Kostensenkung und Leistungssteigerung für einen globalen Versicherer

Efficio unterstützte einen globalen Versicherungskonzern bei den Verhandlungen im Rahmen des Outsourcings seines operativen HR-Bereichs. Nach Auswahl des bevorzugten Outsourcing-Partners durch den Konzern holte man Efficio ins Boot.

Zusätzlich zur Sicherstellung der bereits als Zielvorgabe festgelegten Gewinne konnte Efficio weitere Kosteneinsparungen von über 10 % sowie ein besseres Service-Level und mehr Flexibilität für den Klienten erreichen – und das obwohl wenig Verhandlungshebel zur Verfügung standen. Aufgrund des Projekterfolgs stand im Anschluss ein bewährtes Modell bereit, das auch in den restlichen internationalen Konzernteilen eingeführt werden konnte.

Hintergrund

Unser Klient wollte durch Offshoring und Outsourcing operativer Elemente seiner Personalabteilung und Weiterbildungsabteilung Einsparungen und Leistungssteigerungen erreichen. Mit Unternehmen in 28 Ländern, die insgesamt 17 Millionen Kunden weltweit betreuen, waren die potenziellen Gewinne für den Klienten recht ansehnlich – doch ihre Erreichung hing davon ab, ob ein erfolgreiches Outsourcing-Modell zur Umsetzung der Zielvorgaben gefunden werden konnte.

Das britische Teilunternehmen mit jährlichen Kosten für Personalverwaltung, Lohnbuchhaltung und Aus- und Weiterbildung in Höhe von über 12 Millionen Pfund wurde als erster Kandidat für das Outsourcing dieser Bereiche bestimmt. Der Projekterfolg wurde danach bemessen, ob sich ein ähnliches Modell in anderen Ländern anwenden ließe.

Efficio wurde engagiert, um die abschließenden Verhandlungen zu begleiten und eine externe Einschätzung dazu abzugeben, ob die letztendlich eingenommene Verhandlungsposition für den Klienten eine nachhaltige, machbare und attraktive Gelegenheit darstellte.

Ansatz

Efficio arbeitete mit dem Team des Klienten an der systematischen Bearbeitung und Lösung von Problemen mit dem Gesamtvertrag für das Outsourcing-Programm. Durch profunde Marktexpertise ermöglichte Efficio u.a.:

• Aktivierung von Fachbereichen, um optimale technische und operative Spezifikationen durchzusetzen

• Durchführung eines belastbaren und stichhaltigen Benchmarkings, um die vom Dienstleister angebotenen Preise und Honorare zu hinterfragen

• Entwicklung einer detaillierten Verhandlungsstrategie mit klaren Zielsetzungen und Vorgaben (inkl. Gewinnung von Zustimmung für die Schaffung neuer und effektiver Verhandlungshebel)

• Klare und schlüssige Vermittlung der Verhandlungsposition gegenüber dem Dienstleister

• Zusammenstellung einer Reihe von Dienstleistungs- und Handelsverzeichnissen als Anhänge zum Vertrag

• Führung von Gesprächen mit der Rechtsabteilung des Dienstleisters, um die Sicherheit des Handelsvertrags für den Klienten sicherzustellen

• Hinterfragung von Annahmen über den Vertrag, um im Preis enthaltenen Risikozuschlägen entgegenwirken zu können und eine Fehlinterpretation über den Start der Dienstleistungserbringung hinaus zu verhindern

Ergebnisse

Durch seinen Einsatz erreichte Efficio für den Klienten eine Reihe deutlicher Verbesserungen, darunter:

• stärkeres Vertrauen des Klienten durch Umsetzung der bereits bestimmten Einsparziele
• Umsetzung zusätzlicher Einsparungen von 10 % über der eigentlichen Zielvorgabe von 2 Millionen Pfund durch stichhaltige Verhandlungsführung
• weitere Einsparungen von schätzungsweise 2 bis 3 % durch stärkere Position bei FX-Risiko und Indexierung
• verbesserte Service-Levels durch ein System der Leistungserbringung, das dem Dienstleister die richtigen Anreize bietet
• Preistransparenz durch ein detailliertes Preisgestaltungsmodell, das zukünftige Bedarfsänderungen steuert
• flexiblere Preise durch Aufstellung eines Entwicklungsplans hin zu einer verbrauchsbasierten Preisgestaltung im Laufe der Vertragslaufzeit
• vorteilhafte Positionen (wie Markt oder besser) bei zentralen Vertragsbedingungen wie Haftung, Vertragsbeendigung und Dienstleistungsstandards
• klare Zuständigkeit und Verantwortlichkeiten für Klient und Dienstleister, bei Übergang und danach

Das Projekt legte außerdem die bewährten Verfahrensweisen für die Zusammenarbeit von Einkauf und Personalabteilung fest. Vor allem aber stellte es eine Reihe zentraler kaufmännischer Prinzipien auf, die das bestmögliche Ergebnis für den Klienten sicherstellen und eine bewährte Vorlage für zukünftige Beschaffungsverträge des gesamten Konzerns bilden.