Schnelle Einsparungen und Einkaufstransformation bei Nets

Nach einem Eigentümerwechsel musste Nets unmittelbare, deutliche und nachhaltige Kostenreduzierungen realisieren, um die Ergebniserwartungen der neuen Investoren zu erfüllen – der Einkauf bot dafür großes Potenzial. Langfristig betrachtet musste Net zudem die Einkaufsorganisation transformieren, um den zukünftigen geschäftlichen Anforderungen gewachsen zu sein.

Efficio arbeitete gemeinsam mit dem Unternehmen und dem bestehenden Einkaufsteam daran, die vorhandenen Einkaufsprozesse und –ansätze zu verstehen und auf den Prüfstand zu stellen. Zusammen erkannten wir eine Reihe an Potenzialen, um Kosten zu senken und das bestehende Serviceniveau zu verbessern. Insgesamt wurden bei den zugänglichen Ausgaben annualisierte Einsparungen in Höhe von 10 % quer über alle Warengruppen identifiziert und durch ein ganzheitliches Einkaufsprogramm erfolgreich umgesetzt.

Efficio half außerdem dabei, eine neue Einkaufsorganisation zu gestalten und gab Fähigkeiten und Fachwissen an die Mitarbeiter von Nets weiter. Das Ergebnis war ein radikal verbesserter Einkauf, der über die Fähigkeit verfügt, fortlaufend Mehrwert für das Unternehmen zu erzeugen.

Hintergrund

Nets ist ein skandinavisches FinTech-Unternehmen, das sich auf den Bereich digitale Zahlung spezialisiert hat und Banken, Unternehmen, den öffentlichen Sektor und Endverbraucher über ein internationales Netzwerk verbindet, welches digitale Zahlungen vereinfacht. Mit mehr als 2.500 Mitarbeitern in fünf Ländern bietet Nets Zahlungsdienstleistungen für die meisten Haushalte in Norwegen und Dänemark und hat bereits über 7,8 Mio. digitale Identitäten ausgestellt.

Nach der Akquisition durch Private-Equity-Investoren startete Net ein Transformationsprogramm, das auf Wachstum und besseren Kundenservice ausgelegt war. Der Einkauf war dabei ein wichtiger Faktor. Efficio wurde engagiert, um dabei zu helfen, schnelle Kosteneinsparungen zu ermöglichen und den Einkauf für die Zukunft aufzustellen. Die Zielsetzungen des Auftrags sahen wie folgt aus:

• Schaffung von Ausgabentransparenz mit Blick auf die gesamten externen Ausgaben und Realisierung von erheblichen, nachhaltigen Einsparungen
• Stärkung der internen Einkaufsorganisation und Erhöhung des Mehrwerts für Interessenvertreter durch Förderung neuer Fähigkeiten und Arbeitsweisen – und durch Einleiten eines fundamentalen Wandels in Sachen Kultur und Wahrnehmung sowohl beim Einkaufsteam als auch in den Fachabteilungen

Historisch betrachtet hatte der Einkauf bei Nets keinen strategischen Wertbeitrag generiert. Er war größtenteils auf eine administrative Funktion beschränkt und war nicht in der Lage, bestehende Vorgehensweisen kritisch zu hinterfragen, um Mehrwerte für das Unternehmen zu erzeugen. Diese Vorstellungen zu verändern und wichtige Interessenvertreter dafür ins Boot zu holen, zählte zu den entscheidenden Herausforderungen. Die Vorgehensweise von Efficio war davon geprägt, „Leuchtturm-Projekte“ zu identifizieren, die schnelle, konkrete Ergebnisse liefern konnten, um so die Glaubwürdigkeit des Einkaufs innerhalb des Unternehmens aufzubauen.

Ansatz

Efficio arbeitete in bereichsübergreifenden Teams gemeinsam mit dem Einkaufsteam von Nets und wichtigen Interessenvertretern aus jedem Bereich daran, Einsparmöglichkeiten zu erkennen. Alle potenziellen Hebel wurden auf ihren möglichen Einfluss auf das Geschäft untersucht. Darüber hinaus waren die Lösungsansätze stark von einem Servicegedanken und nicht nur von bloßen Kostensenkungen getrieben Gefragt war echtes Engagement aller Beteiligten.

Efficio führte eine Reihe von konsequenten, faktenbasierten Verhandlungen mit Lieferanten durch, um für den Klienten die bestmöglichen Ergebnisse in Sachen Preis und Service sicherzustellen. Gleichzeitig unterstützte Efficio Nets dabei, den Einkauf neu aufzustellen, was auch Hilfe beim Recruiting umfasste, um die neuen Positionen mit den richtigen Mitarbeitern zu besetzen. Wir setzten auf strukturierte Trainingsprogramme für die Vermittlung von Fähigkeiten und Fachwissen an das Team des Klienten. Durch die strukturierten Einkaufsmethoden und die damit verbundenen Tools und Ressourcen waren wir in der Lage, dafür zu sorgen, dass Best Practices übernommen wurden und Vorteile auch langfristig erhalten bleiben.

Ergebnisse

Der Einsatz von Efficio trug dazu bei, eine Reihe von erheblichen Vorteilen für den Klienten zu erzielen, darunter:

• Identifikation von wiederkehrenden Einsparungen in Höhe von 10 % auf zugängliche Ausgaben quer über alle Warengruppen
• Entwicklung von Warengruppenstrategien und detaillierten Implementierungsplänen für die folgenden Warengruppen: Professional Services, Netzwerk & Telekommunikation, Gebäudemanagement, Personalwesen, Marketing sowie Druck, Porto & Versand, u.a.
• Deutliche Reduzierung der Anzahl der Lieferanten (im Marketing beispielsweise von über 150 auf 8)
• Realisierung von Einsparungen in Höhe von mehr als 28 % in wichtigen Warengruppen durch effiziente Anwendung aller verfügbaren Hebel im Einkauf (z.B. Nachfragemanagement, Preisaufschlüsselung/Price Unbundling usw.)
• Gestaltung und Implementierung einer zentralen, strukturierten Einkaufsabteilung mit klaren Warengruppen-Verantwortungen und Richtlinien für die Einbeziehung des Unternehmens

Der Einkauf wurde neu belebt und seine Beziehung zum Unternehmen transformiert. Entstanden ist nun eine deutlich stärkere, auf Zusammenarbeit angelegte und effizientere Organisation, was die Basis dafür bildet, auch in Zukunft die sich verändernden geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen und weitere Wertschöpfung zu erzielen.