Wie der Einkauf bei KNect365 zum Spitzenreiter wurde

Durch den Aufbau eines leistungsfähigen Einkaufs erzielte KNect365 Einsparungen von mehreren Millionen Pfund in nur sechs Monaten. Hier lesen Sie, wie das gelang:

Informa ist eines der weltweit führenden Unternehmen in den Bereichen Wissen, Veranstaltungen, wissenschaftliche Publikationen und Business Intelligence.

Als an der Börse in London notiertes und im Aktienindex FTSE 100 gelistetes Unternehmen beschäftigt Informa in 20 Ländern weltweit über 7.500 Mitarbeiter und erzielte einen Umsatz von 1,2 Milliarden Pfund. Informa besteht aus vier Haupt-Geschäftsbereichen und einem fünften, unterstützenden Bereich.

Im Rahmen eines auf drei Jahre angelegten Plans zur Beschleunigung des Wachstums stand jeder Geschäftsbereich vor der Herausforderung, Potenziale aufzudecken und zu nutzen, um die eigene Performance zu steigern. Einer der vier Bereiche, KNect365, hat einen professionellen Einkauf als Mittel für Einsparungen erkannt, das künftiges Wachstum fördern und vorantreiben kann.

Die Geschäftsaktivitäten von KNect365 sind umfangreich. Der Unternehmensbereich führt Konferenzen und Veranstaltungen zum Wissensaustausch für 150.000 Teilnehmer in über 70 Ländern auf der ganzen Welt durch und ist damit der führende Event-Veranstalter überhaupt. Dabei werden sehr unterschiedliche Veranstaltungen ausgerichtet – von der Biotech Week bis zur Container World und vom weltweit größten Event zum Thema Internet-of-Things bis hin zu einem Hedgefonds-Forum. KNect365 ist in relativ kurzer Zeit sowohl organisch als auch durch Übernahmen gewachsen, ohne jedoch über einen offiziellen Einkauf oder eine einheitliche Herangehensweise an die Beschaffung zu verfügen.

Die Ausgangssituation

Das Unternehmen hat erhebliche externe Ausgaben, hatte allerdings nur wenig strategische Kontrolle darüber. Jeder Teilbereich war für seinen eigenen Einkauf verantwortlich. So haben zum Beispiel Konferenzteams unabhängig voneinander ihre eigenen Veranstaltungsräume gebucht, ihre audiovisuelle Ausrüstung gekauft und ihre Reisen und sonstige Dienstleistungen organisiert. Und obwohl dabei zwar ein strukturierter Prozess eingehalten wurde, agierte jeder Teilbereich praktisch autark für sich allein und ohne Austausch mit den anderen. Mögliche Skaleneffekte und Potenziale für einen strategischen Einkauf blieben damit ungenutzt.

Das Management bei KNect365 erkannte das Potenzial für erhebliche Optimierungen und Efficio wurde um Unterstützung gebeten. Erforderlich war, signifikante Einsparmöglichkeiten zu finden, Strategien zu deren Umsetzung zu entwickeln und einen effizienten Einkauf mit den dafür nötigen Tools, Prozessen, technologischen Lösungen und den erforderlichen Weiterbildungsmaßnahmen aufzubauen – und das alles so schnell wie möglich.

Potenziale identifizieren

Als Efficio mit der Arbeit began, stand im ersten Schritt eine ausführliche Analyse der Ausgaben und Lieferantendaten auf dem Programm. Ziel war es, eine gemeinsame Ausgangsbasis auf Grundlage von Warengruppen zu schaffen. Diese wurde der gemeinsamen Überprüfung mit den Interessenvertretern unterzogen, um zu sehen, wofür Geld ausgegeben wird und die nötigen Daten zum Erkennen, Nachverfolgen und Prüfen von Einsparpotenzialen zur Verfügung zu stellen.

Als Teil dieses Prozesses führte Efficio über 600 Gespräche mit Interessenvertretern, um die Anforderungen des Unternehmens bis ins letzte Detail zu verstehen. Und als die Mitarbeiter des neu gebildeten Einkaufsteams ihre Arbeit aufnahmen, wurden sie von den Beratern dabei unterstützt, das Geschäft schnell in den Griff zu bekommen und die Beziehungen aufzubauen, die dazu beitragen, dass der Einkauf seiner Rolle als Wertschöpfungsquelle gerecht werden kann.

Schnell wurde klar: Zwar gab es einige Besonderheiten und Unterschiede zwischen den einzelnen Konferenz-Teams, aber in breiten Teilen auch sehr viele Gemeinsamkeiten bei den Ausgaben, darunter Veranstaltungsorte, Reisekosten und gedrucktes Konferenzmaterial. Der Prozess trug nicht nur dazu bei, die besten Einsparmöglichkeiten aufzuzeigen, sondern die Mitarbeiter konnten zudem davon überzeugt werden, dass der Einkauf auch ohne negative Effekte auf die Betriebsanforderungen zur Wertschöpfung beitragen kann. Tatsächlich war es so, dass die neu eingeführten Lösungen in vielen Fällen nicht nur Geld einsparten, sondern auch noch besseren Service und höhere Qualität mit sich brachten.

Aufbau von Fähigkeiten

Parallel zum Identifizieren von Potenzialen begann Efficio mit dem Aufbau des internen Einkaufsteams. Der erste Schritt war die Entwicklung einer passenden Struktur, basierend auf Ausgaben, Komplexität der Warengruppen und Branchen-Benchmarks. Im Anschluss wurden detaillierte Jobbeschreibungen für jede Position erstellt und Efficio übernahm eine wichtige Rolle bei den Gesprächen mit den Bewerbern. Von Efficio entwickelte Fragen und Fallstudien-Szenarien trugen dazu bei, die Fähigkeiten und das einkaufsspezifische Wissen der Kandidaten einschätzen zu können.

Fünf Monate später wurde ein neuer Global Procurement Director ernannt und Efficio arbeitete mit diesem daran, das neue Team zusammenzustellen. Weitere drei Monate später konnte die Anstellung der Führungskräfte abgeschlossen werden und nach zwei Monaten war das komplette Team an Bord.

Im nächsten Schritt sorgte Efficio dafür, dass die erforderliche Infrastruktur und die nötige Unterstützung vorhanden war, um den Erfolg des Teams zu gewährleisten.

Zentraler Aspekt war dabei, stabile, systematische und faktenbasierte Prozesse und Vorgehensweisen zu etablieren, in die viel von der eigenen Methodik und dem Erfahrungsschatz von Efficio einfloss. Darüber hinaus wurden einige Systeme implementiert, darunter ein Tool zur Ausgabenanalyse, eine Lösung zum Überwachen von Einkauf und Einsparungen, eine Datenbank für Lieferantenkonditionen und -verträge sowie ein Reportingprozess für den Fortschritt im Project Management Office (PMO).

Efficio leistete über 300 Stunden an offiziellen Trainings- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie – sofern erforderlich – Training-on-the-Job durch Aufzeigen von Best Practices und entsprechende Unterstützung.

Nur sechs Monate nach der Ernennung des Global Procurement Directors agierte das neue Team komplett selbstständig, war auf dem Weg, die Einsparziele zu übertreffen und entwickelte sich in Richtung einer vorbildlichen Einkaufsabteilung.

Der Global Procurement Director sagte: „Mich hat am meisten die Bereitschaft von Efficio beeindruckt, die Ärmel hochzukrempeln und sich in unser Tagesgeschäft hineinzuknien. Wir haben am selben Strang gezogen und Probleme und Erfolge miteinander geteilt. Es passte kein Blatt Papier zwischen unsere Mitarbeiter und die von Efficio. Wir waren in jeglicher Hinsicht ein Team."

Herausforderungen und Ergebnisse

Abgesehen von der Herausforderung, sehr schnell eine komplett neue Abteilung aufzubauen, lag die größte Hürde in der Wahrnehmung des Einkaufs. Es gab vorher wenig Verständnis für den Wert oder auch nur für die Notwendigkeit eines professionellen Einkaufs. Um dieses Problem zu adressieren, führte Efficio gemeinsam mit dem neuen Team Hunderte von Meetings mit Interessenvertretern durch, um die geschäftlichen Anforderungen im Detail zu verstehen. Wir haben außerdem einen Prozess dafür entwickelt, damit diese Form der Einbindung auch in Zukunft bestehen bleibt.

Das Team trifft sich jetzt monatlich mit allen Interessenvertretern, um über kommende Aktivitäten und Bedürfnisse im Bilde zu sein. Sobald die Anforderungen feststehen, wird mit den Lieferanten an entsprechenden Lösungen gearbeitet. Dazu zählt auch die Verhandlung von Volumenrabatten durch Konsolidierung von Leistungen bei einem Lieferanten. Der Prozess hat den Wertbeitrag des Einkaufs belegt, da Interessenvertreter neue Optionen erhalten, während gleichzeitig ihre betrieblichen Anforderungen erfüllt werden und sie mehr Zeit für ihr eigentliches Kerngeschäft erhalten.

Das Projekt war auch dahingehend erfolgreich, auf breiter Linie Sichtweisen bei Informa zu verändern. Efficio zeigte beispielsweise das Potenzial für erhebliche Einsparungen durch Konsolidierung aller Gruppenreisen bei einem einzigen Reisedienstleister auf, während Mitarbeiter die Flexibilität behalten, ihre eigenen, lokalen Richtlinien für Geschäftsreisen anzuwenden. Ein leitender Mitarbeiter sprach von einem „Wunder“, dass sich die gesamte Unternehmensgruppe auf denselben Dienstleister einigen konnte. Der neue Ansatz hat konzernweit 2 Mio. Pfund an annualisierten Einsparungen erbracht.

Stark begünstigt wurde der Erfolg durch die Unterstützung der Führungsebene von KNect365. Im Ergebnis stand ein Projekt, das schnelle und deutliche Wertschöpfung erzielt hat. Das neue Team war bei der Umsetzung der von Efficio initiierten Einkaufsstrategien erfolgreich und konnte 5,8 Mio. Pfund an annualisierten Einsparungen erreichen – fast 50 % mehr als prognostiziert. Der Return on Investment entspricht im ersten Jahr fast dem Vierfachen des Efficio-Honorars  (mehr als das Doppelte der ursprünglichen Prognose) und das neue Team setzt weiterhin auf die von Efficio vermittelten Fähigkeiten, Tools und Prozesse, um neue Potenziale zu identifizieren.