Schnelle Einsparungen beflügeln die Einkaufstransformation bei Amey

Zum Zeitpunkt erheblicher interner Veränderungen war Amey darauf angewiesen, deutliche Einsparungen umzusetzen. Der Einkauf stand dabei im Mittelpunkt. Die Expertise von Efficio ermöglichte es Amey, im Laufe des Jahres sehr ehrgeizige Einsparziele zu erreichen. Im Rahmen der Zusammenarbeit half der Ansatz von Efficio Amey zudem dabei, die Grundlage für einen erstklassigen Einkauf zu legen.

Hintergrund

Amey (Teil der Ferrovial-Gruppe) ist ein sehr erfolgreicher Anbieter von öffentlichen und regulierten Dienstleistungen, mit großen Kunden in ganz Großbritannien, den USA, Australien und Katar. Durch die Akquisition von Enterprise im Jahr 2013 entstand einer der größten und vielfältigsten Infrastrukturanbieter in Großbritannien – gleichzeitig erhöhte sich jedoch auch der Druck auf die Margen erheblich. Der Einkauf wurde als großes Potenzial in den Fokus gerückt, bis Ende 2015 erhebliche Einsparungen zu erzielen.Die Integration von Enterprise brachte kurzfristig auch einen Verlust an Fähigkeiten und Leistungsvermögen mit sich. Efficio wurde engagiert, um die Lücke zu schließen und die schnellen Effizienzverbesserungen voranzubringen, die benötigt wurden, um Ameys Wertschöpfungsziele zu erreichen.

Ansatz

Um die erforderlichen Einsparpotenziale zu erreichen, startete Efficio eine schnelle Initiative für die taktische Beschaffung, die Folgendes beinhaltete:

• Die Entwicklung von Warengruppen und regionsspezifischen Einkaufsstrategien für Bereiche wie das Bauwesen, mit taktischen Verhandlungsprozessen auf regionaler und lokaler Ebene. Neben dem Erzielen von Einsparungen stand dies auch im Einklang mit der Lokalisierungs-Strategie von Amey.
• Um das große Einkaufsvolumen von Amey in einer wichtigen und gruppenweiten indirekten Warengruppe optimal als Hebel zu nutzen, wurde innerhalb eines sehr kurzen Zeitrahmens eine einzelne Ausschreibung auf nationaler Ebene durchgeführt, was die Einsparungen im laufenden Jahr maximierte.

Gleichzeitig übernahm Efficio das bestehende Project Management Office (PMO) und ergänzte es um optimale Prozesse und Reporting-Mechanismen. Dadurch erhielt Amey die Möglichkeit, durch gründliche Analyse der Ausgaben eine effiziente Einkaufs-Pipeline aufzubauen. Zum ersten Mal gab es dadurch auch eine zentrale Informationsquelle, über die die Teams aus Einkauf und Finanzwesen die Einsparungen wöchentlich nachverfolgen und in einer sehr transparenten Struktur an die Geschäftsführung berichten können.

Während des Einsatzes wurden die Herangehensweise und die Tools von Efficio kontinuierlich gemeinsam mit dem Einkaufsteam bei Amey genutzt, wodurch sich viele Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichlichkeiten für die Teammitglieder ergaben.

Den Status quo hinterfragen

Der Schlüssel zum Erfolg des Programms lag darin, die bestehenden Vorstellungen über den Einkauf sowie die Art und Weise, wie innerhalb der Abteilung gerarbeitet wurde, auf den Prüfstand zu stellen. Mit Unterstützung des Chief Procurement Officers (CPO) war Efficio dazu in der Lage, viele dieser Sichtweisen zu hinterfragen und zu überwinden sowie die Vorteile eines strategischeren Ansatzes im Einkauf darzulegen, sowohl für einzelne Geschäftsbereiche als auch für das gesamte Unternehmen.

Ergebnisse

Der Einsatz von Efficio trug dazu bei, eine Reihe von erheblichen Vorteilen für Amey zu erzielen, darunter:

• Innerhalb von sechs Monaten führte Efficio mehr als 150 Meetings für Verhandlungen und Absprachen mit über 75 Lieferanten an 15 verschiedenen Orten in ganz Großbritannien durch
• Der Erfolg dieser Verhandlungen versetzte Amey in die Lage, einen erheblichen Beitrag zu den Einsparzielen zu leisten und die Einsparungen der Geschäftsführung zu präsentieren

Efficio leistete durch folgende Maßnahmen außerdem einen erheblichen, langfristigen Beitrag zur Vision des CPOs von einem erstklassigen Einkauf:

• Einrichtung eines Project Management Office auf Basis von Best Practice, inklusive wichtiger Systeme und Prozesse
• Aktive, kontinuierliche Einbindung der Vertragsmanager im Unternehmen, was mehr Bewusstsein für den Wertschöpfungsbeitrag des Einkaufs schuf sowie für eine höhere Bereitschaft der einzelnen Geschäftsbereiche, proaktiv mit den Mitarbeitern im Einkauf zusammenzuarbeiten, um Potenziale zu identifizieren

Aufgrund des Erfolgs des Projekts wurde Efficio von Amey damit beauftragt, eine strategische Insourcing-Initiative zu betreuen, die eine zentrale Rolle bei Ameys mittel- und langfristigen Zielen spielt – eine weitere Bestätigung der bedeutenden Rolle, die der Einkauf bei wichtigen Geschäftsentscheidungen spielen kann.