Wie Efficio mit einem Pro-Bono-Projekt dem Malteser Hilfsdienst zu sechsstelligen Einsparungen verhelfen konnte

Der Malteser Hilfsdienst ist einer der großen karitativen Dienstleister und hat in Deutschland rund 10.000 Fahrzeuge im Einsatz. Das Einkaufsteam wollte sich schon länger dem Thema Reifen widmen. Die Beschaffung und der Service galten als „Blackbox“ mit vermuteten Einsparungspotenzial. Da kam das Angebot von Efficio – die eigene Expertise im Rahmen eines Pro-Bono-Projekts „zu spenden“ – wie gerufen. 

Angefangen hatte alles mit der Idee einiger Berater, sich über das Charity-Engagement von Efficio hinaus sozial zu engagieren. „Wir wollten aber kein Geld spenden, sondern bewusst unsere Freizeit einbringen, um so der Gesellschaft etwas zurückzugeben“, erklärt Senior Manager Tobias Berlemann. Bei der Suche nach geeigneten Möglichkeiten sei irgendwann klar gewesen, dass die Berater wohl den größten Nutzen kreieren würden, wenn sie das machen, was sie am besten können: Den Einkauf einer Hilfsorganisation optimieren! 

Schwierige Partnersuche für „Umsonst-Projekt“

Die Suche nach einem geeigneten gemeinnützigen Partner gestaltete sich schwieriger als gedacht. Die angerufenen lokalen Organisationen vermuteten hinter dem Angebot oftmals eine Vertriebsmaßnahme. Auch der Malteser Hilfsdienst war skeptisch. „Ich bekomme jeden Tag Beratungsanfragen, alle wollen ohne sonderliche Ausschreibung einen Fuß in unsere Tür bekommen und keiner macht was für umsonst“, begründet Daniel Linzbauer, Bereichsleiter Einkauf bei Malteser Deutschland, seine anfängliche Zurückhaltung. 

Überzeugt habe ihn letztlich, dass Efficio seine Bedenken professionell aufgenommen, nicht lockergelassen hat und ihn von der Initiative als solche überzeugen konnte. Zudem konnten die Malteser die Expertise der Einkaufsberater sehr gut gebrauchen, denn die Warengruppe „Reifen“ gehörte längst einmal auf den Prüfstand.

Das Reifen-Projekt der Malteser

Der Malteser-Einkauf hatte das Projekt „Reifen“ schon lange intern geschoben. Über die Jahre hatte sich ein regionaler und heterogener Beschaffungs- und Abwicklungsprozess etabliert. Reifen und damit verbundener Service wurden dezentral an den Standorten und bei vielen verschiedenen Lieferanten eingekauft. Mit einem zentralisierteren Einkauf und harmonisierten Prozessen ließen sich wahrscheinlich Einsparungen erzielen. „Wir haben es uns ressourcen- und datenbedingt nicht zugetraut, diesen bunten ‚Blumenstrauß‘ intern effizient zu analysieren, zu bearbeiten und zu optimieren“, beschreibt Daniel Linzbauer die Ausgangssituation. 

Tobias Berlemann, Gregor Leschinski, Marten Kayser, Christian Wolf und Laura Zöller nahmen die Herausforderung an. Außerhalb ihrer Arbeitszeit bei Efficio wollten sie für den Malteser Hilfsdienst den strategischen Einkauf im Bereich Reifen ehrenamtlich standardisieren und optimieren. Immerhin kann jeder durch ihre Arbeit eingesparte Euro für andere soziale Belange eingesetzt werden. 

Herausforderung: Optimierung einer komplexen und datenintensiven Warengruppe

Keine einfache Aufgabe: Die Flotte des Malteser Hilfsdienstes umfasst in Deutschland rund 10.000 Fahrzeuge, die für Sanitätsdienste, Katastrophenschutz oder Sozialdienste genutzt werden. Zum Pool gehören große Lkws, Transporter, Krankenwagen genauso wie kleine Pkws für mobile Einsätze der Sozialdienste. Somit werden Sommer-, Winter- und Ganzjahresreifen in den verschiedensten Ausführungen benötigt – viele Variablen in einem nicht standardisierten Abwicklungsprozess. 

Herangehensweise

Der erste Schritt lag nun darin, eine solide Datengrundlage herzustellen. „Und wie wir es aus unseren meisten Projekten kennen, waren die Daten, die wir für eine Analyse benötigen, herausfordernd“, sagt Gregor Leschinski. Infolgedessen haben die Berater unter anderem detaillierte Interviews mit den Flottenmanagern geführt. Die gesamten Daten zum Fuhrpark in Deutschland und den damit verbundenen Ausgaben mussten gesammelt, bereinigt und ausgewertet werden.

„Wir haben genauso strukturiert, intensiv und sorgsam gearbeitet wie in jedem bezahlten Projekt“, beschreibt Berlemann das ehrenamtliche Engagement. Einzige Ausnahme: Die Aufbereitung der Daten fand überwiegend am Wochenende und abends statt. Da seien schon einige Stunden zusammengekommen, räumen alle Beteiligten ein. Sehr motivierend sei die bemerkenswerte Zusammenarbeit mit dem Einkaufsteam der Malteser gewesen. Hilfreich sei auch die große gegenseitige Unterstützung im Team gewesen.

Transparenz und Harmonisierung von Prozessen

Eine anspruchsvolle Aufgabe war die Herstellung von Transparenz über die vorhandenen Fahrzeuge, die Bedarfe sowie Ausgaben. Eine regelrechte Mammutaufgabe. „Ich bin jedes Mal fasziniert, wie viele Insights wir mit Datenaufbereitung und gezielten Analysen gewinnen können“, berichtet Marten Kayser. 

Auf der neuen Transparenz aufbauend konnten die Berater dann Prozesse und die Reifenbeschaffung über alle Regionen hinweg harmonisieren, um 

• ein Best-in-Class-Sourcing zu ermöglichen
• Spezifikationen zu analysieren und zu optimieren 
• die Lieferantenbasis zu bereinigen
• ein strategisches Sourcing-Event für Reifen und reifenbezogene Dienstleistungen aufzusetzen (Ausschreibung und Auswertung der Ergebnisse)
• neue Verhandlungen mit Dienstleistern sowie Reifenherstellern zu führen.

Das Ergebnis: 20 Prozent Einsparungen 

Nach neun Monaten hatte das Pro-Bono-Team von Efficio den „bunten Blumenstrauß“, die Warengruppe Reifen, strukturiert und harmonisiert. Die regional zerklüftete Lieferantenbasis konnte auf zehn empfohlene Partner begrenzt werden. Durch die Einführung von Hersteller-Flottenboni, optimierten Produktspezifikationen, Produktpreissenkungen und verbesserten Prozessen konnten die adressierten Kosten um 20 Prozent gesenkt werden. Das bedeutet, dass dank des Pro-Bono-Engagements jährlich eine sechsstellige Summe in andere soziale Projekte der Hilfsorganisation fließen kann. „Das ist ein sehr viel größerer Betrag als wir privat jemals hätten spenden können“, sagt Beraterin Laura Zöller.  

Malteser-Einkaufsleiter Daniel Linzbauer ist mehr als zufrieden:

Leuchtturm für weitere Pro-Bono-Projekte bei Efficio

Auch die Berater von Efficio ziehen eine positive Bilanz. Zwar sei die investierte Freizeit höher ausgefallen als zunächst angenommen, aber durch die große Wertschätzung durch den Malteser Hilfsdienst, die gute Zusammenarbeit im Team und auch durch das beachtliche Ergebnis, sei das Projekt persönlich sehr bereichernd gewesen. 

Neben dem Erfolg beim Klienten hat das Pro-Bono-Projekt innerhalb von Efficio viel Aufmerksamkeit erzeugt und weitere Kollegen zum Mitmachen animiert. So bilden sich gerade in den USA, Großbritannien, Dänemark und den Vereinigten Arabischen Emiraten Charity-Teams, die – im regen Austausch mit den deutschen Beratern und ihren Lessons Learned – soziale Beratungsprojekte in ihren Regionen angehen. 

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