tabellen, Beschaffungspipelines, Preislisten und Verträgen wurde ein einziges, zentralisiertes Tool für das Management von Initiativen.

Neue Kompetenzen, neue Möglichkeiten

Während des Projekts wurde deutlich, dass eine Ausschreibung dem Unternehmen helfen könnte, neue Möglichkeiten zu erschließen. Die Furcht vor einer Verschlechterung der Geschäftsbeziehungen und die Komplexität der Einhaltung der Vorschriften führten jedoch dazu, dass unser Klient zögerte, seine langjährigen Lieferanten anzusprechen.

Wir arbeiteten eng mit unserem Klienten zusammen, ein Umdenken zu erreichen. Die Führungskräfte kommunizierten gezielt mit ihren Stakeholdern, warum ein neuer Ansatz notwendig war. Sie boten eine Plattform für die offene Diskussion von Bedenken, die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen und die Vorstellung konkreter Maßnahmen zur Risikominimierung. Unsere Experten führten auch maßgeschneiderte Schulungen durch, um dem Einkaufsteam ein besseres Verständnis des Lieferantenmarktes und einen strategischen Ansatz für das Management von Lieferantenbeziehungen zu vermitteln.

Dieser Kultur- und Kompetenzwandel ermöglichte es unserem Klienten, alternative Lieferanten zu identifizieren und zu erkennen, dass viele etablierte Lieferanten bereit waren, mit den Wettbewerbern preislich zu konkurrieren, was schließlich zu einem deutlich besseren Preisangebot führte. Zusammen mit der verbesserten Transparenz trug diese Lieferantenanalyse dazu bei, die Lieferantenbasis zu rationalisieren und um 25% zu reduzieren, was das Lieferantenmanagement vereinfachte.

Wie Technologie menschliches Potenzial entfesselt 

„Die große Überraschung für unsere Klienten sind oft die Einsparungen, die sich durch einen strategischen Beschaffungsansatz erzielen lassen“, sagt Adi Bijedic, Principal von Efficio. „Aber manchmal ist die größte Überraschung die Entdeckung der Vorteile, die über die Kosteneinsparungen hinausgehen.“

Eine große Überraschung für diesen Klienten waren die Auswirkungen der Digitalisierung.

Ohne Automatisierung hätten die administrativen Aufgaben weiterhin einen großen Teil der Zeit der Einkaufsteams in Anspruch genommen. Das Klienten-Efficio-Team evaluierte, wie die vorhandenen Tools am effektivsten genutzt werden konnten und welche Lücken geschlossen werden mussten. Durch die Auswahl und den effektiven Einsatz der richtigen Tools konnte sich das Kliententeam auf wertschöpfende Themen konzentrieren. Die Rechnungsprüfung wurde durch das Erkennen von Gelegenheiten für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit ersetzt, und das manuelle Durchsuchen von Aufträgen wurde durch die Durchführung eingehender Marktforschung ersetzt.

Ein weiterer wichtiger Teil des Digitalisierungsprozesses bestand darin, sicherzustellen, dass das Kliententeam die Tools vollständig übernehmen konnte. Nach der praktischen Schulung verwaltet das Kliententeam die Tools weiter, wobei unsere Experten bei Bedarf unterstützend zur Seite stehen.

Insgesamt hat der neue strategische Ansatz für die Beschaffung - einschließlich der verbesserten Datentransparenz, eines aktualisierten Ansatzes für das Management der Lieferantenbeziehungen und der Digitalisierung - dem Unternehmen jährliche Kosteneinsparungen von 9 % ermöglicht.

Mehrwert über Kosteneinsparungen hinaus

Bis zu 90 % des CO2-Fußabdrucks eines Unternehmens entstehen in der Lieferkette, und dennoch nutzen Unternehmen die Beschaffung oft nicht ausreichend als Hebel, um ihre Nachhaltigkeitsagenda voranzutreiben. Mithilfe unseres Tools CarbonCube® hat das Team die Daten seiner Beschaffungsausgaben genutzt, um die CO2-Emissionen des Unternehmens zu berechnen. Dies eröffnete anderen Geschäftsbereichen wie Vertrieb und Marketing die Möglichkeit, die Nachhaltigkeitsdaten des Unternehmens als Wettbewerbsvorteil zu nutzen. 

Die Nachhaltigkeitsinitiativen haben entscheidend dazu beigetragen, dass der Einkauf im gesamten Unternehmen als strategischer Partner anerkannt wird, und zwar nicht nur als Motor für Kosteneinsparungen, sondern auch als Abteilung, die einen erheblichen Mehrwert für das gesamte Unternehmen schaffen kann.